Ako funguje online registračná pokladňa? Ako môže predavač/pokladník pracovať s online pokladňou bez priestupkov?

Väčšina podnikateľov už prešla na „inteligentné registračné pokladnice“ už v júli tohto roku, takáto povinnosť sa dotkla tých podnikateľov, ktorí boli od nej doteraz oslobodení. Prezradíme vám, ako pracovať v online pokladni.

Zmenil sa postup pre obchodné organizácie používajúce pokladničné zariadenia (CCT). Federálny zákon č. 290-FZ z 3. júla 2016, ktorým sa novelizoval súčasný federálny zákon N 54-FZ o používaní registračných pokladníc a zaviazal všetkých podnikateľov používať registračné pokladnice výlučne s funkciou prenosu údajov priamo do daňové úrady cez internet. Všetci daňovníci používajúci staré registračné pokladnice zároveň dostávajú možnosť ich modernizácie a tí, ktorí pokladnicu vôbec nemali, si môžu kúpiť novú.

Ako funguje online registračná pokladňa? Ako sa líši od technológie staršej generácie a čomu budú daňové úrady venovať pozornosť ako prvé? Skúsme na to prísť.

Ako funguje online pokladnica

Hlavnou vlastnosťou pokladnice novej generácie je, že dokáže nielen generovať a tlačiť papierové šeky, ale aj vytvárať elektronické fiškálne doklady. Zároveň sa údaje o každej transakcii vykonanej pokladníkom uchovávajú v špeciálnom fiškálnom úložnom zariadení (FN) a prostredníctvom prevádzkovateľa fiškálnych údajov (FDO) sa prenášajú aj správcovi dane. Kupujúci musí ešte dostať papierový šek, a ak si to želá, aj jeho elektronickú kópiu na jeho emailovú adresu resp mobilné zariadenie. V skutočnosti sa nič nezmení ani pre kupujúceho v čase platby, ani pre pokladníka, pretože všetky procesy prebiehajú veľmi rýchlo a sú plne automatizované.

Doteraz pokladnice starého typu jednoducho tlačili papierové účtenky a duplikovali ich na špeciálnu kontrolnú pásku, ktorá sa uchovávala spolu s hláseniami o práci pokladne za smenu. Daňoví úradníci nemali o prevádzke konkrétnej predajne žiadne informácie, kým tam neprišli na kontrolu. Preto súlad peňažná disciplína spočívala v povinnom vygenerovaní účtenky ku každej predajni, jej včasnom doručení klientovi a správnom uzatvorení smeny. To by sa mohlo stať každých pár týždňov, ak by pokladňu obsluhoval len jeden človek a počet predajov bol malý. Keď obchody začali využívať nové online pokladne, výrazne sa zmenil prevádzkový poriadok. Teraz musia aspoň raz za deň zavrieť smenu, no ponechať si č kontrolné pásky už vôbec nie je potrebné.

Algoritmus pokladničných úkonov a prevádzky pokladnice podľa nových pravidiel vyzerá takto:

Kupujúci odovzdá pokladníkovi platobnú kartu alebo peniaze na platbu.
Pokladník zadá údaje o nákupe do pokladne.
Online pokladnica vygeneruje šek s potrebnými údajmi.
Údaje o transakciách sa odosielajú do fiškálneho úložiska.
Kontrola je potvrdená fiškálnymi údajmi.
Kontrola je spracovaná fiškálnym úložným zariadením.
Vytlačí sa papierová verzia šeku.
Údaje o transakciách sa odosielajú prevádzkovateľovi fiškálnych údajov (FDO).
OFD odošle informáciu o prijatí šeku na fiškálnu jednotku.
OFD spracuje prijaté informácie a odošle ich Federálnej daňovej službe.
Pokladník mu na žiadosť kupujúceho zašle elektronický šek email alebo mobilné zariadenie.

Schéma prevádzky CCP novej generácie

Je dôležité pochopiť, že pri práci s „inteligentnou pokladnicou“ musíte dodržiavať určité termíny, ktoré predtým neboli osobitne regulované. Pokladník je teda povinný na začiatku každého pracovného dňa vypracovať správu o začiatku zmeny a na konci toho istého pracovného dňa vygenerovať správu o jej ukončení. Ak od začiatku zmeny prešlo viac ako 24 hodín, program zablokuje možnosť generovania účteniek. Okrem toho, ak náhle zmizne internet, pokladnica môže nejaký čas fungovať offline a ukladať dáta na fiškálny disk. To nemôže byť dlhšie ako 30 dní. Ak sa spojenie do tejto doby neobnoví, pokladnica sa zablokuje.

Pokiaľ ide o samotný fiškálny pohon, má svoju vlastnú životnosť v závislosti od daňového systému obchodnej organizácie alebo jednotlivého podnikateľa. Pri preferenčných režimoch je to minimálne 36 mesiacov, pri kombinovaní režimov minimálne 13 mesiacov. Po skončení životnosti sú obchodné organizácie povinné FN skladovať 5 rokov.

Práca s online registračnými pokladnicami a postup pri ich modernizácii

Ako je zrejmé z vyššie uvedeného, hlavným rozdielom medzi zariadeniami starej a novej generácie je fiškálny pohon. V podstate ide o samostatný blok, ktorý má svoje jedinečné číslo a životnosť. Ukladá a prenáša všetky informácie o predaji na určitý čas. Samotný fiškálny disk je pevný disk, ktorý musí organizácia uložiť namiesto zrušenej kontrolnej pásky. Je pozoruhodné, že daňové úrady vedú samostatný register FN a použitie zariadenia, ktoré nie je v tomto registri, sa trestá pokutou.

Okrem toho musia byť zariadenia novej generácie schopné pripojiť sa k internetu, na to musia existovať 2 typy špeciálnych vstupov: káblové a bezdrôtové. Na základe princípov fungovania možno celý pokladničný systém prirovnať k počítaču. Upgradovať na online teda možno len tie pokladnice, ktoré sa dajú pripojiť na internet a na fiškálny disk. Spravidla väčšina moderné modely pokladničné zariadenie to umožňuje. Modernizácia bude stáť rádovo lacnejšie ako kúpa nového zariadenia. Takže v priemere bude „upgrade“ registračnej pokladnice stáť až 6-7 tisíc rubľov a nákup novej bude stáť od 20 do 30 tisíc rubľov. Softvér nainštalovaný na CCP v tom zohráva dôležitú úlohu.

Je dôležité si uvedomiť, že na novej registračnej pokladnici môžete pracovať až po jej registrácii na Federálnej daňovej službe Ruska a po uzavretí zmluvy s OFD. Mimochodom, táto služba tiež nie je bezplatná pre podniky, služby operátorov budú stáť asi 3 000 rubľov ročne. Zákonodarcovia majú na takéto OFD množstvo požiadaviek. Na uzatvorenie zmluvy musí prevádzkovateľ najmä:

získať odborný posudok o možnosti zabezpečenia stabilného a neprerušovaného spracovania veľkých objemov informácií s ich následným prenosom;
zabezpečiť dôvernosť a bezpečnosť údajov prijatých z registračnej pokladnice;
mať licenciu od Roskomnadzor, FSTEC a Federálnej daňovej služby na poskytovanie telematických komunikačných služieb.

Len ak sú splnené tieto požiadavky, organizácia môže byť zahrnutá do registra OFD zverejneného na webovej stránke Federálnej daňovej služby. K 5. júlu 2019 je v tomto registri 18 prevádzkovateľov. S ktorýmkoľvek z nich môžete uzavrieť zmluvu o výmene údajov.

Akákoľvek práca na pokladni sa začína tankovaním do pokladne. Za týmto účelom sa do nej vloží páska, na ktorú je nanesené špeciálne označenie obsahujúce číslo zariadenia a jeho typ. Páska obsahuje aj dátum prevádzky a presný čas zapnutia. Najprv sa vykreslia stavy meračov v čase príchodu pokladníka. Pred prvou operáciou sú všetky štatistické údaje certifikované operátorom alebo vedúcim zmeny.

Ďalšia fáza pozostáva z kontroly dátumu CCP. Väčšina elektronických registračných pokladníc vyrába automatická inštalácia a overenie dátumu. Niektoré mechanické modely však vyžadujú manuálnu kontrolu. V priemere by dátum nemal byť skorší ako posledná správa Z. V opačnom prípade nebude možné spustiť súčasnú prácu.

Všetky normy a požiadavky na nastavenie a sledovanie času a dátumu sú obsiahnuté v uznesení Ruská federácia, ktorý vyšiel v januári 1992. Ak je na pokladnici zaznamenaná časová odchýlka 5 minút a viac, pri daňovej kontrole hrozí zamestnancom pokuta za nepoužívanie pokladníc.

Otvorenie zmeny pri pokladni

Pri otvorení smeny sa skontroluje funkčnosť pokladnice. Na tento účel sa vytlačí skúšobný doklad. V prípade potreby je možné vytlačiť niekoľko šekov s nulovou sumou. Hlavnou úlohou nulovej kontroly je skontrolovať čistotu tlače, kvalitu označenia detailov, dátumov a kontrolných číslic. Pred začatím dierovania reálne čísla je možné vykonať úpravy prevádzky pokladnice, dátumu a času. Skúšobné kontroly sa uchovávajú do konca pracovnej zmeny operátora alebo do ukončenia práce oddelenia. Sú prílohou správy z registračnej pokladne.

Potom sa X-report vytlačí. Má strednú povahu. Keď sa vytlačí, aktuálna suma sa nevynuluje. Aktuálne namerané hodnoty sú vytlačené na X-správe. Sú rozdelené do sekcií a všeobecných ukazovateľov. Hlavnou úlohou prvého výkazu je zosúladiť ukazovatele v stĺpci 9 Vestníka za predchádzajúci deň s aktuálnymi údajmi. Zaznamenávajú sa aj do denníka prevádzkovateľa pre aktuálny deň v stĺpci 6. Počas práce operátora sa urobí niekoľko X hlásení. Sú určené na kontrolu prichádzajúcich prostriedkov do pokladnice. Tlačia sa aj pri vkladaní časti výnosu. Počet X-reportáží za deň nie je obmedzený. Neovplyvňuje pracovné štatistiky, ale pomáha pokladníkovi sledovať správnosť zúčtovacích transakcií.

X prehľady sa líšia typom. Môžu byť odstránené po častiach na základe výsledkov posunu alebo konečného výsledku. Pri pokladni monitorujú prítomnosť nedostatkov alebo prebytkov finančných prostriedkov. Pri tlači zostavy sa hodnota porovnáva s aktuálnou hotovosťou v pokladničnom boxe.

Najjednoduchšie modely tlačia účtenku až po zadaní ceny produktu a stlačení klávesu enter. Väčšina pokladníc má zadávanie nákladov cez čiarový kód. Je tiež možné vykonávať medzioperácie, vypočítať zmenu z prijatej sumy a uplatniť zľavy na špeciálne karty.

Pri prevzatí hotovosti dostane kupujúci potvrdenie o kúpe. Za nesprávne sa považuje vystavenie účtenky pri dodaní tovaru. Fungovanie dierovania šeku je výrazne odlišné, keď sa platba uskutočňuje bezhotovostným spôsobom ( bankové karty, šeky, kupóny).

Systém záloh

Pri práci podnikateľov je povolený zálohový systém. V jej prípade je platba za tovar a služby prijatá na pokladni vopred čiastočne. Tento jav sa nazýva predstih. Daňový systém trvá na tom, aby bol na preddavok vystavený šek z registračnej pokladnice. Ak bola prijatá časť sumy a zostávajúce náklady sú zaplatené po prijatí tovaru, musí byť na túto sumu vystavený samostatný šek. Celé náklady na tovar a služby tak musia prejsť cez registračnú pokladňu.

Niektorí podnikatelia s touto úpravou nesúhlasia. Berú na vedomie, že k predaju dochádza až pri prevode tovaru, preto zálohová platba nejde cez pokladňu. Ale v tomto prípade je situácia sporná na súde.

Výpadok prúdu (svetlo) pri práci na pokladni

Situácie často vznikajú, keď je v priestoroch prerušená elektrina. Ak automat nefunguje, podnikatelia alebo pokladníci musia prestať pracovať, kým sa nerozsvieti kontrolka. Hlásenie vo formulári OKUD č. 0700003 nie je povolené, keďže to nie je uvedené v zákone. Podľa listu z 19. apríla 2005 „O používaní pokladničného zariadenia pri hotovostnom zúčtovaní s obyvateľstvom“ a iných právnych dokumentov súd vynesie odsudzujúce rozhodnutie, ak počas výpadku prúdu nebol prerazený šek. Sú známe prípady, keď podnikateľ dostal pokutu až 30 000 rubľov za absenciu potvrdenia, najmä ak existujú pokladne, ktoré fungujú bez priameho pripojenia k napájaniu.

Na šeku sa zobrazuje nesprávna suma

Pri práci pod záťažou nastávajú situácie, keď je na šeku vytlačená nesprávna suma. V takom prípade by ste mali znova vystaviť šek na správnu hodnotu. Chybný šek je zachovaný až do skončenia práce v stornovanej podobe. Pri uzávierke zmeny a podávaní denného výkazu sa prikladajú a vyhotovujú v jednom dokumente. Volá sa to Návratová listina sumy peňazí zákazníkom, ktorí používajú nepoužité pokladničné doklady. Zákon uvádza model, typ, triedu, číslo jej výrobcu, evidenčné číslo pokladnice. počítať Aplikačný program obsahuje informácie o programe, ktorý slúži na evidenciu tovaru a vedenie účtovníctva pre podnikateľa. Ak program nie je nainštalovaný, v stĺpci sa zobrazí pomlčka. Pokladničný riadok musí obsahovať údaj o personálnom čísle operátora, ktorý podáva hlásenia a nesprávne zadal pokladničný doklad. Akt obsahuje aj informácie o čísle šeku a sume, ktorá na ňom bola zapísaná. Samotný šek sa nalepí na hárok a priloží k aktu.

Samotný úkon je potvrdený pokladníkom a podnikateľom. Ak je pri pokladni samotný vedúci podniku, podpisuje a schvaľuje akt nezávisle.

Vrátenie tovaru cez pokladňu

Rovnakým spôsobom sa doklady vyhotovujú v prípade vrátenia tovaru pri zistení závad. Zákon „O ochrane práv spotrebiteľa“ zo 7. februára 1992 hovorí, že kupujúci má právo odmietnuť tovar a požadovať vrátenie peňazí za zakúpený tovar, ak zistí závažné nedostatky a vady. Vrátenie tovaru prebieha v rámci záručnej doby, ktorá nie je dlhšia ako 2 roky. Vrátenie tovaru je možné bez dokladu o kúpe alebo iných dokladov potvrdzujúcich nákup. Podľa odseku 5, odseku 18 článku, obchod nemá právo odmietnuť kupujúceho, ale môže vyžadovať napísanie osobného vyhlásenia s údajmi o pase a dôvodmi vrátenia. Okrem toho bude musieť kupujúci preukázať skutočnosť nákupu v tejto konkrétnej pobočke obchodu.

Vráteniu podliehajú aj produkty, ktoré nie sú pre kupujúceho vhodné z viacerých dôvodov: štýl, farba, veľkosť alebo z iných dôvodov. V tomto prípade môže kupujúci vrátiť peniaze, ak výrobok nebol používaný, nemá žiadne vady a zachovali sa k nemu doklady. Pri kontaktovaní obchodu musíte poskytnúť štítky a potvrdenie, ktoré ste použili na nákup. Uvedený je aj dôvod, prečo k poruche došlo. Dokladmi môžu byť: záručný list, pokladničný alebo predajný doklad, kontrolná páska, ktoré si možno vyžiadať u podnikateľa. V priemere by mala trvať päť rokov.

Pri vrátení nákupu v deň nákupu môžete predložiť pokladničný doklad. V tomto prípade pokladník alebo operátor, ktorý priznanie vystavuje, ho podpíše. Potom je vystavený doklad o vrátení tovaru. Nosí neformálnu uniformu. Po vyplnení a podpísaní dokumentov podnikateľom alebo manažérom môže pokladník vydať kupujúcemu hotovosť. Ďalej musíte vypracovať akt, ktorý je zodpovedný za vrátenie sumy peňazí kupujúcemu. Postup registrácie úkonu bol opísaný vyššie. Zákon je vypracovaný v súlade so všetkými náležitosťami zodpovedajúcimi tlačivu č. KM-3. Vrátená čiastka sa zaznamená do stĺpca 15 denníka prevádzkovateľa. Denný príjem sa znižuje o množstvo vydaných prostriedkov. Preto, ak je šek doručený v iný deň, ako je deň vystavenia priznania, potom neprechádza cez dokumenty.

Ukončenie pracovného dňa pri pokladni

Na konci pracovnej zmeny sa vytlačí X-reportáž. Slúži na predbežné overenie stavu registračnej pokladnice a hotovosti. Potom pokladník zatlačí Z-správu. Slúži na vynulovanie denných informácií v pokladnici. Všetky dáta sa prenášajú z RAM pokladnice do fiskálnej pamäte. V dôsledku toho sa denný príjem vynuluje a fiškálny posun sa uzavrie.

Z-report slúži nielen na zobrazenie aktuálnych súm, ktoré prešli cez pokladňu počas pracovného dňa, ale aj na zobrazenie počtu vratiek. Zobrazuje uplatnené zľavy, zrušené nákupy a ďalšie informácie. Z toho vyplýva, že denná tržba v pokladni musí zodpovedať údajom, ktoré sú uvedené na kontrolnom obrázku výkazu a sume, ktorá bola podnikateľovi odovzdaná. Výnosy je možné doručiť niekoľkokrát počas pracovnej zmeny. Frekvencia vyberania peňazí závisí od objemu uskutočnených nákupov. Pri vyberaní finančných prostriedkov sa vydáva peňažný príkaz. Má tvar č. KO-1. V tomto prípade si pokladník ponechá potvrdenie o tom, koľko bolo vložené. Ak manažér vykonáva funkcie pokladníka, môže sa zaobísť bez vkladania prostriedkov a vyplnenia objednávky.

Všetky prehľady prevzaté z registračnej pokladnice majú sériové číslo. Pri prijímaní Z-reportov sa ich počet zvyšuje o 1. Všetky hlásenia, bez ohľadu na ich typ, sa ukladajú počas dňa a uchovávajú sa v samostatnej dokumentácii. Sú prílohou denného výkazu pokladníka na konci zmeny.

Na konci smeny vystaví pokladník potvrdenie. Má formulár č. KM-6 a má ohlasovací formulár. Referenčné údaje sú prevzaté z konečnej Z-správy. Hlavnou úlohou je uvádzať v ňom hodnotu pokladničných pultov, dennú tržbu a uskutočnené vratky. Dátumy a číslo príjmové objednávky v prípade práce samotného podnikateľa nie sú formalizované. Ak sa výťažok odovzdá banke inkasantovi, vyplnia sa polia „Doručené do banky“ a číslo účtenky.

Ak na predajnom mieste funguje viacero strojov, na konci pracovného dňa sa vytvorí súhrnný výkaz. Má tvar č. KM-7. Obsahuje údaje prijaté zo správ certifikátov všetkých pokladníkov. Bližšie podrobnosti o nej nájdete v uznesení č.132.

Po odpracovaní zmeny a prevzatí Z-výkazu je pokladník povinný vykonať zápisy do denníka o hodnote pokladničných priehradiek na začiatku a na konci zmeny. Sú uvedené v stĺpcoch 6 a 9. Aj do stĺpca 10 uvedie dennú tržbu. Na konci zanechá pod údajmi osobný podpis. Jeho údaje sú osvedčené podpisom podnikateľa alebo generálneho riaditeľa.

Všetky účtovné zápisy sa vykonávajú pomocou Z-výkazov. Ak za daný deň nie sú žiadne príjmy, vystaví sa nulová správa. Všetky polia sú vyplnené zodpovedajúcim spôsobom. V prvom stĺpci je vždy uvedený dátum vyhotovenia Z-reportu. Potom sa zadá sériové číslo správy. Pre nich sú určené stĺpce 4 a 5. V bode 11 denníka sú uvedené informácie o peňažných prostriedkoch odovzdaných podnikateľovi alebo generálnemu riaditeľovi. Tento stĺpec obsahuje údaje o sumách, ktoré vedúci z rôznych dôvodov vyberie z pokladne.

Na zadanie informácií o nákupoch uskutočnených bankovým prevodom (kreditné a bankové karty) slúžia stĺpce 12 a 13. Do nich sa zapisuje celková cena všetkých takýchto nákupov. Oddiel 15 denníka je určený na evidenciu finančných prostriedkov, ktoré boli vrátené za tovar alebo nesprávne zapísané.

Všetky údaje, ktoré sa zapisovali do denníka, musia byť potvrdené podpisom pokladníka-operátora, ktorý odovzdáva zmenu a podnikateľa alebo generálneho riaditeľa. Na to sú určené stĺpce 8, 17 a 7, 16, resp. Ak spoločnosť nemá samostatnú pokladňu, konateľ môže zanechať podpis len v stĺpcoch 7 a 16.

Všetky informácie, ktoré potvrdzujú prevod a príjem finančných prostriedkov, ako napríklad pokladničný denník, z-reporty za všetky pracovné dni, kontrolné pásky a iné doklady, sa uchovávajú po dobu stanovenú na uchovávanie. primárne dokumenty. Je to minimálne 5 rokov. Všetka zodpovednosť za uchovávanie informácií padá na podnikateľa.

Pri odhlásení registračnej pokladnice má daňový úrad právo vyžiadať si na nahliadnutie všetky doklady potvrdzujúce prechod finančných prostriedkov cez registračnú pokladnicu.

Ahojte všetci. Svoje povolanie ste si s najväčšou pravdepodobnosťou vybrali zo zúfalstva. No hádal som správne? Plat je malý, časté pokuty a kontroly úradu.

A tiež krádež. Ale zodpovedáte len za pokladňu. Teda za peniaze. Ak je záporná, zaplaťte z vlastnej peňaženky. Na konci každej zmeny.

No neboj sa. Povýšil som na vyššieho pokladníka. Vo všeobecnosti, poďme.

* Musíte sa naučiť rýchlo a presne počítať veľké a malé peniaze, skenovať tovar a dávať drobné. Nezabudnite na účtenky. Zabaľte si slede (a ďalšie) do bezplatných plastových vrecúšok.

* Zvládnuť pokladňu nie je nič zložité. Niekedy je potrebný návrat. Tu začína prvý nepokoj.

* Naučte sa byť pokojní. Bez železnej výdrže vám nič nevyjde. Práca pokladníka sa odohráva v nekonečnom prúde zákazníkov, medzi ktorými sú nespokojní, nahnevaní, konfliktní a nevrlí. A ak začnete reagovať na každé stvorenie, nevydržíte ani týždeň.

* Dávajte si pozor, čo udierate. Obzvlášť rýchle sa stanú rušivými, rozprávajú zubami a opatrne tlačia kočík za chrbtom. Nenápadne sa na to pozrite. Ak počujete nejaké rušenie, jednoducho ich ignorujte. Môžu vás nadávať, ponižovať, urážať. Skúsený pokladník si urobí svoju prácu, pamätajúc na to, že obchod, pre vás jednoduchšie, je stánok, kde sú rôzne hlavy. Drsné, ale zrozumiteľné. Ak vás zákazník pokarhá, predstavte si seba ako psychiatra, ktorý čelí trápnemu pacientovi. Urobil som to, práca sa stala ľahšou.

* Aby ste sa naučili pracovať pri pokladni, musíte pochopiť, že v obchode vás nikto nepochváli ani nepoďakuje. Správca sa domnieva, že ste povinný urobiť to, čo povie. Ak sa vám to nepáči, ste vítaní na burze práce.

* A tu je to najdôležitejšie. Spriateľte sa so svojím náhradníkom. Cez hrubé aj tenké! Ak sa niečo stane, nahradí vás, ale ani vy ju nesklamete. Pamätajte, že pracujete v rovnakom tíme. Ak sa rozpadnete, znamená to, že niekto bude musieť skončiť. Je dobré, ak neexistujú žiadne nastavenia. V opačnom prípade budete musieť schodok zaplatiť. Toto všetko som absolvoval, keď som začal pracovať ako pokladník.

* Niekedy budete požiadaní o výmenu predajcu. Kusový tovar umiestňujete aj na stojany umiestnené vedľa pokladníc. Nezabudnite si vytlačiť aktuálne cenovky.

* Predajňa má vlastnú „kuchynku“. Postupom času budete do toho zasvätení. Ale na to sa musíte naučiť držať jazyk za zubami.

Mám norkový kožuch, priemerné mizerné cudzie auto, dačo v moskovskom regióne a chladničku naplnenú do posledného miesta. Napriek tomu, že žijem bez manžela, v trojizbovom byte.

Ak máte nejaké otázky, pýtajte sa. Odpoviem v plnom rozsahu.

Varvara Dmitrievna Ponomar.

Materiál som pripravil ja, Edwin Vostrjakovskij.

Od roku 2017 sa zmenili pravidlá práce s pokladničnými systémami. Teraz budú musieť predajcovia pracovať s online pokladnicami, ktoré budú všetky informácie o platbách prenášať Federálnej daňovej službe v elektronickej forme prostredníctvom prevádzkovateľa daňových údajov.

Nové modely online registračných pokladníc (na rozdiel od EKLZ) majú fiškálny pohon. Uchováva všetky informácie o výpočtoch a elektronicky ich zasiela prostredníctvom prevádzkovateľa daňových údajov daňovému úradu. Mobil alebo tablet teraz môžete používať ako pokladňu.

Čo potrebujete na obsluhu online registračnej pokladnice?

Najprv musíte uzavrieť zmluvu s prevádzkovateľom fiškálnych údajov. Predtým, ako sa rozhodnete zaregistrovať registračnú pokladnicu na Federálnej daňovej službe, musíte uzavrieť zmluvu. Pred 1. júlom 2017 budete musieť zrušiť registráciu súčasnej registračnej pokladnice na Federálnej daňovej službe. Potom zistite, či je možné ju upgradovať alebo zakúpiť novú online pokladnicu. Potom zaregistrujte novú registračnú pokladnicu na Federálnej daňovej službe. Teraz to možno urobiť cez internet a dokonca aj na ktoromkoľvek daňovom úrade.

To, či vaša registračná pokladnica podlieha modernizácii, sa dozviete na webovej stránke Federálnej daňovej služby Ruska v časti „Zariadenie registračnej pokladnice“, na webových stránkach výrobcu registračnej pokladnice alebo centrálneho servisného strediska.

Model vašej online registračnej pokladnice musí byť uvedený v registračnej pokladnici schválenej Federálnou daňovou službou a samotná registračná pokladnica musí byť použitá v mieste zúčtovania s kupujúcim v čase platby tou istou osobou.

Ako funguje online registračná pokladňa?

Nový postup používania registračných pokladníc zmenil pravidlá a postup pri práci na zariadení pokladníc. Centrálne protistrany môžu teraz vydávať nielen pokladničné doklady, ale aj prísne formuláre na podávanie správ.

Prevádzkový poriadok online registračnej pokladnice spočíva vo vystavení elektronického účtenky a jej odoslaní kupujúcemu (na jeho e-mail alebo mobilný telefón). Teraz budú pokladničné doklady uvádzať číslo fiškálneho dokladu, fiškálny atribút dokladu, číslo zmeny, poradové číslo zmeny, typ zdanenia a ďalšie podrobnosti.

Povinným prvkom pokladničného dokladu je QR kód, vďaka ktorému si každý kupujúci môže skontrolovať legálnosť uskutočneného nákupu. Pokladničný doklad musí byť vygenerovaný najneskôr do 24 hodín od vygenerovania hlásenia o otvorení zmeny.

Informácie o každom vyrazenom šeku sú uložené na fiškálnej jednotke. Ak vám náhle zhasne internet, môžete pokračovať v práci s pokladňou a v platbách zákazníkom. Všetky údaje o zúčtovaní budú vo fiškálnom úložnom zariadení, ktoré bude uchovávať všetky informácie na 30 dní a po obnovení spojenia ich prenesie prostredníctvom prevádzkovateľa fiškálnych údajov do Federálnej daňovej služby.

Po 30 dňoch bez komunikácie je fiškálna jednotka pokladnice zablokovaná.

Ako používať novú registračnú pokladnicu

Pred začatím práce musí pokladník vydať správu o začiatku zmeny a na konci pracovného dňa - správu o uzavretí.

Hneď ako pokladník prerazí šek, údaje o šeku sa okamžite dostanú do fiškálneho úložného zariadenia pokladnice a cez internet sa prenesú k prevádzkovateľovi fiškálnych údajov (OFD).

OFD odošle odpoveď do pokladne o prijatí informácie a zároveň odošle údaje Federálnej daňovej službe. Ak dôjde k strate pripojenia, údaje sa uložia na fiškálny disk až na 30 dní a odošlú sa do OFD hneď po obnovení pripojenia.

OFD uchováva informácie o prevedených šekoch po dobu 5 rokov, po ktorých sa zničí.

Kto môže pracovať bez online registračnej pokladnice?

Do 1. júla 2018 nie je možné používať online registračné pokladnice:

organizácie a jednotliví podnikatelia, ktorí vykonávajú prácu a poskytujú služby verejnosti, podliehajúc vydávaniu prísnych oznamovacích formulárov;
organizácie a jednotliví podnikatelia zaoberajúci sa obchodovaním pomocou predajných automatov (vending);
Jednotliví podnikatelia využívajúci patentový daňový systém.

Online pokladnice sa nebudú používať na predaj novín a časopisov; cenné papiere; cestovné doklady; na trhoch, veľtrhoch a výstavných komplexoch; podomový obchod; oprava obuvi; starostlivosť o deti, chorých a starých ľudí a v mnohých iných prípadoch.

V ťažko dostupných oblastiach sa nesmú používať pokladničné systémy a v oblastiach vzdialených od komunikačných sietí sa pracuje na nových pokladniciach bez predloženia daňových dokladov Federálnej daňovej službe.

Pokladník je hlavným koncovým používateľom online registračnej pokladnice. Ako zavádza inovatívne zariadenie do praxe? Ako môže predajca pracovať s online pokladnicou za rôznych okolností vyššej moci? Poďme na to.

Príprava na prácu

Pred použitím online pokladnice musí pokladník vykonať niekoľko prípravných postupov. menovite:

Prečítajte si návod na prácu s online pokladňou pre pokladníka a prídavné zariadenia ktoré sú k nemu pripojené - prijímací terminál, snímač čiarových kódov, váhy.

Video - návod na prácu s pokladnicou Mercury 185F:

Preštudujte si pokladničný softvér, s ktorým sa bude pokladnica používať. Zistite, ako sa tento softvér používa, najmä:

fiskalizovať príjem a vydávanie finančných prostriedkov, úpravu šekov;
vytvárať rôzne správy o fiškálnych transakciách;
nastaviť zľavy a realizovať ďalšie opatrenia na stimuláciu predaja.

Oboznámte sa s pravidlami používania pokladničného zariadenia (alebo používania alternatívnych fiškálnych mechanizmov) v zložitých situáciách. Napríklad:

keď dôjde k výpadku elektriny alebo internetu;
v prípade zlyhania softvéru v online registračnej pokladnici;
v prípade vyššej moci prírodnej a človekom spôsobenej povahy;
v prípade porúch na zariadeniach pripojených k pokladnici (napríklad ak neprebehne platba kartou).

Video - návod ako pracovať s CCP Smart Terminal Evotor 7.2:

Úlohou zamestnávateľa je vopred vypracovať takéto pravidlá, pokyny a odporúčania. Môžu obsahovať ďalšie predpisy súvisiace s prevádzkou CCP. Napríklad:

o preventívnej kontrole online registračných pokladníc pred prácou (a o reakcii na zistené poruchy);
o postupe pri prijímaní a vkladaní zmeniek;
o postupe pri získavaní materiálov potrebných na zabezpečenie prevádzky registračných pokladníc (predovšetkým ide o príjmovú pásku);
o organizovaní prístupu určitých osôb do online registračnej pokladnice;
o postupe pri fiskalizácii transakcií na začiatku a na konci pracovného dňa.

Video - návod na prácu s pokladnicou Orion 100F:

Po príprave na používanie online pokladne začína zamestnanec obchodu svoju pracovnú zmenu. Zvážme, aké akcie bude musieť vykonať počas interakcie s návštevníkmi.

Ako obsluhovať registračnú pokladnicu: krok za krokom

Príchod do práce, výroba potrebné opatrenia podľa pokynov a zapnutí pokladne musí pracovník predajne v prvom rade vygenerovať pokladničný protokol o nástupe zmeny. Ide o špeciálny fiškálny dokument: musí byť zaslaný, rovnako ako pokladničné doklady v elektronickom formáte Federálnej daňovej službe (cez OFD) v automatickom režime.

Video - učenie sa pracovať s online pokladňou (základné operácie):

Keď kupujúci vstúpi do predajne, pomenuje želaný produkt (alebo si nákup vyzdvihne sám košíkom a potom ide do pokladne), pracovník predajne potrebuje (pomocou existujúceho pokladničného softvéru – na samotnej pokladnici alebo na počítač, ku ktorému je pripojený):

Vygenerujte predbežnú kontrolu a uveďte sumu, ktorá sa má zaplatiť.

Prijmite od kupujúceho prostriedky (alebo aktivujte prijímajúci terminál na platbu kartou), zaplaťte mu drobným (uistite sa, že platba kartou prebehla).

Vytlačenie šeku znamená fiskalizáciu operácie. Počkajte, kým sa potvrdenie vytlačí a odovzdajte ho kupujúcemu.

Video - ako používať pokladnicu Mercury 130-F:

Pri fiskalizácii je veľmi dôležité správne nastaviť nasledujúce kľúčové detaily šeku:

« Znak výpočtu».

Môže byť prezentovaný v 4 možnostiach:

„príchod“ (uskutočnený nákup);
„potvrdenie o vrátení“ (produkt je vrátený – napríklad z dôvodu, že nemá dostatočnú kvalitu);
„výdavok“ (tovar bol prijatý od kupujúceho na platenom základe - napríklad zelenina bola zakúpená od farmára);
„vrátenie výdavkov“ (zelenina bola z nejakého dôvodu vrátená).

« Indikátor spôsobu platby».

Môže byť prezentovaný v nasledujúcich možnostiach:

v tvare kódu ZÁLOHA 100% (alebo 1) - ak bola prijatá plná záloha na určitý produkt;
vo forme kódu ZÁLOHY (alebo 2) - ak bola prijatá čiastočná zálohová platba na určitý produkt;
vo forme ADVANCE kódu (alebo 3) - ak bola prijatá čiastka ako zálohová platba za nešpecifikovaný produkt (špeciálny prípad - zakúpenie darčekovej karty);
vo forme kódu PLATBA PLNÁ (alebo 4) - pri bežnom prijatí platby za tovar (s okamžitým vystavením);
v tvare kódu ČIASTOČNÁ PLATBA A KREDIT (alebo 5) - v prípade čiastočnej platby za tovar s okamžitým dodaním (za predpokladu, že bol poskytnutý úver na zostávajúce náklady na tovar);
v tvare kódu PREVOD NA KREDIT (alebo 7) - pri okamžitom vydaní tovaru, ktorý je plne predaný na úver;
v tvare kódu PLATBA KREDITU (alebo 9) - po obdržaní od kupujúceho, ktorý predtým obdržal tovar na úver, prostriedky na zaplatenie tohto úveru.

Poznač si to špecifikované kódy inštalované pre papierové pokladničné doklady. Elektronicky sú definované ďalšie - ale predajca na to spravidla nemusí myslieť, pretože tieto kódy nastavujú špecialisti pri zriaďovaní online pokladnice. Predajca však musí pomocou pokladničného softvéru správne aplikovať kódy, ktoré sú definované pre šeky.

Ak kupujúci pred platbou poskytol predávajúcemu svoje kontaktné údaje za účelom prijatia elektronického šeku, musí mu predávajúci zaslať príslušný šek zadaním potrebných údajov do pokladničného softvéru cez užívateľské rozhrania.

Kontakty (e-mail alebo číslo mobilný telefón) môže klient prenášať buď ústne, alebo pomocou QR kódu vygenerovaného mobilnou aplikáciou od Federálnej daňovej služby - je to rýchlejšie (ak má predajca technickú schopnosť prečítať tento kód z obrazovky mobilného modulu gadget kupujúceho).

Na konci pracovnej zmeny (musí byť zatvorená najneskôr do 24 hodín po otvorení, môžete ju zavrieť a ihneď otvoriť - ak je predajňa otvorená 24 hodín), je potrebné vygenerovať správu o ukončení zmeny v online pokladni. Rovnako ako hlásenie o nástupe zmeny, ide o osobitný daňový doklad, ktorý sa eviduje vo fiškálnej jednotke a odovzdáva OFD v elektronickej podobe.

Video - ako pracovať s pokladnicou Evotor 7.3 (kroky krok za krokom):

Určité nuansy charakterizujú používanie opravných šekov, ktoré je možné generovať v online pokladnici pomerne pravidelne. Poďme si ich naštudovať.

Ako aplikovať korekčné kontroly

Účelom opravnej kontroly je odložená fiskalizácia súm prijatých od fyzických osôb ako platby za tovar. To znamená, že dokončená o niečo neskôr ako bezprostredný moment vyrovnania. Môže to byť spôsobené tým, že:

pokladník, končiaci smenu, zistil, že pokladňa nie je naplnená (alebo naopak, je nedostatok);
v čase vyrovnania s kupujúcim nebolo možné z nejakého dôvodu používať registračnú pokladnicu (napríklad pri výpadku elektriny).

Hlavné rozdiely medzi opravnou kontrolou a bežnou registračnou pokladnicou sú tieto:

neuvádza zoznam dodaného tovaru (spravidla je jednoducho nemožné ho spoľahlivo zistiť);
je možné uviesť len dve možné hodnoty v detaile „atribút účtu“ - „príjem“ (pri fiskalizácii prebytku prostriedkov) alebo „výdavok“ (pri fiskalizácii manka).

Video - typy výnosov a úprav príjmov/výdavkov:

Opravnú kontrolu by sme si nemali zamieňať s kontrolou, ktorá sa používa na opravu už vykonaných fiškálnych zápisov (takáto kontrola sa často nazýva kontrola úprav). Šek slúžiaci na opravu fiškálnych údajov sa vygeneruje, ak pokladník pri vytváraní predbežného šeku zabudol doň zahrnúť nejaký tovar (alebo naopak zaradil nepotrebný) a následne operáciu fiskalizoval prijatím platby od kupujúceho vo väčšom alebo menšou sumou v porovnaní so skutočnou cenou tovaru.

Po zistení takejto chyby musí pokladník:

vygenerovať šek a uviesť v ňom podrobnosti „vrátenie potvrdenia“ a sumu, ktorá sa predtým prejavila v nesprávnom šeku (tj v podstate zrušenie nesprávneho šeku);
vygenerujte šek s podrobnosťami „potvrdenie“ a správnou sumou.

Podľa toho, v čí prospech k chybe došlo, obchod kupujúcemu vráti nadmerne zadržiavané prostriedky alebo naopak kupujúci doplatí rozdiel.

Video - ako vrátiť peniaze cez online pokladnicu na pokladniach "Mercury", "ATOL" a "SHTRIKH-M":

Všimnite si, že existuje o niečo jednoduchší spôsob, ako opraviť výpočty: ak sa ukáže, že bola fiskalizovaná suma väčšia ako požadovaná (ako možnosť, ak je v šeku zahrnutá nadbytočná položka), potom stačí vygenerovať iba „Vrátenie potvrdenky“ skontrolujte nadbytočnú sumu (a túto sumu vystavte kupujúcemu).

Je zrejmé, že na uskutočnenie týchto transakcií, pri ktorých sa uplatňuje kontrola úpravy, musí byť kupujúci prítomný v predajni. Preto musí mať pokladník vo vyššie uvedených situáciách čas na to, aby upútal pozornosť kupujúceho predtým, ako odíde, alebo počkajte na ďalšiu návštevu (alebo ho tak či onak kontaktujte a požiadajte ho, aby prišiel do obchodu).

Okrem úkonov vykonávaných priamo s online pokladnicou má pokladník nárok Pracovné povinnosti Možno budete musieť pracovať s množstvom dokumentov, ktoré sa používajú na podporu fiškálnych transakcií. Poďme sa na ne pozrieť bližšie.

Nuansy toku dokumentov počas fiškálnych operácií

Medzi hlavné dokumenty uchovávané pokladníkom patria:

Pokladničná kniha.

Slúži na dokladovanie všetkých operácií súvisiacich s príjmom alebo výdajom peňažných prostriedkov v podniku. To zahŕňa najmä:

prijímanie finančných prostriedkov od zákazníkov (a ich vydávanie pri vrátení tovaru);
vydávanie cestovných náhrad zamestnancom, prijímanie peňažných prostriedkov nevyplatených počas pracovnej cesty;
vyrovnania s protistranami v hotovosti.

Samotný pokladník je spravidla zodpovedný iba za prvý typ operácií. V rámci svojich kompetencií však potrebuje viesť Pokladničnú knihu.

Príkazy na zúčtovanie v hotovosti (SCO), príkazy na príjem v hotovosti (PKO).

Na základe RKO a PKO sa vykonávajú zápisy do Pokladničnej knihy. V skutočnosti by sa všetky tieto dokumenty mali posudzovať v rovnakom kontexte - ale každý z nich má špecifiká na vyplnenie.

Upozorňujeme, že ak je zamestnávateľom pokladníka individuálny podnikateľ (alebo ak jednotlivý podnikateľ sám prijíma platby od zákazníkov), potom nie je potrebné viesť pokladničnú knihu, registračnú pokladňu a registračnú pokladňu. Jednotliví podnikatelia však potrebujú viesť ďalší doklad - Účtovnú knihu o príjmoch a nákladoch.

Hlavným zdrojom údajov pre vyplnenie RKO, PKO a Knihy príjmov a výdavkov fyzických osôb je výkaz o ukončení zmeny, ktorý sa generuje v online pokladni (ako bežná kontrola je vytlačený na tlačiarni účtenky) . Preto sa správa používa ako primárny účtovný doklad.

Zároveň platí pravidlo, že pre každú skupinu fiškálnych transakcií zjednotených určitým nevyhnutným „atribútom výpočtu“ alebo „atribútom spôsobu výpočtu“ musí byť vypracovaný samostatný PKO. To znamená, že jedna objednávka je vyhotovená na zálohové platby a ďalšia objednávka je vyhotovená v rámci bežnej platby za tovar s okamžitým uvoľnením.

Upozorňujeme tiež, že ak je tovar vrátený kupujúcim, nie je potrebné vydávať príkaz na vyrovnanie v hotovosti. Namiesto toho by ste mali urobiť pokladničný doklad o sumu zníženú o hodnotu vráteného tovaru. Ako možnosť - nulová objednávka (v prípade potreby doplnená účtovným osvedčením s vysvetleniami týkajúcimi sa jeho prípravy).

Pozrime sa teraz na ďalšiu nuansu práce pokladníka - reagovanie na ťažké situácie, ktoré môžu nastať pri práci s pokladnicami.

Ako pracovať ako pokladník s online pokladňou v zložitých situáciách

To môže zahŕňať situácie ako:

Výpadok prúdu.

Ak pokladnica funguje bez batérie (a nie je možné použiť neprerušiteľný zdroj napájania), potom ju samozrejme nemožno použiť na účely fiskalizácie súm prijatých od zákazníkov. V tomto prípade bude musieť byť obchod pozastavený - pretože prijímanie finančných prostriedkov od kupujúcich bez následnej fiskalizácie prijatej sumy je administratívnym priestupkom a vedie k vysokým pokutám.

Ak však existujú spoľahlivé informácie o tom, že elektrina je dlho vypnutá a zákazníci skutočne potrebujú tovar z obchodu (napríklad ak ide o základné potraviny), môžete sa v krajnom prípade pokúsiť uvoľnite ich bez porušenia potvrdení - vystavením dokladov zákazníkom, nahradením šekov (napríklad to môžu byť potvrdenia o predaji alebo prísne výkazy). Ale neskôr musíte:

prelomiť príjmy pomocou známych opravných kontrol;
oznámte Federálnej daňovej službe nútené nepoužívanie online registračných pokladníc z dôvodu dlhého výpadku prúdu (s priloženým certifikátom alebo iným dokumentom od spoločnosti Energosbyt, v ktorom sa uvádza, že došlo k výpadku prúdu).

Tento spôsob „legalizácie“ predaja pri deaktivácii online registračnej pokladnice však len znižuje (aj keď výrazne) pravdepodobnosť pokuty, no neznižuje ju na nulu. Všetko závisí od konkrétnej pozície daňový úrad. Je možné, že majiteľ predajne bude musieť svoj prípad dokázať na súde.

Vypnutie internetu.

Toto je ten najmenší problém. Online pokladnica môže plnohodnotne fungovať bez neustáleho pripojenia na internet. Hlavná vec je zabezpečiť prenos fiškálnych údajov do OFD aspoň raz za 30 dní. Ak to však neurobíte, v prípade nesplnenia tejto povinnosti bude fiškálna jednotka zablokovaná. Preto, ak sa zistí porucha na internete, bolo by dobré, aby o tom pokladník informoval vedenie alebo zamestnancov zodpovedných za sieť.

Porucha zariadenia pokladnice(má napríklad softvérovú chybu, je poškodený, niečo sa naň vylialo atď.).

Pokladňa, ktorá odmieta fungovať, sa zjavne nedá použiť. Jej nepoužívanie, hoci vynútené, predstavuje rovnaký administratívny priestupok ako nepoužívanie registračnej pokladnice pri výpadku prúdu. Preto vo všeobecnosti existuje len jedno odporúčanie – prestať obchodovať.

Existujú však aj neštandardné situácie. Napríklad masívna technická porucha na prevádzke pokladne od istého výrobcu, ako sa stalo 17.12.2017. Aj tu však predajcovia majú nákladovo efektívny spôsob, ako reagovať na situáciu – v podstate podobný tomu, o ktorom sme hovorili vyššie v scenári výpadku prúdu. Môžete pokračovať v obchodovaní bez diernych kontrol (voliteľne vystavovaním BSO alebo potvrdení o predaji zákazníkom na potvrdenie nákupu) a potom:

fiskalizovať prijaté sumy pomocou kontrol opráv;
ak došlo k rozsiahlej technickej poruche na prevádzke pokladnice od určitého výrobcu, vyžiadajte si od tohto výrobcu pokladnice dokumentáciu potvrdzujúcu výskyt rozsiahlej poruchy na zariadení pokladnice (a osvedčenie, že predajňa sa nenachádza na chyba);
poslať Federálnej daňovej službe všetky dostupné informácie o vzniknutej situácii.

Video - správa o masívnej technickej poruche prevádzky online registračných pokladníc dňa 17.12.2017:

Táto metóda je však použiteľná, ak pokladnica odmietla pracovať z dôvodov, ktoré nie sú priamo závislé obchodný podnik. Ak CCP zlyhá, pretože sa na ňu niečo rozlialo alebo spadlo, schéma, o ktorej sme uvažovali, s najväčšou pravdepodobnosťou nebude fungovať.

Špeciálnym prípadom je porucha registračnej pokladnice z dôvodu vyššej moci.

Vyššia moc.

Tu sú možné scenáre s výpadkom elektriny, poruchou pokladničného zariadenia, prípadne aj dlhodobým výpadkom internetu v dôsledku ničivých vplyvov prírodných či umelých faktorov. Pokladnicu môže spláchnuť dažďová vlna, prípadne na ňu môže pri silnom nárazovom vetre spadnúť nejaký ťažký predmet.

V tomto prípade musí byť živnosť zastavená zo zákona, ale nikto so zdravým rozumom by nad tým neuvažoval. Obchod musí byť pripravený okamžite zásobovať tých, ktorí to potrebujú, nevyhnutným tovarom – s účtenkami alebo bez nich. A Federálna daňová služba sa s najväčšou pravdepodobnosťou ani nepokúsi od podnikateľského subjektu požadovať vysvetlenie týkajúce sa nepoužívania online registračných pokladníc.

Ak neviete, ako sa to robí, pomôže vám to pochopiť algoritmus tohto postupu.

Aké inovácie boli použité z hľadiska výpočtu, registrácie a platby UTII.

Video - ako používať online pokladnicu EKR 2102K-F: