Čo je zahrnuté v personálnom pláne? Všetko, čo potrebujete vedieť o personálnom obsadení

Jedným z typov miestnych regulačných dokumentov je personálna tabuľka. Tento typ dokladu slúži na zabezpečenie kontroly množstva a zloženia akéhokoľvek majetku.

Na tento účel existujú určité pravidlá pre zostavovanie personálu.

Navigácia v článku

Nevyhnutnosť dokladu

Personálne obsadenie predstavuje personálne obsadenie organizácie. Nie je zahrnutý v zozname primárnych dokumentov, takže niektoré podniky nevykonávajú jeho prípravu a údržbu. Napriek tomu jej prítomnosť poskytuje významnú pomoc manažmentu pri zabezpečovaní kontroly nad prácou spoločnosti. Okrem toho dokument pomáha pri komunikácii s kontrolnými orgánmi.

Pri kontrole práce podniku zástupcami daňových resp inšpekcia práce Mať pracovný stôl nie je potrebné, ale je žiaduce. Ak takýto dokument neexistuje, môže sa to interpretovať ako jeden z typov porušenia pracovnej legislatívy alebo bezpečnosti práce. To môže byť potrestané sankciami vo výške 1 - 2 tisíc rubľov za zodpovedná osoba alebo až 30 tisíc rubľov za .

Hlavnou funkciou personálnej tabuľky je zdôvodniť dôvody prepustenia alebo zníženia počtu zamestnancov podniku. Jeho absencia značne sťažuje manažmentu dokazovanie zákonnosti týchto procesov.

Za zostavenie a udržiavanie HR je zodpovedný pracovník IT alebo HR oddelenia. Vo väčšine prípadov táto úloha padá na plecia účtovníkov. Keďže dokument podpisuje riaditeľ a hlavný účtovník spoločnosti, za jeho pravosť zodpovedajú oni. Pri zostavovaní harmonogramu zamestnancov nezáleží na termíne. Aby ste to dosiahli, pokyny na udržiavanie dokumentácie by mali obsahovať nasledujúce body:

V dokumente musia byť jasne uvedené podmienky na jeho prípravu a zmeny.
Vedúci podniku je povinný vypracovať a podpísať príkaz na začatie prevádzky ShR. Musí obsahovať doložku, ktorá obsahuje zoznam osôb zodpovedných za zostavenie a udržiavanie personálnej tabuľky.
Okrem toho musia byť identifikovaní zamestnanci, ktorí musia byť informovaní o akýchkoľvek zmenách v rozvrhu.

Na prácu s týmto dokumentom musíte mať zoznam legislatívnych a regulačných aktov, na základe ktorých je dokument vypracovaný, sú v ňom vykonané zmeny a ďalšie nuansy.

Vlastnosti kompilácie

Je potrebné zadať nasledujúce údaje:

Názov podniku. Musí zodpovedať tomu, čo je uvedené v základnej dokumentácii (až po skratky a názvy v cudzom jazyku).
OKPO kód. Pozostáva z 8 číslic.
Presný dátum písania. Je formátovaný ako deň, mesiac, rok.
Platnosť. Presne je uvedené obdobie, počas ktorého je personálna tabuľka v platnosti.
Názov štrukturálnej jednotky organizácie. Tieto údaje sa zadávajú v súlade s klasifikátorom. Ak chýba, informácie sa zadajú v abecednom poradí.
Kód oddelenia. Používajú sa údaje zadané do klasifikátora alebo zostavené vedením spoločnosti. V druhom prípade je možné použiť akýkoľvek princíp.
Pozícia, poradie, kategória. Údaje sa zadávajú od úrovne riadenia a v zostupnom poradí. Je potrebné poznamenať, že ak je zamestnanec zamestnancom, zastáva konkrétnu pozíciu, ale ak je pracovníkom, jeho povolanie je uvedené.
Počet SHE. Informácie sú prenášané samostatne pre všetky pozície a profesie. Ak osoba pracuje na čiastočný úväzok, musíte uviesť podiel, napríklad 2,75; 0, 5 atď.
Tarifná sadzba alebo plat. Pri zadávaní údajov sa berie do úvahy mesačný priemer, ktorý závisí od systému OT. Malo by sa vziať do úvahy, že kurz musí byť uvedený v mene našej krajiny - rubľoch. V niektorých prípadoch sa používa úroková sadzba alebo koeficient. Neodporúča sa používať doláre ani iné meny. Zákon to nezakazuje, ale podľa zákonníka práce krajiny sa kurz v cudzej mene automaticky prepočítava na ruble podľa aktuálne existujúceho kurzu. Okrem toho, keď sa prípad prejednáva na súde, takáto prax bude klasifikovaná ako priestupok. Je to spôsobené tým, že výmenný kurz má tendenciu meniť sa v smere poklesu. Sudca môže túto situáciu považovať za vytvorenie neprijateľných mzdových podmienok pre zamestnancov podniku.
Výška kvót. Tieto stĺpce označujú kompenzačné alebo stimulačné platby. Ich veľkosť je stanovená zákonom a odporúčaná vedúcim podniku.
V poslednom stĺpci sú zhrnuté údaje uvedené v stĺpcoch 5, 6, 7, 8. Tento údaj sa vynásobí počtom zamestnancov podľa tabuľky stavu zamestnancov.
Je možné, že niektoré informácie použité na vyplnenie formulára vyžadujú malé objasnenie. Tieto informácie sú zaznamenané v stĺpci Poznámky.
Dokument musí byť podpísaný vedúcim organizácie a hlavným účtovníkom. Okrem toho má dokument svoje vlastné číslo.

Po zostavení personálnej tabuľky vedúcim podniku sa vypracuje objednávka, v ktorej sa oznamuje, že bol vypracovaný harmonogram práce, uvádzajú sa aj informácie o celkovom počte zamestnancov spoločnosti. ako doba, počas ktorej je doklad platný. Objednávka potvrdená manažérom a ďalšími zodpovednými osobami je zaregistrovaná. Registračné údaje sa zapisujú do špeciálneho denníka. Personálna tabuľka a objednávka o nej sú uložené spolu s ostatnými firemnými dokumentmi.

Vykonávanie zmien v SR

Je možné, že personálnu tabuľku, ako každý iný dokument, bude potrebné upraviť. Aký dokument sa používa na vykonanie zmien v tabuľke zamestnancov? Keďže dokument nadobudne platnosť až po podpísaní objednávky, je možné v ňom vykonať aj zmeny v súlade s objednávkou pre podnik.

Dátum podpisu objednávky a dátum účinnosti zmien sa spravidla nezhodujú. V prípadoch, keď zmeny nie sú rozsiahle, sa robia zmeny na personálnom stole. V opačnom prípade je potrebné zostaviť novú tabuľku zamestnancov. V tejto súvislosti sa pripravuje nový príkaz.

Uskutočnenie zmien v harmonograme ovplyvňuje predovšetkým záujmy zamestnancov spoločnosti. To si zase vyžaduje dodržiavanie zmien pracovných zmlúv. Na vykonanie tohto postupu musia byť podľa zákona splnené tieto podmienky:

Získajte súhlas každého zamestnanca, ktorého pracovná zmluva vyžaduje zmeny.
Zástupca vedenia alebo personálneho oddelenia je povinný upozorniť každého pracovníka na potrebu zostavenia novej personálnej tabuľky. Podľa zákona existujú určité časové rámce, v ktorých musia zamestnanci dostať výpoveď.
Existuje veľa prípadov, keď sa manažéri spoločností domnievajú, že existencia príkazu na zmenu pracovnej zmluvy a súhlas zamestnanca s týmito zmenami sú jedna a tá istá vec. Toto je nesprávne. Ako príklad zvážte zmenu veľkosti zamestnancov spoločnosti. Povinnosťou šéfa spoločnosti je upozorniť zamestnancov aspoň 60 dní vopred na zmenu mzdy. Ihneď potom sa vypracuje a podpíše zodpovedajúca objednávka, ktorá tiež naznačuje potrebu zmeny personálnej tabuľky. Objednávka musí obsahovať presné informácie o tom, ktoré zmeny pozícií budú vykonané, ako aj dátum nadobudnutia platnosti budúcich zmien. Objednávku okrem podpisu vedúceho a hlavného účtovníka podpisuje aj pracovník personálneho oddelenia, ktorý sa bude priamo podieľať na zmene pracovných zmlúv.
Potom je potrebné s každým z vyššie uvedených zamestnancov uzavrieť dodatočnú dohodu, ktorá podrobne stanoví nielen skutočnosť, ale aj dôvod, prečo sa mzda mení. Ak to osobe nevyhovuje alebo nie je uvedené vôbec, má právo požadovať zaplatenie hmotnej náhrady za obdobie, počas ktorého poberal pri tej istej práci nižšiu mzdu. V praxi dochádza najmä k zvyšovaniu miezd. Ale nemožno vylúčiť možnosť jeho zníženia. Dôvodom takéhoto kroku môžu byť zmeny v organizácii pracovných podmienok alebo technologických podmienok na organizáciu pracovného procesu, prijatie novej politiky riadenia zo strany vedenia spoločnosti, modernizácia procesu, pokles úrovne ziskovosti podniku. spoločnosti alebo jej reorganizácie. Postavenie a povinnosti zamestnancov sa však nemenia. Ak sa tomu nedá vyhnúť, manažment musí poskytnúť presvedčivé dôkazy podložené legislatívneho rámca, o nemožnosti udržať si pozície.
Pri znižovaní stavu zamestnancov dochádza aj k zmenám v tabuľke zamestnancov. Dôvodom je vypustenie niektorých štátnych útvarov z dokumentu. Vzhľadom na to, že zamestnanci sú o pripravovanom znížení informovaní 60 dní vopred, v tomto čase nadobúdajú platnosť aj zmeny v SR. Ak v podniku existuje personálny stôl, jeho manažér bude mať právne listinné dôkazy o tom, že tieto pozície boli odstránené zo zoznamu personálnych jednotiek spoločnosti. V opačnom prípade môže byť konanie manažéra vnímané ako nezákonné.

Každý krok, ktorý podnikne vedúci podniku, musí potvrdiť výbor práce.

Toto môže byť dôležité

Pri vývoji personálnej tabuľky pre podnik môžu vzniknúť niektoré dôležité otázky, ktoré potrebujete vedieť.

Medzi najvýznamnejšie a najčastejšie sa vyskytujúce patria:

Ak má spoločnosť jednu alebo viac pobočiek, nie je potrebné zostavovať samostatnú tabuľku obsadenia pre každú z nich. Podľa legislatívy krajiny nie sú pobočky zamestnávateľmi.
V prípade potreby uveďte v personálnej tabuľke spoločnosti zamestnancov, ktorých sa to týka sezónne práce, môžete do dokladu pridať stĺpec Obdobie práce, kde môžete uviesť tento typ zamestnanca. Je tiež potrebné venovať pozornosť skutočnosti, že je potrebné uviesť obdobie, počas ktorého budú ľudia pracovať.
Pozície zamestnancov uvedené v SR musia zodpovedať tým, ktoré sú uvedené v pracovných zmluvách týchto osôb.
Ak je osoba prijatá na pozíciu, ktorá nie je v pláne, manažér musí upraviť miestne dokumenty spoločnosti.
V prípade, že je na jednej pozícii obsadených viacero osôb, z ktorých pracovných zmlúv vyplýva, že pracujú na čiastočný úväzok, pri výpočte celkového počtu jednotiek v štáte je potrebné uviesť presný počet. Napríklad, ak je jedna pozícia obsadená 3 ľuďmi, z ktorých dvaja pracujú s 0,5 sadzbou a tretia s 1 sadzbou, je potrebné uviesť spolu 2,0 zamestnancov.
Ak podnik používa netarifný alebo zmiešaný platobný systém, na presné označenie jednotiek merania možno použiť koeficient alebo percento.
Ak v tabuľke obsadenia nie sú aktuálne platy, nemá právnu silu. Toto je v rozpore so zákonom.
Personálna tabuľka nemá žiadnu súvislosť so zamestnancami spoločnosti. V tomto ohľade pri zostavovaní výpisu nie sú v ňom uvedené údaje pracovníka.
Ak je potrebné vyhotoviť výpis zo ShR pobočkou spoločnosti alebo jej zastúpením, musí byť táto problematika uvedená v stanovách spoločnosti. Okrem toho môžu konať v zastúpení. Ak neexistuje, vyžiada sa výpis z účtovného oddelenia hlavného podniku.
Ak sa vo výpise vyskytne chyba alebo najmenšia oprava, dokument je neplatný.
Ak úradník vyhotoví sfalšovaný doklad, bude mu uložená pokuta.
Hrozí rovnaký trest úradník, ktorý odmietol vydať zamestnancovi výpis z personálnej tabuľky. Osoba nemá právo požadovať žiadne kópie dokumentácie ani určitý poplatok za vydanie dokumentu. Výpis sa vydáva bezplatne.

Často individuálnych podnikateľov Vzniká otázka, či je vhodné zostaviť a udržiavať personálny stôl. Na jednej strane legislatíva uvádza, že personálna tabuľka sa zostavuje pre podnik, a nie pre zamestnanca, ale na druhej strane, ak kontrolu vykonáva federálny inšpektorát práce, súkromný podnikateľ môže čeliť veľkým problémom. , medzi ktoré patrí uloženie pokuty alebo zatvorenie podniku.

Pri zostavovaní personálnej tabuľky musíte vziať do úvahy skutočnosť, že platy zamestnancov, ktorí zastávajú jednu pozíciu, by sa nemali líšiť. Môže byť rozdiel vo výške príplatkov (príspevkov, prémií a pod.). Rozdiel je ovplyvnený kvalifikáciou zamestnanca, dĺžkou jeho pôsobenia v danom podniku a zložitosťou vykonávanej práce. V žiadnom prípade by sme nemali zabúdať, že po zostavení nového personálneho stola treba ten starý uložiť. Koncept starého ShR sa uchováva 5 rokov, celý zoznam korešpondencie súvisiaci s prípravou dokumentu sa uchováva 3 roky, personálne usporiadanie (doplnenie k personálnej tabuľke) až 75 rokov.

Aby sa predišlo ťažkostiam s nezávislým vývojom personálneho formulára spoločnosti, odborníci odporúčajú použiť hotový formulár T-3 alebo si stiahnuť iné typy formulárov, z ktorých si môžete vybrať ten najvhodnejší pre konkrétny podnik.

Nemali by ste ignorovať potrebu zostaviť a udržiavať firemný personálny stôl. Pri tomto procese musíte byť mimoriadne opatrní. To poskytne významnú pomoc v prípade, že sa niekomu pomáha pri uchádzaní sa o konkrétnu pozíciu, pri znížení personálneho obsadenia alebo znížení sadzby.

Pracovný stôl od „A“ po „Z“ - na videu:

Svoju otázku odošlite vo formulári nižšie

Viac na túto tému:

Aj keď povinnosť vypĺňať tabuľku stavu zamestnancov nie je zákonom stanovená, kontrolné orgány považujú jej absenciu predovšetkým za porušenie zákona. Aby sa predišlo nedorozumeniam, manažéri by nemali zanedbávať toto dôležité primárny dokument. Už len preto, že je to užitočné pre podniky v mnohých smeroch. Poďme zistiť, ktoré z nich, a tiež sa stručne pozrieť na pravidlá vyplnenia formulára T-3.

Personálna tabuľka je normatívny dokument, ktorého správnosť vypĺňania je legislatívne zakotvená v uznesení „O schválení jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie pre účtovanie práce a jej úhradu“ zo dňa 5.1.2004.

Podmienky použité v uznesení sú uvedené Zákonníka práce RF. Personál je skladba zamestnancov danej organizácie, ktorá je plánovaná byť k dispozícii na určitý čas.

Preto tabuľka zamestnancov odráža tieto body:

štruktúra podniku (hierarchická podriadenosť jednotlivých oddelení alebo horizontálna interakcia);
personálne obsadenie (zoznam pozícií potrebných pre normálne fungovanie podniku);
Počet zamestnancov;
výšku miezd a odmien k nim.

Prečo potrebujete personál?

Všimnime si niekoľko pozitívnych bodov:

personálna tabuľka uľahčuje personálnu analýzu podniku;
umožňuje vidieť úplný obraz odmeňovania zamestnancov;
prijímanie alebo prepúšťanie zamestnancov sa vykonáva v súlade s tabuľkou zamestnancov;
kontroverzné otázky týkajúce sa zníženia počtu zamestnancov alebo odmietnutia zamestnania sa riešia na súde;
pracovná zmluva sa vypracúva na základe personálnej tabuľky (Zákonník práce Ruskej federácie, články 15 a 57).

Príklad personálnej tabuľky vo forme T-3

Formulár T-3: ako vyplniť?

Ako správne vyplniť formulár T-3? „Čiapka“ alebo horná časť tabuľky zamestnancov obsahuje tieto položky:

názov spoločnosti. Musí sa presne zhodovať s názvom uvedeným v zakladajúcich dokumentoch organizácie;
kód OKPO;
Číslo dokumentu. Každý podnik môže používať svoj vlastný systém číslovania dokumentov. A personálne obsadenie nie je výnimkou. Číslo môže obsahovať alfanumerické označenie alebo jednoducho číselné číslo;
dátum zostavenia (nezamieňať s dátumom začiatku platnosti – pozri nasledujúci odsek);
doba platnosti (zvyčajne rok pre personálne obsadenie);
dátum a číslo objednávky, ktorou sa tabuľka obsadenia stáva platnou.

Poradie vypĺňania stĺpcov (číslo položky zodpovedá číslu stĺpca v tabuľke formulára T-3).

Stĺpce 6 až 8 sú vyplnené v rubľoch alebo percentách. Tieto stĺpce obsahujú údaje o všetkých druhoch zvýšenia platov. Veľkosť príspevku závisí od mnohých faktorov, napríklad:

určité (škodlivé) pracovné podmienky;
neštandardný prevádzkový režim;
bonusové a motivačné systémy v konkrétnom podniku;
normy, ustanovené zákonom RF.

Vypočíta sa stĺpec 9. Obsahuje súčin údajov v stĺpci 4 a súčet údajov v stĺpcoch 5 až 8 vrátane.

Postup pri zostavovaní a schvaľovaní formulára T-3

Kvalifikačný adresár pozícií prideľuje zodpovednosť za zostavenie personálnej tabuľky ekonómovi práce. Vzhľadom na častú absenciu takejto pozície v podniku tento dokument niekedy vyhotovuje zamestnanec oddelenia ľudských zdrojov. V podnikoch, kde nie sú zamestnanci ľudských zdrojov, formulár T-3 zvyčajne vypĺňajú účtovníci alebo dokonca manažér.

Bez ohľadu na to, kto vyplnil a zostavil tabuľku zamestnancov, musí byť potvrdená a podpísaná hlavným účtovníkom a vedúcim podniku.

Pripravený dokument schvaľuje vedúci podniku. K tomu je potrebné vydať objednávku.Číslo objednávky sa zadáva do samostatného stĺpca formulára T-3. Tento stĺpec je tiež súčtom počtu personálnych jednotiek podniku a mesačných miezd. V príkaze je uvedený dátum nadobudnutia platnosti personálnej tabuľky.

Formulár T-3 sa zvyčajne vyhotovuje na obdobie jedného roka. Vo veľkých podnikoch však toto obdobie môže byť menej ako rok. Okrem toho, aby sa personálna tabuľka v priebehu roka znovu nezostavovala, spoločnosť má právo vykonať zmeny v už vyhotovenom dokumente. Takéto zmeny sú formalizované príkazom manažéra. Objednávka musí uvádzať odôvodnenie zmien, napríklad reorganizáciu, zníženie alebo rozšírenie výroby.

HR riaditeľ skupiny spoločností Belaya Dacha

Už viac ako dva roky sa v Rusku používa jednotný formulár na plný úväzok rozvrhy. Pred prijatím uznesenia Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo 4. júna 2001 č. 26 každá organizácia zostavila tento miestny regulačný akt vlastným spôsobom. Do roku 2001 existoval na federálnej úrovni právny akt, ktorý ustanovil formu a postup zostavovanie na plný úväzok rozvrhy pre všetky organizácie bez výnimky neexistovalo. Na dlhú dobu, záväzok na plný úväzok rozvrhy, najmä pre malé a stredné podniky, bol všeobecne spochybňovaný.

V apríli 2001 dostali personalisti konečne oficiálnu odpoveď na otázku, čo by malo byť pravidelné harmonogram. A s prijatím Pôrod kód Ruskej federácie, pochybnosti o záväznosti tohto dokumentu pre organizáciu úplne vymizli.

Pokúsme sa spoločne prísť na to, ako to urobiť správne zostaviť pravidelné harmonogram a pracovať s ním.

Čo znamená „personál“ a „personál“?

Štát- toto je zloženie zamestnancov organizácie určené vedením na určité obdobie.

Rôzne zdroje dávajú rôzne definície pojmu „personál“, ale v zásade sa ich podstata scvrkáva na nasledovné: personálny stôl- ide o organizačný a administratívny dokument, ktorý odráža štruktúru organizácie a obsahuje zoznam pozícií s uvedením ich počtu a veľkosti oficiálne platy. Pracovná tabuľka 1 tiež odráža množstvo príplatkov a dodatočných platieb, ktoré existujú v danej organizácii vo vzťahu ku konkrétnym pozíciám.

Kto by mal vypracovať SR a vykonať v nej zmeny?

V tejto otázke stále nie je jasno. IN rôzne organizácie funkcie na zostavovanie rozvrhov zamestnancov vykonávajú rôzne štrukturálne jednotky. Pri prideľovaní zodpovednosti za tvorbu personálu zamestnancom akejkoľvek štrukturálnej jednotky sa manažment často zakladá na veľkosti organizácie. Dnes sú v Rusku oboje veľké organizácie s viac ako 500 zamestnancami a malé podniky, ktorých počet nepresahuje 50 zamestnancov. Sú aj podnikatelia bez právnickej osoby, ktorí zamestnávajú zamestnancov. Keďže vo väčšine malých podnikov a individuálnych podnikateľov neexistujú personálne oddelenia alebo oddelenia na organizáciu a odmeňovanie práce, za zostavenie personálnej tabuľky sú zodpovední účtovníci, manažéri alebo samotní podnikatelia. V stredných podnikoch (od 100 ľudí) spravidla existuje personálne oddelenie alebo personálna služba, a preto sa na ne prenášajú funkcie zostavovania a vykonávania zmien v personálnom stole (často sa však vyskytujú prípady, keď účtovníci sa opäť podieľajú na zostavovaní a zmene personálnej tabuľky).

Vo veľkých spoločnostiach, ktoré zahŕňajú tak oddelenia ľudských zdrojov alebo personálne služby, ako aj oddelenia organizácie práce a odmeňovania, sú za vypracovanie personálnej tabuľky zodpovedné vyššie uvedené divízie.

Je potrebné poznamenať, že vytvorenie pracovného stola je pomerne zložitý proces, ktorý pozostáva z niekoľkých etáp a vyžaduje zapojenie nielen personalistov, ale aj ekonómov.

Kde sa začína príprava ShR?

Skôr ako začnete zostavovať personálnu tabuľku, musíte sa rozhodnúť o organizačnej štruktúre podniku. Organizačná štruktúra je schematické znázornenie štruktúrnych delení. Tento dokument odráža všetky divízie organizácie a schematicky načrtáva poradie ich podriadenosti. IN Organizačná štruktúra Môžete tiež odrážať vertikálne aj horizontálne prepojenia medzi oddeleniami.

Je problematické jasne uviesť, kde sú hranice zodpovednosti za zostavenie personálnej tabuľky, pokúsime sa však vymedziť niektoré etapy zostavovania HR a zároveň vyplniť jednotný formulár č. T-3.

Kde začať vypĺňať jednotný formulár?

Vyplnenie jednotného formulára T-3 „Tabuľka zamestnancov“ by malo začínať názvom organizácie - musí byť uvedené v prísnom súlade s názvom, ktorý sa nachádza v zakladajúcich dokumentoch. V prípade, že má organizácia úplný aj skrátený názov, je povolené použitie akéhokoľvek názvu. Aby sa predišlo otázkam a kontroverzným situáciám, odporúča sa stanoviť pravidlá vypĺňania údajov v miestnom regulačnom akte o dokumentácii a toku dokumentov (predpisy, pokyny).

Ďalej je číslo dokladu. Pre organizácie, kde sa personálny stôl často mení, je vhodné zaviesť samostatné číslovanie pre personálny stôl s označením písmena (napríklad „shr“).

Dátum dokumentu sa zapisuje do špeciálne určeného stĺpca v tvare „dd.mm.rrrr“. Dátum personálnej tabuľky sa nie vždy zhoduje s časom začiatku jej platnosti, preto jednotný formulár obsahuje stĺpec „Obsadzovacia tabuľka pre „____“_______ 20, t.j. k určitému dátumu, od ktorého nadobudne platnosť personálna tabuľka.

Uznesenie Štátneho štatistického výboru Ruska, ktoré zaviedlo jednotná formač. T-3, zabezpečuje schválenie personálnej tabuľky príkazom vedúceho organizácie. Za týmto účelom sa do samostatného stĺpca zadáva dátum a číslo objednávky, počet zamestnancov a mesačná mzda.

Aký je názov konštrukčnej jednotky?

Prvý stĺpec jednotného formulára sa nazýva „Názov štruktúrnej jednotky“. Ak hovoríme o o obchodnej organizácii spravidla neexistujú žiadne obmedzenia v názvoch štruktúrnych divízií, okrem požiadaviek na terminológiu a všeobecne uznávaných pojmov a definícií (je nežiaduce pomenovať štruktúrne divízie zle zrozumiteľnými cudzími slovami). Existujú však organizácie, v ktorých sa zamestnancom pri odchode do dôchodku poskytuje množstvo výhod (napríklad zdravotné a vzdelávacie inštitúcie, podniky, ktoré zahŕňajú výrobné zariadenia s nebezpečnými pracovnými podmienkami). Úloha správneho premietnutia názvov štruktúrnych jednotiek do personálnej tabuľky preto pripadá na oddelenie ľudských zdrojov alebo oddelenie organizácie a odmeňovania. Na uľahčenie práce v tomto smere existujú odvetvové klasifikátory nebezpečných odvetví alebo nomenklatúra názvov štruktúrnych divízií, ako aj tarifné a kvalifikačné referenčné knihy, celoruské klasifikátory, zoznam č.1 odvetví, prác, profesií, pozícií a ukazovateľov pri práci pod zemou, pri práci s obzvlášť rizikovými a obzvlášť rizikovými sťaženými pracovnými podmienkami, zamestnanie, v ktorom vzniká nárok na starobný dôchodok (starobný) za zvýhodnených podmienok a zoznam č. 2 odvetví, zamestnaní, profesií, pozícií a ukazovateľov so škodlivými a sťaženými pracovnými podmienkami, zamestnanie, v ktorom vzniká nárok na starobný dôchodok (staroba) za zvýhodnených podmienok.

Názvy oddelení sú uvedené v skupinách:

riadiaca alebo administratívna časť (medzi takéto divízie patrí riaditeľstvo, účtovníctvo, personálne oddelenie a pod.);
výrobné jednotky;
pomocné alebo servisné jednotky.

Umiestnenie názvov štrukturálnych jednotiek vo väčšine organizácií spravidla zodpovedá tomuto poradiu. Výnimkou sú podniky, ktorých hlavnou činnosťou je živnosť. V takýchto spoločnostiach neexistujú výrobné oddelenia, ale existujú obchodné oddelenia alebo obchodné oddelenia, ktoré sú úzko prepojené s logistickými oddeleniami (v tomto prípade ide o servisné oddelenia).

Medzi podporné oddelenia zvyčajne patrí oddelenie zásobovania, opravárenské služby atď.

Čo je to „kód štrukturálnej jednotky“?

Kód štruktúrnej jednotky zvyčajne označuje umiestnenie štruktúrnej jednotky v hierarchickej štruktúre organizácie. Je tiež priradený pre pohodlie správy dokumentov (najmä pre veľké podniky). Pomocou kódovania sa označuje miesto menších jednotiek v štruktúre veľkých. Napríklad v rámci oddelení sú riaditeľstvá, v rámci oddelení sú divízie, v rámci oddelení sú skupiny. Ak je oddelenie označené digitálnym kódom 01, potom oddelenie v rámci oddelenia bude mať číslo 01.01. Oddelenia a skupiny sú označené rovnakým spôsobom.

Ako vyplniť stĺpec „Povolanie (pozícia)“?

Tento stĺpec je vyplnený presne v súlade s tarifnými a kvalifikačnými referenčnými knihami a Celoruský klasifikátor pozície bielych golierov a robotnícke profesie. Postupnosť vypĺňania tohto stĺpca pre každú štrukturálnu jednotku je individuálna, berúc do úvahy špecifiká konkrétnej organizácie. Spravidla sú najprv pozície vedúceho štrukturálnej jednotky, jeho zástupcovia, potom vedúci a hlavní špecialisti, potom pozície výkonných umelcov. Ak konštrukčná jednotka zahŕňa inžiniersky aj technický personál a robotníkov, je potrebné najprv prideliť inžinierov a potom robotníkov.

Čo je to „personálna jednotka“?

štábna jednotka- je to oficiálna alebo pracovná jednotka ustanovená v tabuľke zamestnancov podniku. Počet personálnych útvarov organizácií financovaných z federálneho alebo regionálneho rozpočtu spravidla určujú organizácie vyššieho stupňa. Počet personálnych jednotiek obchodného podniku je určený jeho potrebami na určité druhy prác, stupňom naliehavosti ich vykonávania a ekonomickou realizovateľnosťou.

Ako nastaviť mzdu (tarifnú sadzbu)?

Pod plat (tarifná sadzba) v súlade s článkom 129 Zákonníka práce Ruskej federácie sa rozumie pevná výška odmeny pre zamestnanca za splnenie štandardu práce (pracovných povinností) určitej zložitosti (kvalifikácie) za jednotku času.

Tarifné sadzby sú nástrojom tarifikácie odmeňovania zamestnancov v organizáciách financovaných z federálneho rozpočtu v súlade s Jednotným sadzobníkom. Obchodné organizácie Platy si stanovujú podľa svojich finančných možností.

Tu je potrebné poznamenať, že plat alebo tarifná sadzba v súlade s článkom 133 Zákonníka práce Ruskej federácie nemôže byť nižšia, ako je zákonom stanovené. minimálna veľkosť mzdy. Treba brať do úvahy aj to, že do minimálnej mzdy sa nezapočítavajú príplatky a príplatky, prémie a iné motivačné platby, platby za prácu v podmienkach odlišných od bežných, za prácu v osobitných podmienkach. klimatickými podmienkami a na územiach vystavených rádioaktívnej kontaminácii, iné kompenzácie a sociálne platby.

Pri stanovovaní oficiálnych platov alebo tarifných sadzieb je potrebné pamätať na to, že tabuľka zamestnancov môže odrážať iba veľkosť platu alebo tarifnej sadzby, preto je úplne nemožné zohľadniť mzdový fond. Dôvodom je skutočnosť, že v podnikoch s režimom práce na zmeny sa mzdy pracovníkov, ktorí dostávajú oficiálny plat, zvyšujú o sumu príplatkov za nočnú prácu a práca pracovníkov, ktorých mzdy sa počítajú na základe tarifnej sadzby, sa zvyšuje. vyplácané v závislosti od počtu odpracovaných hodín v konkrétnom mesiaci a líšia sa. Vo väčšine organizácií sa veľkosť mesačného mzdového fondu na premietnutie do personálnej tabuľky počíta z priemerného počtu pracovných hodín a predpokladá sa, že sa podmienečne rovná 166 hodinám mesačne.

Pre pracovníkov, ktorých práca je odmeňovaná podľa systém práce v kuse, v ShR sa spravidla stanovuje tarifná sadzba alebo plat, ktoré sa v závislosti od špecifík organizácie vypočítavajú pomocou určitých metód.

Pri stanovovaní mzdy sa treba riadiť požiadavkami obsiahnutými v pracovnoprávnych predpisoch, ako aj miestnymi predpismi - Predpisy o odmeňovaní v organizácii, Predpisy o odmenách a iné.

Čo sú to „príspevky a príplatky“?

V jednotnom formulári č. T-3 je niekoľko stĺpcov zjednotených spoločným názvom „Príspevok“. Súčasný Zákonník práce Ruskej federácie neobsahuje jasné definície pojmov „príspevok“ a „doplatok“.

Podľa všeobecne uznávaných pokynov môžeme určiť príplatkov ako platby pripísané zamestnancom popri platoch (tarifných sadzbách) za osobitné pracovné podmienky alebo pracovný čas. Dodatočné platby sa vyplácajú zamestnancom zamestnaným v ťažká práca, práca so škodlivými a (alebo) nebezpečnými a inými špeciálnymi pracovnými podmienkami. Konkrétnu výšku doplatku ustanoví zamestnávateľ s prihliadnutím na stanovisko zastupiteľského zboru zamestnancov alebo kolektívnou zmluvou alebo je ustanovená v pracovnej zmluve. V súčasnosti v mnohých rozpočtové organizácie Existujú regulačné právne dokumenty špecifické pre dané odvetvie, ktoré upravujú výšku zvyšovania miezd pre pracovníkov v odvetví.

Príplatky k platu- ide o motivačné platby nad rámec stanoveného oficiálneho platu, ktoré povzbudzujú zamestnancov dosahovať vyššie výrobné ukazovatele, zvyšovanie odborných zručností a produktivity práce. Bonusy sa spravidla stanovujú na základe výsledkov certifikácie zamestnancov rozhodnutím kvalifikačnej alebo certifikačnej komisie.

Kým sa na legislatívnej úrovni nezavedú definície pojmov „príspevok“ a „doplatok“, je ťažké rozlíšiť alebo systematizovať tento typ platby. Hlavná vec, ktorú je potrebné vziať do úvahy pri vytváraní personálnej tabuľky, sú dve hlavné formy vyplácania príspevkov a dodatočných platieb. Prvá forma – percentá – je stanovená percentom zo služobného platu a v prípade revízie platu (sadzby) sa automaticky mení aj výška odmeny (doplatku). Druhou formou platby je príspevok alebo príplatok, stanovený ako pevná suma. Takáto platba môže zostať konštantná aj pri zmene platu (sadzby), ak kolektívna zmluva, pracovná zmluva alebo miestny predpis neustanovuje inak. Keď sú v tabuľke počtu zamestnancov stanovené dodatočné platby alebo príspevky, v príslušnom stĺpci sa uvedie poznámka o sume ao tom, na čo sa tento príspevok (príplatok) stanovuje.

Jednou z najčastejšie kladených otázok je, ako zabezpečiť, aby zamestnanci na rovnakých pozíciách dostávali mzdu zodpovedajúcu úrovni ich kvalifikácie a zároveň dodržiavali zásady rovnosti ustanovené v Zákonníku práce Ruskej federácie? Riešenia tohto problému môžu byť rôzne - všetko závisí od profesionality riadiaceho tímu. Pri hľadaní vlastného riešenia je potrebné zhodnotiť existujúci systém odmeňovania v podniku. V zásade sa však tento problém rieši stanovením „štandardnej“ mzdy pre všetkých zamestnancov pracujúcich na danej pozícii alebo profesii a odmeňovanie kvalifikovanejších pracovníkov osobné príplatky na určité obdobie. Keď zamestnanec potvrdí svoju kvalifikáciu príkazom vedúceho podniku, bonus sa stanoví na ďalšie obdobie.

Čo je to „mesačná mzda“?

Mesačná mzda- toto je súčet hotovosť, ktoré sú ustanovené tabuľkou zamestnancov a platobným systémom platným v podniku pre platby zamestnancom.

Kedy sa robia zmeny v SR?

Zmeny v personálnej tabuľke sa vykonávajú pri znížení počtu alebo zamestnancov. Pri znižovaní stavu zamestnancov sa vylučujú jednotlivé jednotky a pri znižovaní zamestnancov sa vylučujú jednotlivé jednotky. Zamestnanci, ktorí zastávajú znížené pozície alebo pracujú v znížených profesiách, sú zároveň prepustení podľa príslušných článkov Zákonníka práce Ruskej federácie.

Je možné vykonať zmeny v jednotnom formulári č. T-3?

Ako sa uvádza v uznesení Goskomstatu Ruska z 24. marca 1999 „O schválení postupu používania jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie“, organizácia môže v prípade potreby vložiť ďalšie podrobnosti do jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie ( okrem formulárov na zaznamenávanie hotovostných transakcií) schválených Goskomstatom Ruska. V tomto prípade zostávajú všetky podrobnosti schválených formulárov nezmenené (vrátane kódu, čísla formulára, názvu dokumentu); Odstránenie jednotlivých detailov z jednotných formulárov nie je povolené.

Vykonané zmeny musia byť zdokumentované v príslušnom organizačnom a administratívnom dokumente spoločnosti.

Formáty tlačív uvedené v albumoch jednotných tlačív primárnej účtovnej dokumentácie sú odporúčané a podliehajú zmenám.

Pri výrobe polotovarov na základe jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie je možné vykonávať zmeny v zmysle rozširovania a zužovania stĺpcov a riadkov, berúc do úvahy význam ukazovateľov, vrátane doplnkových riadkov (vrátane voľných) a voľných listov pre pohodlie umiestňovania a spracovania potrebných informácií.

V tomto článku odhalíme jeden z hlavných konceptov personálnej práce. Toto je personálna jednotka. Pozrime sa, aké miesto zaberá v personálnej tabuľke a čo konkrétne znamená. Podrobne popíšeme, ako sa zavádza, skracuje a zdôvodňuje.

Personálna jednotka je...

Pozrime sa, akú definíciu pojmu uvádzajú slovníky. Personálna jednotka je teda:

Pracovný názov, ktorý je uvedený v rozvrhu zamestnancov organizácie, podniku alebo inštitúcie.
Jedna z celého zoznamu pozícií na personálnom stole organizácie. Zodpovedá jednému pracovisku.
Jedna z personálnych (personálnych) pozícií.

Rozdiely od príbuzných konceptov

Mnoho ľudí si mýli personálnu jednotku organizácie so súvisiacimi pojmami. Nabudúce si predstavme rozdiel.

Pozícia a personálna jednotka. Prvý koncept skrýva určitý súbor pracovných funkcií, druhý - kvantitatívnu zložku personálneho rozvrhu. V súlade s tým môže mať jedna pozícia niekoľko personálnych jednotiek naraz.
Sadzba a personálna jednotka. Prvým pojmom je peňažná hodnota, základ odmeňovania určitého zamestnanca. A 1 personálna jednotka je živý človek, zamestnanec. Toto je rozdiel medzi pojmami.
Pracovisko a personálna jednotka. Prvým konceptom je organizované miesto na prácu zamestnanca. Druhým je robotník, človek. Na jednom pracovisku môže pracovať viacero zamestnancov. Napríklad pracovníci na zmeny a pokladníci.

Štát

Personálna jednotka je zložka personálu (štandard) alebo personál organizácie. Toto je meno jej stáleho personálu. Spolu tvoria skupinu vytvorenú podľa profesijných alebo iných charakteristík s uvedením pozícií, ako aj platov priradených každému (podľa pozície).

Celý súbor zamestnancov organizácie bude tiež oprávnený nazývať sa štábom. Sú to tí, ktorí sa venujú pracovnej činnosti, a tí, ktorí sú v súvahe inštitúcie, ale dočasne nepracujú z viacerých dôvodov (nemocenské voľno, dovolenka, materská dovolenka atď.).

A ešte jedna definícia. Personálne obsadenie je celý súbor pracovných zdrojov, ktoré má organizácia k dispozícii a ktoré sú potrebné na vykonávanie špecifických funkcií, dosahovanie všeobecných cieľov a rozvoj inštitúcie.

Podľa ruskej legislatívy sú pojmy „personál“ a „personál“ ekvivalentné pojmom „personál“ a „káder“.

Personálny stôl

Personálna jednotka je obsiahnutá v personálnej tabuľke. Znamená to regulačnú dokumentáciu organizácie, ktorá formalizuje štruktúru, počet a personálne obsadenie danej spoločnosti, podniku, inštitúcie s uvedením veľkosti platu v závislosti od pozície zamestnanca. Tento harmonogram odzrkadľuje existujúcu (alebo plánovanú) deľbu práce medzi zamestnancami, ako je predpísané v popise práce.

„Rostrud“ definuje tento dokument ako miestny akt inštitúcie, ktorý v konsolidovanej forme zaznamenáva rozdelenie pracovných povinností a platobné podmienky pracovná činnosť. Pracovnú tabuľku prijíma zamestnávateľ v rámci svojej pôsobnosti (Ruský zákonník práce, čl. 8). Preto má plné právo nezávisle vykonávať zmeny tohto aktu.

Zákonník práce Ruskej federácie nevyžaduje prípravu a schválenie personálnej tabuľky. Navyše neobsahuje ani definíciu tohto javu.

Tento dokument je cenný pre efektívne využitie pracovnej sily pracovníkov. S jeho pomocou môžete porovnávať divízie a oddelenia podľa počtu zamestnancov a pracovníkov, platu a kvalifikácie. Ide o potrebné údaje na analýzu objemu vykonanej práce, pracovného zaťaženia zamestnancov a objasnenie náplne práce. Tiež je to personálna tabuľka, ktorá pomáha pochopiť uskutočniteľnosť vytvorenej štruktúry organizácie.

Tento dokument sa vyhotovuje iba pomocou jednotného formulára T-3. Obsahuje nasledujúce stĺpce:

Názov spoločnosti.
Číslo dokumentu.
Dátum prípravy.
Doba platnosti tohto harmonogramu.
Veľkosť personálu.

Názov a kód tejto jednotky.
Pozícia, hodnosť, kategória, trieda.
Počet jednotiek personálu v tabuľke zamestnancov.
Plat alebo tarifa.
Stĺpce, v ktorých sú uvedené existujúce dodatočné platby, príspevky a ich sumy. Stĺpce „Celkom“ sú zhrnuté.

Dokument podpisuje hlavný účtovník a vedúci oddelenia ľudských zdrojov. Schválené príkazom vedúceho celej organizácie.

Zavedenie nového štábneho útvaru

Ak je objektívny nedostatok pracovníkov, organizácia má jedno rozumné riešenie – doplniť ďalšiu personálnu jednotku. Podľa čl. 8 Zákonníka práce Ruskej federácie je úplne legitímne rozhodnutie. V prípade organizačnej, výrobnej a ekonomickej potreby môže byť personálny rozvrh doplnený o novú pozíciu alebo o ďalšiu personálnu jednotku. Frekvenciu a frekvenciu vykonávania takýchto zmien si určuje zamestnávateľ sám.

Ruská legislatíva neponúka hotový model na zavedenie štábnej jednotky. Odborníci však odporúčajú vykonať tento postup v troch krokoch.

Určenie potreby pridania jednotky do kádra.
Vypracovanie nového popisu práce.
Vypracovanie dokumentu správy adresovaného manažérovi.

Poďme si ohlásené etapy rozobrať podrobnejšie.

Zadanie novej personálnej jednotky: krok 1

Hneď si všimnime, že pri zavádzaní nového štábneho útvaru ide o najťažšiu etapu. Na získanie silných argumentov v prospech doplňovania personálu je potrebné analyzovať štandardy pre vykonávanie špecifických Pracovné povinnosti. A porovnajte tieto údaje s množstvom práce pre novú štábnu jednotku. Potom - komplexný výpočet na základe organizačných a technických podmienok pre výkon práce v konkrétnej organizácii.

Konkrétnejšie, zamestnanec HR bude musieť urobiť nasledovné, aby odôvodnil personálnu pozíciu.

Zhromažďujte všetky štatistické informácie týkajúce sa pozície. Bude zahŕňať personálnu jednotku: funkcie, druhy práce, operácie, mzdové náklady.
Pri výpočte sa uplatňujú výrobné a časové normy určené pre konkrétny druh práce. Ak organizácia nemá vlastné regulačné dokumenty tohto druhu, použijú sa údaje schválené Ministerstvom práce Ruskej federácie.

Po vykonaní výpočtov týkajúcich sa nákladov práce zamestnancov, ktorí už pracujú na tejto pozícii, sa dospelo k záveru, že pracovné zaťaženie (v pracovných hodinách za mesiac) na nich presahuje normu. Z toho vyplýva potreba rozširovania zamestnancov.

Zadanie novej personálnej jednotky: krok 2

Ďalšou fázou vstupu do zamestnaneckej jednotky je vypracovanie nového popisu práce. Na základe už vykonanej kalkulácie mzdových nákladov sa stanovia štandardy práce, ktorú bude plánovaný zamestnanec vykonávať. Na základe ich (pracovného) zoznamu sa vypracuje návrh pracovnej náplne.

Vráťme sa k listu Rostrud č. 4412-6. Z dokumentu vyplýva, že aj keď Zákonník práce Ruskej federácie neobsahuje odkazy na popisy práce, stále odkazujú na dôležitú dokumentáciu organizácie. Tu je potrebné uviesť:

Pracovná kvalifikácia zamestnanca.
Kompletný zoznam jeho povinností.
Zoznam kvalifikačných požiadaviek potrebných na obsadenie pozície.

O tom, ako vypracuje popis práce a aké zmeny v nej vykoná, rozhoduje sám zamestnávateľ.

Zadanie novej personálnej jednotky: krok 3

V určitej štruktúrnej jednotke organizácie sa zvyčajne zavádza nová personálna jednotka, nová pozícia. Preto tretí krok - vedúci tohto oddelenia odovzdá memorandum vedeniu celej spoločnosti. Podstatou dokumentu je zdôvodnenie zavedenia novej pozície či rozšírenia kádra.

Hlavným argumentom tu budú výpočty nákladov práce. Odporúča sa potvrdiť ich nasledujúcimi informáciami:

Priemerné ukazovatele pre zvýšenie rozsahu zodpovedností pre tento typ práce. Ak je tento trend stabilný, potom by bolo vhodné poskytnúť prognózu procesu na 2-3 roky dopredu.
Odhad budúcich nákladov: porovnanie nákladov na zvýšenie miezd existujúcich zamestnancov s nákladmi na zavedenie novej personálnej jednotky.
Analýza toho, ako efektívne sa skutoční pracovníci dokážu vyrovnať s dodatočnými povinnosťami, ktoré nadobudli.
Ciele, funkcie úlohy, ktorú nemôže úplne splniť rovnaký počet pracovníkov.

Zníženie počtu zamestnancov

Zníženie stavu zamestnancov je jedným z problematických bodov v práci personalistu z dôvodu ukončenia pracovných zmlúv z tohto dôvodu. Ale zároveň je to úplne legálny nástroj na optimalizáciu počtu zamestnancov v organizácii.

Redukcia prebieha v niekoľkých fázach:

Vydanie zodpovedajúceho príkazu.
Upozorniť zamestnanca a ponúknuť mu alternatívu.
Oznámenia z ústredia práce a odborov.
Vlastne prepúšťanie robotníkov.

Poďme si posvietiť dôležité body tento proces.

Vydanie redukčného príkazu

O znížení počtu zamestnancov rozhoduje manažér. Vydá aj príslušný príkaz. Jeho forma nie je právne schválená. Príkaz na vykonanie redukčných opatrení však musí obsahovať:

dátum týchto udalostí;
oznamovacie lehoty zamestnancov;
informácie o zmenách personálnej tabuľky.

Proces redukcie

Oznámenie zamestnancov, ktorí boli prepustení - najneskôr 2 mesiace pred prepustením. Dokument sa odovzdá každému z nich proti podpisu. Musí obsahovať zdôvodnenie rozhodnutia a dátum prepustenia. Uvádza tiež pozície, na ktoré môže zamestnanec prejsť, ak si to želá. Podľa Zákonníka práce Ruskej federácie musia byť ponúknuté až do dňa prepustenia.
Ak zamestnanec súhlasí s alternatívou, prevod sa spracuje. Nie - výpoveď podľa čl. 81 (ods. 2 ods. 1) Zákonníka práce.
Oznámenie odborovej organizácii a službe zamestnanosti 2 mesiace pred prepustením. Ak sa predpokladá masívne zníženie - 3 mesiace vopred.

Keď zamestnávateľ stojí pred voľbou medzi viacerými zamestnancami, je dôležité pamätať na nasledovné:

Dokončenie redukcie

Posledné tri etapy:

Vydanie príkazu na prepustenie na tlačive T-3. Základom je príkaz na zníženie stavu zamestnancov.
Príslušný záznam v zošite zamestnanca podľa odseku 2. časť 1 článku 81 Zákonníka práce.
Výpočet splatných platieb: odstupné, ako aj priemerný zárobok počas 2 mesiacov hľadania nového zamestnania. Dodatočná kompenzácia pre tých pracovníkov, ktorí sa rozhodli skončiť bez čakania na koniec 2-mesačného obdobia.

Počet personálnych jednotiek je teda počet zamestnancov zamestnaných na určitej pozícii. Personálny zamestnanec Dôležité je poznať aj základné aspekty zadávania a skracovania týchto jednotiek.

Pracovníci personálneho oddelenia vypracúvajú množstvo dokumentov - najrôznejšie objednávky, dohody so zamestnancami, harmonogramy, miestne predpisy a pod. Jedným z dokumentov, ktorý výrazne ovplyvňuje činnosť inštitúcie, je personálna tabuľka. Je v súlade s ním, že mzdový fond sa plánuje (rozvrh sa odvoláva na dokumenty ustanovujúce mzdový systém), môže sa stať aj dôkazom znižovania počtu či stavu zamestnancov inštitúcie a určite sa bude žiadať v priebehu kontrolnej a dozornej činnosti a v prípade pracovného sporu. Dnes budeme hovoriť o personálnom obsadení.

Povinné personálne obsadenie

V súlade s Pokynom na uplatňovanie a vypĺňanie tlačív prvotnej účtovnej dokumentácie pre účtovanie práce a jej úhradu (ďalej len Pokyn), schváleného uznesením č.1, slúži na formalizáciu štruktúry personálna tabuľka, personálne a personálne úrovne organizácie v súlade s jej stanovami (predpisy o nej). Obsahuje zoznam štrukturálnych jednotiek, názvy pozícií, odbornosti, profesie s uvedením kvalifikácie, informácie o počte personálnych jednotiek.
Hneď si povedzme, že v Zákonníku práce neexistuje pravidlo, ktoré by zamestnávateľa zaväzovalo vypracovať a schváliť personálnu tabuľku, no predsa len je tam zmienka. Najmä podľa čl. 57 Zákonníka práce Ruskej federácie povinnou podmienkou pre zahrnutie do pracovnej zmluvy je okrem iného: pracovná funkcia- práca podľa pozície v súlade s tabuľkou zamestnancov, profesiou, špecializáciou, s uvedením kvalifikácie; konkrétny druh práce zverený zamestnancovi... Ak je v súlade so Zákonníkom práce Ruskej federácie, inými federálnymi zákonmi, poskytovanie kompenzácií a výhod alebo existencia obmedzení spojená s výkonom práce na určitých pozíciách, povolania, odbornosti alebo prítomnosť obmedzení, potom názov týchto pozícií, profesií alebo odborností a kvalifikačné požiadavky musia spĺňať názvy a požiadavky uvedené v kvalifikačných referenčných knihách schválených spôsobom stanoveným vládou Ruskej federácie.
Okrem Zákonníka práce sa personálna tabuľka spomína aj v ďalších predpisov. Najmä bod 91 Metodických pokynov o postupe pri menovaní, vedení dokladov kontroly na mieste poisťovateľov povinného sociálneho poistenia a prijímanie opatrení na základe ich výsledkov, schválených uznesením Federálnej poisťovacej služby Ruskej federácie zo dňa 04.07.2008 N 81, sa stanovuje, že Fond sociálneho poistenia na potvrdenie správnosti výpočet poistného na povinné sociálne poistenie, si vyžiada od zamestnávateľa ustanovujúce a organizačné a administratívne podklady vrátane personálnej tabuľky. FSS ho bude vyžadovať aj pri kontrole správnosti výpočtu poistného na povinné sociálne poistenie pre prípad pracovných úrazov a chorôb z povolania.
Mať personálny stôl je tiež potrebné pre Dôchodkový fond, ktorý pri zhromažďovaní informácií o pracovné skúsenosti poistenci zamestnanci sa odvolávajú na tento dokument, aby stanovili názvy štrukturálnych divízií inštitúcie a zhodu pracovných názvov.
Personálna tabuľka je uvedená aj v Pokynoch na vypĺňanie pracovných zošitov schválených uznesením Ministerstva práce Ruskej federácie zo dňa 10. októbra 2003 N 69. Najmä v odseku 3.1 pokynov sa uvádza, že záznamy o názve pozícia (práca), špecializácia, profesia s uvedením kvalifikácie sa vykonáva ako zvyčajne v súlade s personálnym plánom organizácie.
Na základe vyššie uvedených predpisov je personálny stôl v inštitúcii jednoducho potrebný. Upozorňujeme, že pre niektoré inštitúcie je povinná tabuľka počtu zamestnancov priamo stanovená nariadeniami:
— Rozkaz Ministerstva pre mimoriadne situácie Ruskej federácie z 24. septembra 2008 N 563 schválil pravidlá a termíny prípravy, koordinácie, schvaľovania a evidencie personálnych plánov zamestnancov rozpočtových a štátnych inštitúcií Ministerstva pre mimoriadne situácie. Situácie a civilný personál záchranných vojenských útvarov ministerstva pre mimoriadne situácie;
— Rozkaz Spetsstroy Ruskej federácie z 3. decembra 2010 N 540 vymedzuje postup a podmienky na vypracovanie, preskúmanie, schválenie a registráciu personálnych plánov pre civilný personál vojenských útvarov a organizácií v rámci Spetsstroy, udržiavaných na úkor rozpočtových prostriedkov.

Personálna forma a pravidlá zostavovania

Formulár personálnej tabuľky T-3 je schválený uznesením č. 1. Tento formulár obsahuje 10 stĺpcov a na základe uznesenia Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie zo dňa 24. marca 1999 č. 20 „O schválení postupu pre pomocou jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie,“ možno pridávať nové, ale existujúce nemožno vymazať.
Poznámka: Aj keď tlačivá schválené týmto uznesením platia pre organizácie bez ohľadu na formu vlastníctva, niektoré rozpočtové a vládne inštitúcie ich vypracúvajú vo forme schválenej rezortnými predpismi. Napríklad rozpočtové a štátne inštitúcie Ministerstva pre mimoriadne situácie musia zostaviť personálnu tabuľku v súlade s formulárom prílohy 2 k vyhláške Ministerstva pre mimoriadne situácie Ruskej federácie zo dňa 24. septembra 2008 N 563.
V každom prípade je nepravdepodobné, že sa vyskytnú ťažkosti pri vypĺňaní hlavičky dokumentu, takže prejdime rovno do tabuľkovej časti formulára.
Stĺpce 1 „Názov“ a 2 „Kód“ určujú štrukturálne členenie organizácie. Väčšina organizácií financovaných z rôznych úrovní rozpočtov si spravidla vyberá názvy štrukturálnych divízií nezávisle, pričom sa riadi všeobecne akceptovanými koncepciami. Spravidla sa najprv uvádzajú štrukturálne divízie administratívy (riaditeľstvo, účtovníctvo, personálne oddelenie, organizačno-právne oddelenie atď.), potom výrobné divízie a nakoniec servisné a pomocné divízie (administratívne oddelenie, opravárenské služby atď.). . Každému oddeleniu je priradený kód, ktorý pomôže určiť miesto tohto oddelenia alebo skupiny v celkovej štruktúre organizácie (zadáva sa v stĺpci 2).
V stĺpci 3 „Pozícia (špecializácia, povolanie), hodnosť, trieda (kategória) kvalifikácie“ musíte zadať názov pozície (špecializácia, povolanie). Poznamenávame, že na základe čl. 57 Zákonníka práce Ruskej federácie, ak je výkon práce v určitých pozíciách, profesiách, špecializáciách spojený s poskytovaním kompenzácií a výhod alebo s prítomnosťou obmedzení, potom názvy týchto pozícií, profesií alebo špecialít a kvalifikácia požiadavky na ne musia zodpovedať názvom a požiadavkám uvedeným v kvalifikačných referenčných knihách. Najmä v súčasnosti stále používajú celoruský klasifikátor pracovníkov, zamestnaneckých pozícií a tarifných tried OK 016-94 a Zoznam výroby, obchodov, povolaní a pozícií, schválený uznesením Štátneho výboru práce ZSSR. a Prezídia celozväzovej ústrednej rady odborov zo dňa 25.10.1974 N 298/P-22, zamestnanie, v ktorom vzniká nárok na starobný dôchodok za zvýhodnených podmienok.

Pre tvoju informáciu. Ak napríklad personálny stôl zabezpečuje pozíciu „vodiča“ a zamestnanec vykonáva funkcie dopravného dispečera, stráca nárok na starobný dôchodok za zvýhodnených podmienok.

Okrem toho by sa mali brať do úvahy aj iné predpisy obsahujúce pravidlá na stanovenie názvov pozícií, špecializácií a profesií. Napríklad na základe vyhlášky Ministerstva zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruskej federácie zo dňa 28.03.2012 N 278n možno názov funkcie vedúceho (manažéra) plazmového centra doplniť o titul lekárske miesto „transfuziológ“ s prihliadnutím na profil stavebnej jednotky a odbornosť ustanovenú nomenklatúrou odborov špecialistov s vyšším a nadstavbovým lekárskym a farmaceutickým vzdelaním v zdravotníctve.
Pri zostavovaní a schvaľovaní personálnej tabuľky orgánu samosprávy, aparátu volebnej komisie obce mali by ste použiť názvy miest v komunálnych službách, ktoré sú uvedené v registri miest v komunálnych službách v zakladajúcom subjekte Ruskej federácie (článok 3 článku 6 federálneho zákona z 2. marca 2007 N 25-FZ „O komunálnej službe v Ruská federácia“).

Poznámka! Ak je potrebné, aby inštitúcia prijala zamestnanca na určitý čas, jeho pozícia je tiež pevne stanovená v tabuľke zamestnancov. Ak to chcete urobiť, musíte vykonať zmeny v aktuálnej tabuľke zamestnancov a uviesť informácie o období, na ktoré sa pozícia zavádza, v stĺpci 10 „Poznámka“ formulára T-3.

Postupnosť vypĺňania stĺpca 3 pre každú štrukturálnu jednotku je individuálna, berúc do úvahy špecifiká konkrétnej organizácie. Domnievame sa však, že je vhodnejšie vyplniť ho v hierarchickom poradí: vedúci štrukturálnej jednotky, zástupcovia, hlavní odborníci, vedúci špecialisti atď.
Počet jednotiek zamestnancov podľa pozície, profesie alebo špecializácie je uvedený v stĺpci 4. Tento stĺpec môže obsahovať celé čísla - 1 (pre zamestnancov na plný úväzok), ako aj čísla na čiastočný úväzok - 0,25, 0,5 atď. (pre brigádnikov). Odporúčame, aby tento stĺpec odrážal nielen existujúce pozície, ale aj voľné pozície, keďže nových zamestnancov je možné prijímať len na otvorené pozície uvedené v tabuľke obsadenia.
Pripomeňme, že počet personálnych pozícií v organizáciách financovaných z rôznych úrovní rozpočtov určujú organizácie vyššieho stupňa. Takže personálne štandardy:
- personál ústavov na výkon trestu odňatia slobody (okrem väzníc) a ústavov na výkon trestu odňatia slobody s osobitnými podmienkami ekonomická aktivita ako percento z priemerného ročného počtu tam zadržiavaných odsúdených - schválené nariadením vlády Ruskej federácie z 12. augusta 1994 N 922;
- vládni zamestnanci a mestské inštitúcie kultúrny a oddychový typ a knižnice - schválené vyhláškou Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 1. septembra 2011 N 906;
- zdravotnícky a ostatný personál anesteziologicko-resuscitačného tímu, oddelenia anestéziológie a resuscitácie zdravotníckej organizácie - sú uvedené v prílohách č. 2 a 5 Postupu pri poskytovaní anestéziologicko-resuscitačnej starostlivosti dospelej populácii schváleného vyhláškou ministerstva zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruskej federácie zo dňa 13. apríla 2011 N 315n;
- psychoneurologická ambulancia (dispenzárne oddelenie psychiatrickej liečebne), ordinácia miestneho psychiatra, kancelária aktívneho dispenzárneho pozorovania a ambulantnej povinnej liečby - schválená vyhláškou Ministerstva zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruskej federácie zo 17. mája, 2012 N 566n.
Niektoré oddelenia schvaľujú metódy na výpočet počtu zamestnancov. Urobil tak napríklad Federálny archív, ktorý nariadením zo 14. januára 2004 č. 9 schválil zodpovedajúcu metodiku pre štátne archívne inštitúcie.
Niektoré inštitúcie sa pri určovaní názvov pozícií aj ich počtu musia riadiť štandardnými harmonogramami obsadenia zamestnancov schválenými rezortnými predpismi. Najmä dodatkom 2 k rozkazu Federálnej väzenskej služby Ruskej federácie zo dňa 23. januára 2012 N 24 bol schválený štandardný harmonogram personálneho obsadenia trestnoprávnej nápravnej inšpekcie (udržiavaný na úkor odhadu trestného systému), v r. v súlade s ktorým musia územné orgány Federálnej väzenskej služby priniesť rozpisy zamestnancov podriadených trestných nápravných inšpekcií.
V stĺpci 5 „Tarifná sadzba (plat) atď.“ mesačná mzda sa uvádza v rubľoch podľa tarifnej sadzby (platu), tarifného plánu, percenta z príjmu, podielu alebo percenta zisku, koeficientu účasti na práci (KTU), distribučného koeficientu atď., v závislosti od systému odmeňovania prijatého v r. organizácia v súlade s platnou legislatívou Ruskej federácie, kolektívnymi zmluvami, pracovnými zmluvami, dohodami a miestnymi predpismi organizácie (oddiel 1 usmernení).
Najčastejšou chybou pri vypĺňaní tohto stĺpca je stanovenie platového rozpätia, teda rozdielne platy pre zamestnancov rovnakej kvalifikácie. To je nesprávne: každá pozícia by mala mať iba jeden plat. Jedinou výnimkou je situácia, keď sú pozície v rôznych štrukturálnych členeniach. Stanovenie vyššieho platu pre jedného zo zamestnancov je možné dosiahnuť stanovením prémií alebo iných príplatkov (list Rostrud zo dňa 27.4.2011 N 1111-6-1).
Pripomeňme, že pri stanovovaní výšky odmeny treba brať do úvahy regulačné a rezortné akty. Napríklad platy pre profesie robotníkov a služobné platy na pozíciách zamestnancov územných orgánov a podriadených organizácií štátnej kuriérskej služby ustanovuje vyhláška Štátnej fiškálnej služby Ruskej federácie zo dňa 29. augusta 2008 N 262.
V stĺpcoch 6-8 sú uvedené príspevky, stimuly a kompenzačné platby: dodatočné platby a príspevky kompenzačného charakteru, prémie a iné stimulačné platby. To znamená, že ak zamestnanci vykonávajú prácu v rizikových pracovných podmienkach, jeden z týchto stĺpcov musí mať názov „Príspevok za prácu v rizikových pracovných podmienkach“ a nižšie uvádza konkrétnu výšku tohto príspevku.

Pre tvoju informáciu. Na základe nariadenia vlády Ruskej federácie z 20. novembra 2008 N 870 „o ustanovení skráteného pracovného času, každoročnej dodatočnej platenej dovolenky, zvýšenia miezd pre pracovníkov vykonávajúcich ťažkú prácu, prácu so škodlivým a (alebo) nebezpečným a iné osobitné pracovné podmienky“ osobám, ktoré vykonávajú prácu v takýchto podmienkach na základe výsledkov certifikácie pracoviska, sa zaručuje zvýšenie mzdy najmenej o 4 % z tarifnej sadzby (platu) ustanovenej pre rôzne druhy pracovať v bežných pracovných podmienkach.

Príspevky v tabuľke obsadenia môžu byť stanovené v rubľoch, percentách alebo koeficientoch. Ak sa jeho veľkosť zmení, môžete do príslušných stĺpcov vložiť pomlčky a v stĺpci 10 „Poznámka“ vytvoriť prepojenie na dokument, ktorým sa táto zmena riadi. Napríklad percentuálny bonus pre pracovníkov na Ďalekom severe sa líši v závislosti od dĺžky ich „severnej“ pracovnej skúsenosti. Preto pri vypĺňaní personálnej tabuľky môžete do stĺpca „Dodatočné platby“ vložiť pomlčku (ak neexistujú žiadne ďalšie príspevky) a v stĺpci 10 môžete uviesť odkaz na príslušný regulačný právny akt, ktorý upravuje zriaďovanie percentuálne zvýšenie miezd pre zamestnancov Ďalekého severu. To vám umožní nemeniť rozvrh zamestnancov pri každej zmene.
V stĺpci 9 sa uvádza výška oficiálneho platu a príplatkov pre každú pozíciu. A stĺpec 10 „Poznámka“ zostane vo väčšine prípadov prázdny, ale existujú prípady, keď ho bude potrebné vyplniť. Týka sa to pracovníkov, ktorí nemajú fixnú mzdu ako takú – kusoví robotníci, brigádnici na čas a pod.
Ako správne uviesť výšku hodinovej mzdy zamestnanca v tabuľke zamestnancov? Podmienka jeho veľkosti je uvedená v stĺpci 5 „S tarifnou sadzbou (platom) atď.“, ktorý vyjadruje hodinovú sadzbu (___ rub./hod.). Zároveň je v stĺpci s poznámkou uvedené: „Časový mzdový systém“ a v stĺpci „Celkom za mesiac, rub“. mali by ste uviesť číslo, ktoré sa získa vynásobením sadzby stanovenej zamestnávateľom (___ rub./hod.) priemerným mesačným počtom pracovných hodín.
Ak má zamestnanec mzdu za prácu, predpokladáme, že v stĺpci 5 „Tarifná sadzba (plat) atď. musíte dať pomlčku a v stĺpci 10 „Poznámky“ uveďte „ Platba za kus mzda / mzda za kusové odmeny" (v závislosti od toho, v akej mzdovej schéme zamestnanec pracuje) a uveďte odkaz na interný dokument upravujúci výšku mzdy (napríklad predpis o mzde alebo predpis o mzdách a materiálnych stimuloch) .
V spodnej časti tabuľky je riadok „Celkom“. Vypĺňa sa podľa stĺpca 4 „Počet personálnych jednotiek“ a stĺpca 9 „Celkom za mesiac, rub. Celkový počet personálnych jednotiek musí byť uvedený v hornej časti tabuľky s počtom zamestnancov v riadku „Počet zamestnancov“. Súčet v stĺpci 9 je mzdový fond v organizácii a môže sa meniť smerom nahor (v prípade práce cez víkend alebo nadčas) alebo nadol (keď sú zamestnanci na nemocenskej dovolenke, na dovolenke na vlastné náklady a pod.).
Pracovný stôl môže pozostávať z niekoľkých listov. Osoby, ktoré ho podpisujú, sa podpisujú len na poslednom hárku v príslušnom riadku. Ak je potrebné podpísať každý list, formulár je doplnený riadkami na podpis. Tento postup je možné uplatniť aj v prípade podpísania personálnej tabuľky pobočky pred jej schválením oddelene od materskej organizácie.

Postup pri schvaľovaní a vykonávaní zmien personálnej tabuľky

Autor: všeobecné pravidlo Personálny stôl schvaľuje príkaz (pokyn) podpísaný vedúcim organizácie alebo ním poverenou osobou. Toto je uvedené v pokynoch. Údaje o objednávke - dátum a číslo - sa zapisujú do hlavičky dokumentu do riadkov špeciálne určených na tento účel. Upozorňujeme, že predpisy môžu ustanoviť osobitný postup pri schvaľovaní personálnej tabuľky. Na základe bodu 10 Postupu pri schvaľovaní harmonogramov obsadenia zamestnancov rozpočtových a vládnych inštitúcií a civilného personálu záchranných vojenských jednotiek Ministerstva pre mimoriadne situácie Ruskej federácie sa teda vypracované harmonogramy zamestnancov predkladajú na schválenie a registráciu. :
- štátne inštitúcie (s výnimkou štátnych inštitúcií ústrednej podriadenosti, územných odborov Štátneho hasičského zboru ministerstva pre mimoriadne situácie a Štátnej inšpekcie malých plavidiel ministerstva pre mimoriadne situácie) - vedúcich krajských stredísk pre veci civilnej obrany , núdzové situácie a likvidácia následkov prírodné katastrofy;
- vládne inštitúcie ústrednej podriadenosti - zodpovedajúcemu námestníkovi ministra Ruskej federácie pre civilnú obranu, mimoriadne situácie a odstraňovanie následkov katastrof, podľa podriadenosti prostredníctvom organizačného a mobilizačného odboru ministerstva pre mimoriadne situácie;
- územné odbory Štátnej požiarnej služby ministerstva pre mimoriadne situácie a Štátna inšpekcia malých plavidiel ministerstva pre mimoriadne situácie - vedúci hlavných oddelení ministerstva pre mimoriadne situácie v zakladajúcich subjektoch Ruskej federácie.
Okrem toho, ak sa zistí, že v tabuľkách zamestnancov predložených na schválenie a registráciu sú zavedené pozície a profesie, ktoré nie sú uvedené v zozname zamestnancov alebo personálnych štandardoch, sú nesprávne stanovené oficiálne platy (tarifné sadzby) alebo sa zistia iné nedostatky, registrácia personálnych tabuliek sa vykonáva až po odstránení týchto porušení (s. 22 Postup pri schvaľovaní harmonogramov obsadzovania zamestnancov rozpočtových a vládnych inštitúcií a civilného personálu záchranných vojenských jednotiek Ministerstva pre mimoriadne situácie Ruskej federácie).
Upozorňujeme, že registrácia personálnych tabuliek sa vykonáva tak, že sa na ne v pravom hornom rohu umiestnia informácie o čísle, pod ktorým je tento rozvrh zaregistrovaný v registri zamestnancov, počte registrovaných pozícií a mzdovom fonde. Po registrácii a zápise do evidencie zamestnancov sa zaevidované rozvrhy (prvé kópie) vracajú podľa ich vlastníctva.
Čo sa týka zmien v personálnej tabuľke, tie sa vykonávajú aj na príkaz (pokyn) vedúceho organizácie alebo ním poverenej osoby. Pri vykonávaní zmien môže vzniknúť otázka: je potrebné ich koordinovať s odborovým orgánom? Poďme na to. Na základe čl. 8 Zákonníka práce Ruskej federácie môžu zamestnávatelia prijať miestne predpisy obsahujúce normy pracovné právo, v rámci svojej pôsobnosti v súlade s pracovnoprávnymi predpismi. V určitých prípadoch ustanovených Zákonníkom práce, inými federálnymi zákonmi a inými regulačnými právnymi aktmi Ruskej federácie, kolektívnymi zmluvami, dohodami však zamestnávateľ pri prijímaní miestnych predpisov musí brať do úvahy stanovisko zastupiteľského orgánu zamestnancov ( ak existuje).
Pracovná tabuľka je miestny regulačný akt, ktorý odráža nielen štrukturálne jednotky, názvy pozícií, odbornosti, profesie s uvedením kvalifikácie, informácie o počte zamestnancov, ale aj výšku platov (tarifné sadzby), príplatky a príspevky. A na základe čl. 135 Zákonníka práce Ruskej federácie sú systémy odmeňovania vrátane výšky tarifných sadzieb, platov (oficiálnych platov), príplatkov a príspevkov okrem iného ustanovené miestnymi predpismi. Keďže tabuľka zamestnancov odráža hlavné ustanovenia kolektívnej zmluvy uzatvorenej v súlade so stanoveným postupom alebo mzdovými predpismi, prijatej s prihliadnutím na stanovisko zastupiteľského orgánu pracovníkov, pri schvaľovaní tabuľky zamestnancov nie je potrebné brať do úvahy stanovisko odborového zväzu.
Ak však kolektívna zmluva alebo dohody stanovujú prijatie miestnych predpisov po dohode so zastupiteľským zborom pracovníkov, potom je koordinácia personálneho stola s odborovou organizáciou povinná (časť 3 článku 8 Zákonníka práce Ruskej federácie ).
Po schválení personálnych tabuliek pre niektoré inštitúcie vznikla potreba ich evidencie. Registrácia je ukončená označením v pravom hornom rohu titulná strana nápisy o čísle, pod ktorým je táto tabuľka zamestnancov evidovaná v evidencii zamestnancov, o personálnej úrovni evidovaných miest a mzdovom fonde (tarifné sadzby).
Je potrebné dať pečiatku inštitúcie na formulár T-3? Nie, jednotný formulár nepočíta s nalepením pečiatky na schválený personálny stôl.

Personálne obsadenie pobočiek

Začnime tým, že pobočka nie je právnická osoba, a teda nebude zamestnávateľom pre pracujúcich. Keďže pobočky, rovnako ako odbory, sektory či iné divízie, sú štrukturálnymi časťami inštitúcie, zostavovanie personálnej tabuľky po častiach (zvlášť pre pozície materskej organizácie a pobočiek) je nesprávne, pretože tabuľka personálneho obsadenia formalizuje štruktúru celej inštitúcie. Organizácia.
Manažéri pobočiek však môžu mať stále právo schváliť personálnu tabuľku pobočiek a potom budú mať svoj vlastný rozvrh. Ak je takéto právo udelené, v stĺpci „Názov organizácie“ je potrebné uviesť názov nie pobočky, ale názov materskej organizácie v súlade so zákonnými dokumentmi. Názov pobočky bude uvedený v stĺpci „Štrukturálne členenie“, čo v podstate aj je. A v miestnych predpisoch sa odporúča predpísať postup prenosu informácií (napríklad prenosom overenej kópie personálnej tabuľky pobočky alebo výpisu z nej do materskej organizácie).

Čas použiteľnosti

Lehoty uchovávania dokumentov vytvorených v procese činnosti vládne agentúry, orgány územnej samosprávy a iné organizácie ustanovuje Zoznam štandardných riadiacich archívnych dokumentov schválený výnosom Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 25. augusta 2010 N 558. V odseku 71 písm. a) uvedeného zoznamu sa ustanovuje, že personálne plány organizácie a ich zmeny sú neustále uložené na mieste vývoja a afirmácií.
Inštitúcie niekedy vypracúvajú návrhy personálnych plánov pre štrukturálne členenia, ktoré sú následne zostavené do jednej personálnej tabuľky inštitúcie. Aj takéto projekty je potrebné uchovávať, ale len päť rokov (bod 72 Zoznamu štandardných archívnych dokumentov manažmentu).
Okrem vypracovania projektov je možné viesť korešpondenciu o zaradení konkrétnej pozície do štruktúry oddelenia a pod. Doba uchovávania takejto korešpondencie je ešte kratšia a je tri roky - bod 73 Zoznamu štandardného manažmentu archívne dokumenty.