Командировочные расходы суточные в году сумма. Суточные при командировках. Что нужно для оплаты

Участие на выставках, посещение научных, отраслевых конференций, наладка поставленного оборудования, переговоры с деловыми партнёрами, другие производственные задания выполняются в служебных поездках (командировках). Как произвести расчёт суточных командировочных расходов в 2017 году и как эти дни оплачиваются организацией?

Взаимодействие руководителя и работника регламентированы нормами законодательства о труде. Возможность пребывания в поездках за пределами постоянного проживания оговаривается при трудоустройстве. Устраиваясь на работу, специалист соглашается в интересах службы выехать в командировку. Принято считать командировочной поездкой проезд сотрудника на несколько дней в иной населённый пункт по распоряжению руководителя с конкретным заданием.
Женщины, ожидающие рождения ребёнка, матери-одиночки, лица, не достигшие совершеннолетия, не направляются за пределы предприятия, организации, учреждения, где официально трудоустроены. Работники, воспитывающие маленьких детей, инвалиды вправе отказаться от служебных поездок (ст.259, ст.264 ТК РФ).

Не будет рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины отказ от командировки сотрудника, который ухаживает за больными родственниками (ст.259, ст.264 ТК РФ). Работник письменно даёт согласие ехать в командировку на праздник или день отдыха (ст.113 ТК РФ).

Затраты на командировку

Сотрудникам, направленным распоряжением руководителя работать в другом городе (населённом пункте), выплачиваются:

• «квартирные» - средства на проживание;
• «проездные» - средства на дорогу в обе стороны;
• суточные - деньги на личные расходы.

Обеспечение командировки

Любая служебная поездка связана с расходами. Организация - работодатель отвечает за обеспечение деньгами в достаточном размере. Необходимо предупредить сотрудника о предстоящей поездке заблаговременно. До отъезда бухгалтерия выдаёт работнику деньги наличными в кассе либо перечисляет на карточный счёт. Аванс должен покрывать:

• цену проезда;
• стоимость оплаты жилья;
• личные затраты;
• приобретение товаров, материалов;
• расходы на услуги связи;
• прочие расходы.

Обязанность работодателя за обеспечение командировочных затрат не переносится на работника.

Отсутствие аванса может стать основанием отказа сотрудника от поездки.

Оформление служебной поездки: примеры приказов и заявлений

Документальное оформление командировки начинается с приказа. На практике кадровые службы, бухгалтерия пользуются статистической формой приказа Т9 или оформляют приказ на бланке организации. Примеры форм и образец заполнения:

Руководитель приказывает направить сотрудника в командировку

Организация оформляет приказ на командировку на бланке

Статистическая форма приказа (распоряжения) на командировку

Работнику, который знает о служебной поездке, следует написать заявление на аванс. Важно: главный бухгалтер должен согласовать заявление. Работник не получит деньги под отчёт при несписанной с него задолженности. Руководитель прописывает размер денежного возмещения, которое сотрудник получит авансом. Чаще всего, сотрудники получают деньги в кассе или на карточку до отъезда в командировку. Бывает, что работник едет за свои средства. После возвращения он обращается к руководству с заявлением, чтобы вернуть потраченные суммы.

Пример заявления на аванс:

Работник обращается к руководителю о выдаче командировочных

Личные затраты в командировке

Работник, пребывающий больше суток за пределами местности постоянного проживания для выполнения производственного задания, считается командированным. Деньги на личные расходы сотрудника на период поездки по делам службы называются «суточные». Бухгалтерии не требуется отчёт за потраченные средства на личные расходы. Дата отъезда по билету будет считаться первым днём командировки, за который выплачиваются суточные. Последним днём будет день приезда. Суточные будут начислены за выходные и/или праздник между днём отъезда и приезда.

Ограничений на минимальную величину выплат на личные затраты в командировке законодательством не принято. Руководитель исходит из финансовых возможностей и производственной необходимости. Директор организации устанавливает затраты на «суточные» в приказе. Оговаривается величина для поездок внутри государства и за пределы страны. Руководство ориентируется на положения п.3 ст.217 НК РФ о максимальной величине суточных без обложения НДФЛ. Например, директор приказал: Выплачивать суточные по России - семьсот руб.; за рубеж две тысячи пятьсот руб.

Суточные = количество дней в командировке Х размер суточных.

Командированный по стране на три дня сотрудник получает суточные: 3 Х 700 = 2100 руб.

Суточные выплачиваются, когда работник в интересах производства уезжает и живёт несколько дней в другой местности. Командированный на день сотрудник не получает суточных.

Трудовое законодательство гарантирует работнику возмещение затрат на командировку (ст.165 ТК РФ). Отказ от суточных означает непонимание правовой природы личных затрат. Работник, не зная положения ст.165 трудового законодательства, может находиться в заблуждении, что суточные необходимо подтверждать документами. Не имея квитанций на личные затраты, не станет включать суточные в авансовый отчёт. А бухгалтерия выплатит сумму, на которую принят отчёт, без суточных.

Командировочная поездка и рабочее место

Работник в служебной командировке сохраняет за собой рабочее место. Дни командировки оплачиваются по среднему (ст.167 ТК). Алгоритм расчёта среднего заработка приведён в Положении № 213 и ст.139 ТК РФ.

1. Определить день, когда работник направляется в командировку и день возвращения.
2. Посчитать, сколько рабочих дней приходится на командировку.
3. Взять в расчёт 12 месяцев до командировки. Посчитать отработанные дни и начисленную заработную плату. Не включать в средний заработок дни и суммы начисления заработной платы по среднему.
4. Рассчитать средний заработок за день.
5. Рассчитать величину среднего заработка за дни командировки.

На практике:

1. Работник был в служебной командировке с 20 по 29 марта 2017 г.
2. На время командировки приходится 8 рабочих дней по графику работы сотрудника.
3. В расчёт принимается расчётный период 12 календарных месяцев до марта 2017 года. С 1 марта 2016г. по 28 февраля 2017 г. работник отработал 200 дней. Начислено 400 000 руб.
4. Средний заработок за день составляет 2000 руб. 400 000 руб. / 200 дней = 2000 руб. в день.
5. Средний заработок за 8 дней служебной командировки: 2000 руб. в день Х 8 дней = 16 000 руб.

При расчёте командировочных работнику будут начислены суточные за 10 дней. Суточные выплачиваются за выходные и/или праздничные дни во время командировки.

Расчёт оплаты поездки в зарубежные страны и по России

Внешнеэкономические связи предприятий, организаций предполагают, что специалисты российских компаний направляются для выполнения служебных заданий в зарубежные страны. К примеру, менеджер А.И.Ветров командирован в город Дюссельдорф (Германия).

Рейс из Москвы в 15 часов 45 минут 14 марта 2017 года. Сотрудник выезжает в Москву поездом из Курска 13 марта в 21 час 30 минут. Рейс обратно прибывает в Москву в 00 часов 15 минут 17 марта 2017 года. А.И.Ветров возвращается в Курск из Москвы поездом, который приходит в 06 часов 35 минут 18 марта.

Приказом руководителя установлены суточные в размере: по России 700 рублей, за границу - 50 евро.

А.И. Ветров 13 марта получил под отчёт 550 евро и 3700 рублей. 550 евро на 13 марта составляли сумму: 35750 руб. Курс на 13 марта: 65 рублей за евро.

20 марта 2017 года А.И. Ветров представил авансовый отчёт, приложил в обоснование расходов документы:

1. Билет на рейс Москва - Дюссельдорф. Цена 100 евро.
2. Билет на рейс Дюссельдорф - Москва. Цена 85 евро.
3. Счёт за проживание в гостинице. Цена 210 евро
4. Счёт за услуги Интернет - провайдера 5 евро.
5. Квитанции на услуги банка по обмену наличной валюты.
6. Билет на поезд Курск - Москва. Цена 800 руб.
7. Билет на поезд Москва - Курск. Цена 800 руб.

Расходы по командировке за границей в валюте представлены в таблице.

Таблица: Расчёт командировочных в валюте

Расходы командировки по России представлены в таблице.

Таблица: Командировочные расходы по России

Бухгалтерские проводки

Пример проводок приводится в таблице.

Таблица: Проводки при командировке

Особенности обложения НДФЛ и страховыми взносами расходов в командировке представлены в таблице.

Таблица: Обложение НДФЛ и страховыми взносами командировочных расходов на 2017 год

Отличия в типах служебных выездов

Направление сотрудника организации-подрядчика на работу в другую местность на срок от года и более рассматривается налоговой службой в качестве создания обособленного подразделения без регистрации. Подобный вывод фискального органа грозит штрафом.

Избежать внимания налоговой при выполнении длительных работ за пределами организации поможет обязательство заказчика создать для командированных сотрудников подрядчика необходимые условия труда.

Экспедиторы, торговые представители, курьеры, шофёры находятся в постоянных поездках. Законодательство называет такой режим работы разъездным (ст.168.1 ТК). Подписывая трудовой договор, сотрудник соглашается трудиться за пределами кабинета, склада, конторы, цеха, организации.

Не считается командировкой работа, требующая постоянных разъездов.

Командировочные расходы относятся на затраты. Планирование сроков, длительности, частоты, условий служебных поездок влияет на финансовые результаты и требует внимательного и рационального подхода.

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) — 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) — 68 руб. за 1 евро.

Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

• 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
• Суточные по России = 700 руб.
• Итого : 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась, и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Суточные по-новому

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

14 июня Госдума приняла Федеральный закон «О внесении изменений в Налоговый кодекс РФ». В документе описаны изменения, которые вступят в действие 1 января 2017 года. Нововведения касаются суточных выплат при командировках. Напомню: раньше законодательством не регулировался максимальный размер суточных выплат. Предприятия самостоятельно могли определять количество средств, выделяемых на деловые поездки. Такой подход был вполне оправдан: большая компания может позволить себе значительные расходы на командировки, в то время как маленькие фирмы вряд ли готовы к серьезным тратам.

Ранее размер суточных выплат выдаваемых сотрудникам корректировался, исходя из нормативов по подоходному налогу. Так, для поездок по России объем не облагаемых НДФЛ суточных выплат составлял 700 рублей, а для зарубежных поездок – 2500 рублей. Кроме того, эти показатели необходимо было зафиксировать в коллективных договорах между сотрудником и работодателем, а также в локальных актах. Если же указанные лимиты превышались, то с разницы нужно было удержать и оплатить НДФЛ.

Обратите внимание

Официально ставки налогов не увеличиваются. Меняется лишь формулировка в одном
из пунктов Налогового кодекса. При этом от подобных изменений финансовые последствия для предприятий становятся довольно ощутимыми.

Что касается налога на прибыль, то тут не было ограничений, и полный размер суточных выплат мог быть учтен при налогообложении прибыли. Сложнее ситуация обстояла со страховыми взносами – раньше с командировочных они не удерживались. Но с принятием нового закона, с выплат, превышающих 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для выполнения служебных заданий за рубежом, должны быть удержаны и уплачены страховые взносы. Это следует из пункта 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ.

Выплата командировочных в 2017 году

Теперь компаниям придется не только рассчитывать удержания в страховые фонды, но и платить деньги в бюджет за то, что сотрудники отправляются в деловую поездку.

С одной стороны, нововведения вызовут очередные сложности, придется тратить время на дополнительные расчеты. С другой стороны, многие компании уже давно приспособились к лимитам в 700 и 2500 рублей, контролируя размер удерживаемого НДФЛ.

Еще одна преграда в виде взносов вряд ли существенно отразится на размере суточных выплат. Глобальная проблема этих изменений в том, что фактически меняется налогооблагаемая база у большинства российских компаний. Отправка сотрудников в командировки – это повсеместная практика. Официально ставки налогов не увеличиваются. Меняется лишь формулировка в одном из пунктов Налогового кодекса. При этом от подобных изменений финансовые последствия для предприятий становятся довольно ощутимыми. Вероятнее всего, изменения в законодательстве вызваны нестабильной ситуацией в экономике, и государство пытается добиться таким способом пополнения бюджета. Что ж, мера довольно резкая, но эффективная. Вопрос только
в том, стоит ли ждать в ближайшее время отмены других «налоговых поблажек». Об этом, вероятно, мы узнаем совсем скоро.

2017-й год не принес особых изменений в порядок командирования работников, процесс регистрации служебных разъездов, финансирование командировок. Однако коррективы вызваны вступлением в действие с 1 января 2017 года новых положений Налогового кодекса РФ. Изменения по командировкам в 2017 году коснутся обложения страховыми взносами определенных размеров суточных.

Оформление стало проще

Еще постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 года № 1595 внесены коррективы в отдельные правовые акты, регулирующие вопросы выполнения служебного задания вне места работы. Нововведения направлены на оптимизацию движения документов в организации, сокращение и упрощение такого документооборота.

Так, с января 2015-го года отменено обязательное требование:

1. о выдаче командировочного удостоверения работнику;
2. оформление служебного задания в письменном виде.

По вновь установленным правилам факт пребывания в командировке подтверждают билеты и/или иные проездные документы.

Также возможно использование сотрудником личного транспорта в служебных целях (в командировке). Для подтверждения таких затрат он должен предоставить отчетные документы: квитанции, кассовые чеки, выписки, путевые листы и т. п.

Основными целями изменения в оформлении командировок в 2017 году и ранее стали:

• упрощение документооборота при направлении в командировку;
• совершенствование формы отчета по итогам выполнения задания по распоряжению работодателя.

К тому же, по новым правилам от работника, направленного в командировку, не требуется предоставлять начальству в письменной форме отчет о выполненной поездке.

Основной документ в 2017 году

Согласно тому же постановлению Правительства РФ (№ 1595 от 29.12.2014), в 2017 году командировки оформляют на основании письменного решения работодателя – приказа, распоряжения. Эти изменения по служебным командировкам в 2017 году уже должны войти в привычку.

Имейте в виду: относятся к командировкам теперь не только служебные разъезды по заданию работодателя вне места выполнения сотрудником должностных обязанностей, но и выезды в структурное подразделение предприятия (филиал, представительство и др.). Оно расположено обособленно по другому адресу, в другом населенном пункте. В том числе в пределах административной территории, на которой зарегистрирована организация работодателя.

Упрощенный порядок командирования не требует объемного документооборота, однако введенные в законодательство изменения требуют более тщательного документального подтверждения понесенных затрат. Это сделано в целях контроля за финансовой деятельностью предприятия. Как следствие – имеет место усложнение учета имущественного и финансового положения организации, его результатов.

Структура затрат

Бухгалтерские операции и отчеты по командировочным затратам подпадают под требования Закона служебные командировки в 2017 году изменения по структуре расходов на них не затронули. Сюда по-прежнему входят:

• заработок, исчисленный из расчета среднедневного жалованья, за весь период служебной поездки;
• оплата билетов на проезд к месту назначения в прямом и обратном направлении авиа-, ж/д транспортном, автобусом (за исключением такси);
• компенсация расходов на использование подчиненным собственного авто при выполнении служебного задания в рамках командировки;
• гостиничные траты (плата за проживание) или расходы на аренду жилья;
• дополнительные затраты (это могут быть ремонт обуви, химическая чистка одежды, покупка товаров и комплектующих материалов для техники, представительские траты).

Компенсация расходов на проживание происходит 2 путями.