Toată documentația principală este confirmarea activitati financiare companiilor. Aceste documente contabile vor fi solicitate în primul rând de autoritățile de reglementare în timpul inspecției. Prin urmare, se impun cerințe sporite privind întreținerea și depozitarea unor astfel de hârtie.

Documentația primară, sau așa cum o numesc virtuozii contabili, documentația primară, este dovada afacerilor financiare ale companiei. Mai mult, având forță juridică, aceste documente fie pot ajuta compania în probleme controversate, fie o pot împiedica. Aceste documente sunt: ​​acord, factura, documente de plată, bon de livrare, factura, bon de vanzare si altele.

Formele documentelor primare sunt unificate. Dacă este necesar, în formular se adaugă linii suplimentare, dar în același timp menținându-le pe cele principale. Acest lucru este indicat în Reglementările privind contabilitatea și contabilitatea în Federația Rusă (Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 29 iulie 1998 nr. 34 n (modificat la 26 martie 2007 nr. 26 n). Excepția sunt formularele pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar (Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 24 martie 1999 nr. 20).

Toate modificările și completările aduse formularului standard sunt aprobate prin ordin al șefului companiei.

Organizația dezvoltă în mod independent forme de documente primare, dacă sunt în catalog forme unificate Formularul solicitat lipsește. Condiție obligatorie: astfel de formulare trebuie să conțină detaliile necesare.

1. Care este numele documentului?
2. Când este compilat.
3. Informații despre organizația care alcătuiește documentul.
4. Indicați ce include o anumită tranzacție comercială pentru acest document, costul tranzacției (monetar sau în natură).
5. Lista persoanelor responsabile cu întocmirea documentului cu semnătură obligatorie.

Detaliile de mai sus sunt menționate în Legea federală „On contabilitate».

Toate documente sursă trebuie depus la departamentul de contabilitate în timp util. Respectarea cronologiei de introducere a informațiilor este una dintre principalele condiții pentru o contabilitate corectă.

Pentru o contabilitate convenabilă, toate înregistrările primare sunt clasificate în grupuri - tabel:

Și o altă invenție de succes a serviciului de contabilitate este programul fluxului de documente. Vă rugăm să rețineți: forma graficului trebuie să fie reflectată în politicile contabile ale organizației.

Programul fluxului de documente

Rândurile și coloanele corespunzătoare reflectă datele privind mișcările documentelor de raportare. Un mare plus al acestui program este că toate documentele emise sunt sub control. Principalul lucru este să nu uitați să faceți înregistrările corespunzătoare.

Completați conform regulilor

Să începem cu faptul că datele primare transmise la departamentul de contabilitate trebuie verificate. Ce trebuie verificat:

1. Cantitatea de umplere (se completează toate liniile și secțiunile necesare).
2. Corectitudinea completării (datele introduse trebuie să corespundă locului de intrare, contradicțiile în date sunt inacceptabile).
3. Fiabilitatea informațiilor (verificarea operațiunilor matematice, reconcilierea cu documentele însoțitoare).

Documentul verificat trebuie înscris în registrele contabile.

Sfat: pentru a evita eroarea de a reflecta în mod repetat un document în contabilitate, ar trebui să faceți următoarele. Reversul formularului indică data și numărul de înregistrare în registru.

Cum se completează documentele contabile primare în 2017

• Toate înregistrările efectuate în documentele contabile primare trebuie să aibă o durată lungă de valabilitate.
• Utilizare acceptabilă documente pe hârtie alături de cele electronice, neapărat semnate cu semnătură digitală (Legea Federală 402-FZ din 6 decembrie 2011).
• Utilizarea sigiliului este obligatorie pe acele documente în care este prevăzut spațiu pentru acesta.

Din 04.07.2015 au primit dreptul de a lucra fara sigiliu rotund societățile pe acțiuni si societati cu raspundere limitata (Legea federala 82-FZ din 04.06.2015). Verificați ce este scris în Cartă cu privire la utilizarea sigiliului. Dacă societatea continuă să folosească sigiliul, atunci nu sunt necesare modificări ale Carta. Termenul limită pentru efectuarea unor astfel de modificări ale Statutului companiei nu este specificat de lege. Dar nu ar trebui să amânați modificările pentru a nu introduce multe contradicții în documentele financiare.

• Comparația indicatorilor monetari și naturali. Nu este necesar să le indicați pe ambele deodată, unul este suficient (Legea federală 402-FZ). Se întâmplă că este mai convenabil să indicați orice indicator (de exemplu, atunci când mutați materiale în cadrul unei companii, se folosește un indicator natural). În certificatul de acceptare a serviciului, este mai convenabil să indicați doar informații despre costuri, dar pentru a evita neînțelegerile, tipurile de servicii sunt enumerate suplimentar.
• Semnătura persoanei responsabile. Legea Federației Ruse nu spune nimic despre semnăturile prin fax de pe documentele primare. Scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Federației Ruse nr. 3–1.11.469 din 23 septembrie 2008 are în vedere poziția serviciului fiscal cu privire la faxurile pe documente.
• Moneda în care este întocmit documentul. Unitatea monetară principală este rubla. Chiar și atunci când termenii contractului vorbesc de unități convenționale. Deoarece toate tranzacțiile în contabilitate sunt evaluate în ruble (Legea federală 402-FZ din 6 decembrie 2011). Nimeni nu interzice adăugarea de coloane suplimentare care indică sume în valută, dar trebuie să fie prezentă o coloană care indică suma în ruble. În caz contrar, există riscul deducerii cheltuielilor și deducerii TVA.

Lista documentelor primare

Acord

Conceptul de „acord” este reglementat de art. 420 Cod civil al Federației Ruse. Un contract este un acord privind apariția (modificarea) sau încetarea drepturilor și obligațiilor între părți. Fiecare parte este obligată să citească cu atenție termenii acordului. La acord, se aplică semnătura și sigiliul fiecărei părți. Contractul ca document primar are putere juridică deplină, fiecare parte trebuie să aibă un exemplar semnat. Toate punctele prevăzute în conținut trebuie să fie îndeplinite de către părțile la acord în conformitate cu obligațiile lor. Litigiile sunt soluționate fie pe cale pașnică, fie prin proceduri judiciare.

Și un moment. Nu pentru toate situațiile, încheierea unui acord reprezintă recunoașterea drepturilor și obligațiilor reciproce. O chitanță primită la achiziționarea unui produs sau serviciu este recunoscută ca același contract.

Verifica

O factură pentru plata primită de la vânzătorul unui produs sau serviciu este considerată un document contabil primar. În baza sumei indicate în factură, cumpărătorul efectuează plata. ÎN documente de plată un link dezirabil către acest document (de exemplu, plata conține sintagma „plată pe factura nr. 35/7 din 31 ianuarie 2017”). Pot exista situații în care va fi dificil să dovedești că plata a fost făcută special pentru o anumită factură.

Pentru cumpărătorul unui produs (serviciu), factura depusă este un fel de garanție că vânzătorul nu va modifica prețul fix într-o perioadă specificată (1–5 zile). Perioada de valabilitate a facturii pentru plata este specificata de vanzator. Cumpărătorul efectuează plata în termenul specificat.

O factură pentru plată

Dacă plata nu este posibilă din mai multe motive (de exemplu, probleme cu rețeaua de calculatoare contabile, probleme financiare), atunci este recomandabil să anunțați vânzătorul cu privire la situația actuală, de preferință în avans. Este posibil ca data facturii să fie modificată, dar condițiile de cumpărare vor rămâne aceleași.

Documente de plată

Acest tip de documente contabile includ: cecuri de plată (mărfuri, numerar), ordine de plată, cerințe de plată.

Atunci când achiziționați bunuri (servicii) pentru numerar din casa de marcat a organizației, trebuie neapărat să păstrați chitanța de numerar și să o transferați la departamentul de contabilitate.

Bon fiscal

Dacă chitanța nu indică ce plată se face în numerar, atunci la chitanța casei de marcat trebuie atașată o chitanță de vânzare. Conține un inventar al bunurilor (serviciilor) achiziționate, indicând în ce cantitate și la ce preț s-a efectuat plata. Bonul de vânzare se aplică cu sigiliul vânzătorului și semnătura persoanei responsabile cu vânzarea mărfurilor (serviciilor).

O chitanță de vânzare fără chitanță de casă este recunoscută ca document principal, deoarece un antreprenor individual are dreptul de a lucra fără o casă de marcat (cu condiție prealabilă emiterea bonului de vânzare).

Bon de vânzare eliberat de un antreprenor individual fără utilizarea casei de marcat

Acest lucru este specificat în Legea 54-FZ a Federației Ruse „Cu privire la utilizarea echipamentelor de marcat la efectuarea plăților în numerar și a plăților cu carduri de plată” (relevant în 2017).

Când plătiți pentru un produs (serviciu) între entitati legale Prin contul curent se emite o scrisoare de trăsură.

Lista de ambalare

Fiecare parte se întocmește conform eșantionului (sunt necesare semnăturile persoanelor responsabile și sigiliul). Sume de bani indicate pe bonul de livrare și pe factură trebuie să se potrivească. În unele cazuri, este convenabil să se utilizeze o semnătură de facsimil, acest fapt ar trebui să fie cu siguranță menționat în contractul de furnizare de bunuri (servicii).

La plata unei facturi pentru un produs (serviciu) printr-un cont curent, se emite un ordin de plata.

Ordin de plata

Acesta este un formular de document unificat, cel mai adesea completat pe tehnologie informatică. Plata pregătită pentru plată poate fi depusă la bancă pe hârtie, sau folosind programul bancar special „Clint-Bank” (care este mult mai rapid). Înainte de a trimite, trebuie să verificați toate detaliile destinatarului plății pentru a evita neînțelegerile, mai ales dacă lucrați cu o contraparte pentru prima dată. Completați cu atenție informațiile despre ceea ce plătiți. Ar fi util descriere detaliata, cu indicarea obligatorie a detaliilor contului (data, numar).

O cerere de plată este un document primar în care creditorul cere ca debitorul să ramburseze datoria prin intermediul băncii.

Cerere de plata

Există o cerință fără acceptare: în acest caz, banii sunt debitați automat din contul debitorului. O cerere de acceptare presupune prezența acceptării de către debitor. Cu toate acestea, acordul poate prevedea condițiile de returnare a creanței rezultate în acest caz, restituirea datoriei prin bancă se efectuează fără acceptare.

Formularul de factura este folosit in cazurile in care se inregistreaza TVA.

Factura fiscala

Sunt pregătite pentru facturi și acte. Plata unui avans conform unui contract este, de asemenea, un motiv pentru emiterea unei facturi. TVA-ul se deduce pe baza facturilor și a facturilor. Ar fi de menționat că toți plătitorii de TVA sunt obligați să emită facturi. Este mult mai convenabil să completați formularele folosind programe automate.

Făcând schimbări

Este strict interzisă modificarea numerarului și a documentelor bancare (articolul 9 din Legea federală a Federației Ruse „Cu privire la contabilitate”).

Modificările la alte documente primare sunt permise, dar cu condiția ca toți participanții la tranzacția comercială să cunoască modificările aduse. Conștientizarea modificărilor în rândul participanților este confirmată de semnăturile acestora care indică data modificărilor.

Corectarea se face după cum urmează: intrarea incorectă în document este tăiată cu grijă cu o linie subțire. În același timp, ceea ce este tăiat este clar lizibil. Se face deasupra corecției sau alături varianta corectaînregistrări. Lângă linia tăiată sau acolo unde există suficient spațiu liber, este scrisă inscripția „Believe the Corrected”. Trebuie indicat numele complet. persoana care a făcut modificările, data și semnătura.

Câți ani trebuie păstrate documentele contabile?

Depozitare

Locul optim pentru depozitarea materialelor primare este în arhivă. Este important să pregătiți corect documentele pentru depunerea în arhivă:

• Sortarea în ordine cronologică.
• Echipamente după tip.
• Legarea și clasarea documentelor în mape.
• Întocmirea certificatului de însoțire.

Este important să se asigure siguranța registrelor contabile împotriva corecțiilor neautorizate. Corectarea erorilor se poate face numai în mod oficial, cu semnătura persoanei care a efectuat modificarea. Pentru informarea dumneavoastră, în registre se acumulează informații despre documentele primare acceptate în contabilitate.

Există și un secret comercial aici: conținutul registrelor este doar atât. Dezvăluirea informațiilor despre conținut este pedepsită de legea rusă.

Durata de stocare

Legea federală a Federației Ruse „Cu privire la contabilitate” (articolul 17), precum și legislația de arhivă (Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558) prevede perioada de păstrare a documentelor companiei. Pentru documentele contabile primare, această perioadă este de cel puțin 5 ani.

Perioada de păstrare începe să conteze de la 1 ianuarie a anului următor celui în care documentul a fost plasat în arhivă.

Dacă o organizație încalcă perioada de depozitare a materialelor primare, atunci autoritățile de inspecție au dreptul de a impune sancțiuni (articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse). Amenda variază de la 10 mii la 40 mii de ruble, în funcție de gradul de încălcare.

Apropo, relevant pentru verificare autoritățile fiscale Vor fi doar documente de acum trei ani. În absența unui raport primar al unei perioade mai vechi, inspectorii nu au dreptul la amendă conform articolului 120 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Serviciul de contabilitate al companiei este obligat nu doar să țină evidența corespunzătoare a documentelor primare, ci și să asigure siguranța acestora. Numai în acest caz pretențiile autorităților fiscale se vor dovedi a fi nefondate.

Fluxul de documente în organizații este o parte integrantă a proceselor de afaceri. Documentele contabile sunt concepute pentru a înregistra în scris toate evenimentele care au loc la întreprinderi care afectează problemele de lucru.

Esența și sensul documentelor contabile

Cerințele legislative, în special prevederile Legii contabilității, fac obligatorie documentarea tuturor evenimentelor din sfera economică. Documentele contabile sunt folosite pentru a confirma finalizarea oricăror tranzacții și servesc drept dovezi scrise ale proceselor în curs.

Un document contabil este o formă în care evenimentele curente, evaluarea acestora și alte criterii care disting o tranzacție comercială pot fi înregistrate.

După tipul financiar documente contabile iar scopul lor poate fi clasificat după cum urmează:

1. Administrativ. Pe baza acestora, tranzacțiile comerciale nu sunt înregistrate. Aceste documente acționează ca instrucțiuni pentru efectuarea anumitor acțiuni. Acest grup include comenzi și instrucțiuni de la conducere.
2. Exculpator - confirma finalizarea tranzacțiilor efective în activitățile curente ale companiei. Ele stau la baza realizării înregistrărilor, de exemplu, acte de acceptare și transfer de valori, facturi pentru anulare, mișcare internă. Adesea prezența lor trebuie confirmată prin documente administrative.
3. Documentele contabile sunt concepute pentru a simplifica procedura contabilă. Sunt diverse declarații, certificate contabile care explică procedura de efectuare a acțiunilor și oportunitatea acestora.
4. Documentele combinate poartă în același timp caracteristicile documentelor administrative și a celor cu titlu justificativ. Ele servesc ca bază pentru apariția unei tranzacții comerciale și, de asemenea, conțin o indicație a finalizării acesteia. În acest caz, ca exemplu, putem lua în considerare documentele de numerar (comandă de numerar de cheltuieli).

Ce se aplică documentelor contabile

Documentele care reglementează contabilitatea se formează după ordinea în care au fost întocmite, adică sunt împărțite în primare și consolidate. Baza pentru efectuarea înregistrărilor contabile sunt documentele contabile primare. Acestea pot fi generate direct la întreprindere sau pot fi primite din exterior - de la furnizori, cumpărători și alte contrapărți. Principalele documente contabile aferente celor primare sunt facturile, plata, numerarul, banca si alte documente. Rapoartele de sinteză sunt întocmite pe baza datelor primare și conțin informații generalizate.

După conținutul lor, ele pot prelua valori materiale și bănești. Partea materială reflectă prezența și mișcarea mărfurilor și a altor obiecte de valoare. De exemplu, actele de acceptare și transfer, facturile pentru eliberarea mărfurilor oferă o idee exactă a tipurilor și cantităților de proprietate mutate. De asemenea, se oferă o estimare a costurilor operațiunii efectuate.

Unele lucrări se referă exclusiv la cele de decontare. Este despre despre borderouri de plată, comenzi de numerar, extrase de cont. Informațiile pe care le transportă sunt exclusiv de natură financiară - statutul decontărilor cu contractanții, salariile angajaților.

Până de curând, a rămas cerința privind utilizarea obligatorie a formularelor unificate în contabilitate. Intrarea în vigoare a Legii nr. 402-FZ privind contabilitatea face posibilă conducerea organizațiilor să elaboreze în mod independent forme de documente primare. Dar, în același timp, rămân unele cerințe pentru prezența detaliilor obligatorii. Adică, în contabilitatea primară, singurul document contabil valabil este un formular care reflectă următoarele informații:

• denumirea și data întocmirii formularului;
• detalii despre entitate comercială;
• conținutul operațiunii și caracteristicile acesteia în termeni monetari și cantitativi;
• semnăturile persoanelor responsabile.

La ce sunt folosite documentele contabile?

Pentru organizații și chiar antreprenori, importanța documentelor contabile este mare. Ele nu servesc doar ca confirmare a faptului împlinit activitate economică, dar ajută și la determinarea curentului starea financiara companiilor. Pe baza lor, subiecții efectuează calcule fiscale, reducând în același timp baza de impozitare este posibilă numai dacă există documente corect întocmite din punct de vedere al legislaţiei.

Absența documentelor primare necesare, certificatelor, declarațiilor poate crea ulterior multe probleme organizației, cauzând întrebări suplimentare de la autoritățile de reglementare. Adesea, acest fapt servește drept bază pentru recalcularea bazei de impozitare.

Ce documente contabile ar trebui să aibă un SRL pentru a asigura funcționarea continuă a întreprinderii? În funcție de specificul lucrării, acestea sunt documente care reglementează activitățile întreprinderii - ordine, instrucțiuni, politici contabile. Confirmarea faptelor privind veniturile primite și cheltuielile efectuate sunt facturi, facturi, fișe de salariu cu personalul, precum și alte numerar și documente bancare. Pentru simplificarea procedurii contabile, sunt utilizate pe scară largă cifra de afaceri și situațiile cumulative care conțin informații generale despre tranzacțiile omogene.

Transferul documentelor și perioada de păstrare

Având în vedere că rolul și semnificația documentelor contabile sunt de netăgăduit pentru fiecare entitate comercială, deplasarea și stocarea acestora trebuie, de asemenea, să fie supusă unor reguli.

Organizațiile întocmesc în mod independent un program al fluxului de documente primare, care include următoarele etape:

• recepție sau înregistrare;
• tratament;
• depozitare;
• transfer în arhivă.

Programul specificat trebuie să conțină momentul optim privind prelucrarea datelor primite. Dacă este necesar, sunt permise ajustări la perioadele stabilite.

Depozitarea documentelor primare este asigurată de angajații serviciului de contabilitate. În același timp, la schimbarea persoanelor responsabile, este necesar să se întocmească un act de acceptare și transfer de documente contabile, un eșantion din care este elaborat ținând cont de caracteristicile companiei. Dar, în același timp, este necesar să se creeze un registru detaliat al documentelor contabile atunci când se transferă cazuri, un eșantion al căruia va oferi informații complete despre volumul existent de tranzacții.

Perioada de stocare a documentelor variază în funcție de scopul acestora. Informațiile care furnizează date privind calculele fiscale trebuie să fie disponibile pentru cel puțin 4 ani. Formularele de informații ale angajaților completate sunt păstrate până la 75 de ani.

Registrul documentelor contabile la transferul cazurilor (eșantion)

Activitățile departamentului de contabilitate sunt parte integrantă a funcționării întreprinderii; implică angajații care efectuează o varietate de acțiuni - de la calcule până la înregistrarea și întreținerea documentației primare. Gradul de responsabilitate a companiei sau a managerului ei imediat pentru greșelile comise variază, de asemenea, foarte mult: dacă acestea se referă la probleme pur interne, nu este nevoie să vorbim nici măcar de amendă; dacă vorbim de documente de plată pe baza cărora se plătesc ulterior impozitele, contravenientul se poate confrunta nu numai cu o pedeapsă bănească, ci și cu închisoarea. De aceea, munca bine organizată cu sectorul primar este unul dintre domeniile prioritare de lucru pentru o persoană juridică.

Termenul „documentație primară”, spre deosebire de sau similar, este folosit exclusiv în contabilitate, care, atunci când este necesar să se rezolve în comun probleme organizaționale, provoacă dificultăți reprezentanților altor departamente ale întreprinderii. Mai jos vom descrie ce este documentul principal în ansamblu și vom oferi, de asemenea, o listă orientativă a documentelor incluse în acesta.

Ce este documentația primară în contabilitate?

În mod ciudat, principalul act de reglementare utilizat în organizarea activității departamentului de contabilitate, Legea federală „Cu privire la contabilitate” nr. 402-FZ, adoptată la 6 decembrie 2011 și care conține modificări din 29 iulie 2018, nu oferă o claritate clară. definiția acestei sintagme. Potrivit paragrafului 1 al articolului 9 din prezenta lege, documentația primară poate include orice documente corect executate și certificate oficial care reflectă unul sau altul episod din viața economică a unei întreprinderi.

Astfel de episoade includ primirea de fonduri în schimbul produselor furnizate de companie, serviciilor oferite sau lucrărilor efectuate sau, dimpotrivă, transferul de bani pentru achiziționarea de obiecte de inventar. La solicitarea conducătorului întreprinderii (clauza 4 din același articol), lista documentelor contabile primare poate include și informații despre decontări reciproce care nu au legătură cu tranzacțiile financiare.

Important: Principalul criteriu pentru documentația primară în contabilitate este prezența faptului de transfer de fonduri de la o singură persoană (angajat, antreprenor individual, firme) la alta. Astfel, articolele primare nu vor fi incluse în listă sub nicio condiție, dar o chitanță în numerar sau un ordin de cheltuială va fi bine.

CUperioada de păstrare a documentelor primare în contabilitate - minim cinci ani din anul inregistrarii. După cum arată practica, cel mai adesea reprezentanții Serviciului Fiscal Federal solicită un raport primar în primul an sau trei; În viitor, lucrările pot fi transferate în arhivă pentru depozitare, iar după expirarea perioadei specificate, acestea pot fi distruse în conformitate cu reglementările interne ale întreprinderii și cu cerințele legislației interne.

Cu toate acestea, deoarece în practica birocratică rusă este de obicei mai dificil să eliminați documentele decât să le stocați în continuare, documentele primare care au devenit inutile pot fi lăsate în arhivă atâta timp cât există suficient spațiu; nu există penalități pentru aceasta, fie specificate de Legea federală nr. 402-FZ sau altele reguli nu e disponibil nu e asigurat nu e prevazut.

De asemenea, menținerea documentației primare poate fi încredințată fie unuia, fie mai multor angajați ai întreprinderii, în funcție de calificarea acestora și de numărul de personal. În cazul în care cazul se referă la un antreprenor individual care nu are în comandă specialiști relevanți, acesta are dreptul, la alegerea sa, fie să întocmească el însuși documentele, fie să implice firme terțe care prestează astfel de servicii.

Lista documentelor contabile primare

În cea mai recentă ediție a Legii federale nr. 402-FZ (mai precis, la paragraful 4 al articolului 9 al documentului), dreptul de a determina care documentație este principală este transferat managerului ( către CEO, director) al întreprinderii. Conform practicii consacrate, semnează lista deja pregătită de contabilul-șef, deși își poate asuma munca (de la analiza activităților până la însumarea rezultatelor) în întregime asupra lui.

În consecință, nu este nevoie să vorbim despre o singură listă de documente primare; Putem numi doar lucrările cele mai des incluse în această listă:

1. Acord. Cel mai controversat punct în ceea ce privește deținerea documentelor: destul de des contractele sunt stocate nu în departamentul de contabilitate, ci în departamentul juridic sau chiar în departamentul de personal. Pe de altă parte, semnarea unui contract devine primul pas către un nou fapt al vieții economice a unei întreprinderi, prin urmare mulți manageri, prin ordinele lor, includ contracte de cumpărare și vânzare, prestare de servicii, executare de munca, inchirierea si altele legate direct de miscare flux de fonduri, la primar. În esență, un contract întocmit corespunzător conține toate caracteristicile unui document primar enumerate în paragraful 2 al articolului 9 din Legea federală nr. 402-FZ - ceea ce înseamnă că nu există o încălcare evidentă în acest caz.
2. Verifica. Pe baza facturii propuse, cumpărătorul (consumatorul), înainte sau după primirea bunurilor sau serviciilor, transferă fonduri către vânzător (furnizor). Acceptarea unei facturi poate fi considerată un acord efectiv de plată a acesteia. În plus, acest document primar poate conține (sau duplica în conformitate cu contractul) condițiile de furnizare a inventarului sau a lucrării, precum și metodele de decontare cu vânzătorul și chiar procedura de returnare a fondurilor în cazul eșecului unuia. sau ambele părți la tranzacție pentru a-și îndeplini obligațiile.
3. Lista de ambalare. Acest document, inclus invariabil în documentul primar, conține lista plina articole de inventar eliberate sau transferate: atât produse finite, cât și elemente individuale sau materii prime. Numărul de copii ale scrisorii de trăsură nu este reglementat: acesta trebuie să corespundă numărului de părți la tranzacție. Și, desigur, fiecare copie trebuie să fie certificată prin semnăturile tuturor contrapărților; nu sunt necesare sigilii sau ștampile în acest caz.
4. Certificat de acceptare. Un document primar întocmit pe baza rezultatelor prestării de servicii, lucrărilor sau livrării de articole de inventar. Semnat de reprezentantii ambelor parti contrapartide; dacă unul dintre ei (de obicei partea care primește) refuză să semneze, lucrarea poate fi certificată unilateral (cu siguranță în prezența observatorilor). Certificatul de acceptare poate conține, de asemenea, comentarii, clarificări sau clarificări suplimentare introduse de părți în tabelul corespunzător. Utilizarea sigiliilor sau ștampilelor organizațiilor pentru certificare este opțională. O variație a acestui document, inclusă și în documentul primar, este actul de acceptare și transfer al activelor fixe (OS-1), care reflectă mișcarea activelor principale ale întreprinderii.
5. Foaie de plată. Furnizează date despre salariile tuturor lucrătorilor angajați ai companiei, inclusiv stimulente și plăți compensatorii: bonusuri, plăți suplimentare și așa mai departe. Acest document primar este certificat prin semnăturile contabilului-șef și ale conducătorului întreprinderii; de asemenea, spre deosebire de cele două puncte enumerate mai sus, pentru a confirma forță juridică declarația este aplicată cu amprenta „în direct” a sigiliului sau ștampilei organizației.
6. Documente de numerar. Acestea includ chitanțe și comenzi de cheltuieliși cartea de numerar. Din conținutul lor se poate obține cea mai completă imagine a mișcării fluxurilor financiare. KO-1, KO-2 și KO-4 conțin informații referitoare la fiecare fapt al vieții economice - prin urmare, persoanele autorizate se vor concentra în primul rând asupra acestora atunci când verifică. Documentele suplimentare de numerar utilizate cu ceva mai puțină intensitate (registrul comenzilor de casă KO-3 și registrul de contabilitate a fluxurilor de numerar KO-5) aparțin și ele documentației primare și sunt întocmite și stocate în conformitate cu regulile generale.

Cel mai adesea, documentul primar este organizat pe o bază cronologică - de la primul document de tranzacție până la ultimul; Sunt posibile și alte opțiuni - prin accesoriu, combinate etc.

Cum se întocmește documentația primară în contabilitate?

Componentele necesare oricărui document primar sunt:

• titlul conform formei unificate stabilite;
• data semnării (hârtia poate fi întocmită și tipărită în orice moment convenabil);
• oficial deplin Numele companiei sau întreprinderi (puteți adăuga una prescurtată);
• descrierea și explicarea unui episod de mișcare a fondurilor sau a unui fapt de activitate economică;
• costul tranzacției în termeni fizici (pe de o parte) și monetari (pe de altă parte) cu indicarea indispensabilă a unităților de măsură;
• nume în conformitate cu regulamentele interne ale întreprinderii sau standardele de stat funcțiile persoanelor responsabile cu încheierea unui acord și finalizarea unei tranzacții;
• semnături cu stenograme ale reprezentanților părților la tranzacție care au participat la încheierea acordului.

După cum reiese din paragraful 5 al aceluiași articol, documentația primară din departamentul de contabilitate poate fi întocmită în prezent atât pe hârtie, cât și în în format electronic; în acest ultim caz, se certifică cu ajutorul semnăturilor digitale electronice calificate ale părților și se transmite contrapărților pe orice suport adecvat sau se trimite prin e-mail.

Majoritatea documentelor primare sunt emise pe baza unor formulare unificate care nu sunt supuse modificării; excepțiile includ contracte, acte de acceptare și transfer și o serie de alte documente, a căror dezvoltare a formei și structurii este realizată direct de entitatea comercială.

Câteva sfaturi pentru pregătirea documentației primare:

1. Este permisă efectuarea manuală a înscrierilor pe formular folosind pixuri cu bilă și gel cu pastă albastră sau neagră; Pentru a face corecturi, se folosește cerneală roșie. Pentru a completa documentația primară în formă electronică, este permisă utilizarea oricărui computer electronic adecvat din punct de vedere tehnologic.
2. Fiecare dintre documentele principale incluse în listă trebuie completat la timp. Completarea și semnarea documentelor retrodatare la comun acord este foarte posibil, dar nu este recomandat să informați autoritățile de reglementare despre acest lucru.
3. Dacă procedura de introducere a datelor în formular presupune duplicarea în scris a unor informații numerice (de exemplu, suma plății), nici una, nici cealaltă componentă nu pot fi neglijate, în caz contrar documentul poate fi declarat invalid.
4. La pregătirea unui document raportare primară Nu puteți lăsa câmpuri goale. Dacă nu există nimic de introdus în ele, ar trebui să utilizați o liniuță sau, mai bine, un semn universal, care este o literă latină Z barată dublu.

Important: Nu este permisă folosirea benzilor de corectare, lichidului, aparatelor de ras pentru a corecta erorile sau pur și simplu tăiați datele introduse incorect până când nu este imposibil să le citiți în documentația primară din departamentul de contabilitate. În funcție de situație, puteți utiliza corecții de contur care completează textul principal al introducerii și inversării. În primul caz, informațiile eronate sunt tăiate cu o linie subțire, deasupra se face o înregistrare, care reflectă starea reală a lucrurilor, iar pe partea laterală a paginii există inscripția „Corectul (poate fi) de încredere”, însoțită de semnătura persoanei responsabile și de sigiliul sau ștampila organizației. În al doilea, informațiile existente sunt completate cu informații noi necesare pentru a obține o imagine cuprinzătoare a tranzacției. În cea de-a treia, folosită mai ales când în sursa primară se găsesc informații exagerate, datele care nu corespund realității sunt duplicate în pastă roșie, iar în dreptul lor sunt date cele corecte, ceea ce este deja normal. În acest caz, este necesară și o semnătură de verificare.

Documentul primar, ca și alte documente, trebuie să fie întocmit clar, lizibil și frumos. Acest lucru va ajuta pe viitor, dacă apar situații controversate, să stabiliți rapid adevărul, să vă dovediți cazul într-un proces sau să monitorizați activitatea persoanelor autorizate. Și un stimulent suplimentar pentru conștiincioși și eliberare la timp documentația va servi ca paragraful 3 al articolului 327 din Codul penal al Rusiei, conform căruia folosirea de documente falsificate se pedepsește cu o amendă de până la 80 de mii de ruble sau până la șase luni din câștigurile infractorului, arestare până la șase. luni, muncă obligatorie sau corecțională de până la 480 de ore și, respectiv, 24 de luni.

Să vă dovediți nevinovăția sau absența unei infracțiuni este dificil și necesită mult mai mult timp și nervi decât pregătirea de înaltă calitate a documentației primare.

Să rezumam

Documentele primare includ documente care reflectă episoade ale activității economice a unei întreprinderi sau organizații. Înregistrarea acestora se efectuează de către angajații departamentului de contabilitate, iar în cazul în care nu există, de către întreprinzătorul însuși sau companiile care prestează servicii similare. O listă completă a documentației primare utilizate în activitățile companiei este aprobată de directorul acesteia și, de obicei, este întocmită de contabilul șef.

De obicei, activele primare includ contracte, conturi, acte de acceptare și transfer, inclusiv active fixe, documente de numerar și alte documente. Acestea trebuie să includă blocurile enumerate în paragraful 2 al articolului 9 din Legea federală nr. 402-FZ. Corectările în documente sunt permise în moduri strict definite: inversare, contur sau inscripții suplimentare.

Suficient loc important Dintre toată documentația ținută de departamentul de contabilitate, se clasează documentația primară. Este verificat constant de către serviciul fiscal și trebuie întocmit în conformitate cu standardele necesareși legile în vigoare în Federația Rusă. Vom discuta în articolul nostru despre ce se referă la documentația primară, cum să o formalizăm și să o întocmim corect, pentru a nu mai avea probleme cu inspectoratul fiscal ulterior.

Documentația primară în contabilitate - ce este?

Documentele primare reprezintă baza pe care se pot face înregistrări contabile și se pot înscrie în registrul general. Aceasta este o parte importantă a documentației de management a unei întreprinderi sau organizații.

În toate întreprinderile pe care statul le-a obligat să țină evidența contabilă, tranzacțiile comerciale trebuie să fie formalizate în conformitate cu documentația primară. O tranzacție comercială este înțeleasă ca orice activitate a unei întreprinderi care implică mișcarea fondurilor sau structura activelor acesteia.

Conform legii contabilității, întocmirea documentației primare trebuie să aibă loc concomitent cu acțiunile de afaceri, adică trebuie documentată imediat. Dar dacă acest lucru nu este posibil, puteți face documentația imediat după încheierea acțiunii.

Documentația primară poate fi pregătită atât pe hârtie, cât și electronic. Dar în a doua opțiune, toate documentele trebuie să fie certificate semnatura electronica, altfel pur și simplu nu vor avea forță juridică. Dar, dacă contractul precizează clar prezența versiunea pe hârtie document, acesta trebuie să fie disponibil.

Documentele primare vor fi păstrate timp de 4 ani. În această perioadă, fiscul are dreptul să le solicite în orice moment să vă verifice dumneavoastră și contrapartei dumneavoastră. Ar trebui să fii deosebit de atent la documentele în care cumperi ceva. Amintiți-vă, datorită lor veți putea merge în instanță dacă va fi nevoie.

Separarea documentelor pe etape de activitate

Toate tranzacțiile efectuate de o întreprindere sau organizație pot fi împărțite în 3 etape:

1. Discuție asupra condițiilor contractului. În acest moment, trebuie să discutați toate nuanțele și să ajungeți la o părere comună. Rezultatul acestei etape va fi semnarea unui acord si emiterea unei facturi de plata.
2. Plata conform contractului. Trebuie confirmat printr-un extras din contul dumneavoastră curent dacă plata a fost efectuată prin transfer bancar, sau prin cecuri și formulare stricte de raportare dacă plata a fost efectuată în numerar.
   A doua opțiune este adesea folosită de angajații unei organizații atunci când iau fonduri în cont.
3. Primirea de bunuri sau servicii plătite. Trebuie să existe dovezi care să confirme că bunurile au fost primite sau că serviciul a fost prestat, în caz contrar serviciul fiscal Pur și simplu nu vă va permite să reduceți suma colectată de taxe.

Confirmarea poate fi un conosament sau o chitanță în cazul primirii mărfurilor sau un certificat de finalizare a lucrărilor în cazul prestării unui serviciu.

Ce acte sunt necesare?

În funcție de operațiunea care va fi efectuată, lista documente necesare poate varia. Să ne uităm la cea mai comună listă de documente necesare. De obicei, toate documentele sunt pregătite fie de către antreprenor, fie de către furnizorul de bunuri.

Lista documentelor arată astfel:

Caracteristicile registrului contabil

După ce documentele primare au fost pregătite, acestea sunt verificate pentru formă și conținut. După aceasta, dacă totul este făcut corect, acestea sunt formalizate, iar gruparea economică a datelor cuprinse în el are loc. sistem comun contabilitate. Pentru a face acest lucru, toate informațiile despre soldul proprietății, numerarului și tranzacțiilor comerciale ale companiei din documentele primare (gratuite) sunt transferate în registrele contabile.

Registrele contabile în sine sunt tabele specializate care sunt realizate într-o formă strict specificată, în deplină concordanță cu gruparea economică a informațiilor despre proprietatea companiei și sursele de apariție a acesteia.

Toate registrele existente sunt împărțite în 3 grupuri:

• Prin programare. În funcție de acest criteriu, registrele sunt împărțite în cronologice, sistematice și combinate. Fiecare specii separate are propria ordine de salvare a datelor.
• Pe baza generalizării datelor, registrele sunt împărțite în integrate și diferențiate. Fiecare poate fi considerat de la particular la general, sau invers, de la raportare la documentele primare.
• De aspect. Ele pot avea o formă aproape arbitrară: o carte, o revistă, o felicitare, coli tipărite.

Registrele contabile trebuie să aibă:

• Titlul complet.
• Perioada de timp specificată pentru înregistrarea tranzacțiilor comerciale și perioada de facturare la care se referă.
• Semnăturile și inițialele persoanelor responsabile. Acest lucru face posibilă, în cazul unor probleme controversate, găsirea și indicarea persoanelor care au luat parte la tranzacție.

Tranzacțiile comerciale efectuate trebuie să se reflecte exact în perioada în care au fost efectuate. Dacă reflectarea documentară nu se poate face direct în timpul unei tranzacții comerciale, atunci înregistrarea trebuie făcută imediat după finalizarea acesteia.

În general, registrele contabile sunt create cu scopul de a acumula și sistematiza informații despre documentele primare acceptate la înregistrare în vederea afișării situațiilor financiare. Dacă documentația financiară și primară a întreprinderii este stocată în formă tipărită, atunci la cererea altor participanți la operațiunile de afaceri sau aplicarea legii(dacă este de competența lor) copiile trebuie furnizate de persoana care le-a întocmit și le-a prezentat spre semnare.

1c documentație contabilă primară

În timpul desfășurării activităților financiare și de afaceri, un contabil va trebui să lucreze cu o cantitate imensă de documentație. Acestea sunt diverse formulare, contracte, documentație de raportare, estimări și calcule. Unele dintre ele nu sunt de mare importanță și sunt secundare, dar există și documente foarte importante în care chiar și o greșeală minoră poate duce la consecințe dezastruoase pentru întreaga întreprindere și pentru funcționarii individuali. Acestea sunt documentele primare ale organizației.

Cu ajutorul programului 1C le vei putea controla si opera mult mai usor. Funcțiile sale includ gestionarea documentelor de transport maritim și monetar, a documentelor de depozit și a celor legate de comerțul cu amănuntul.

Până în prezent software Compania 1C ocupă o poziție de lider în rândul programelor de contabilitate care sunt utilizate constant în țara noastră.

Printre cele mai populare funcții 1C se numără următoarele:

• Automatizare completă a tuturor tipurilor de contabilitate.
• Calculul salariilor pentru angajati.
• Managementul personalului și al contabilității de producție.

Programul are un numar mare de moduri și setări, cu ajutorul cărora îl puteți personaliza complet pentru dvs., reglați-l într-un mod convenabil pentru dvs.

Pregătirea documentației primare este o sarcină complexă și minuțioasă, dar pur și simplu necesară. Tehnologiile moderne de calcul și angajații cu înaltă calificare te vor ajuta. Dacă o abordați cu toată responsabilitatea și cunoștințele despre chestiune, atunci nu vor fi probleme.

In contact cu

Document tradus din limba latină înseamnă certificat, dovadă, prin urmare orice tranzacție comercială este formalizată printr-un document care confirmă faptul finalizarii acesteia și face ca înregistrarea contabilă să fie legală. Datorită documentului, locului, timpului, obiectului înregistrării și persoane responsabile. Documentul contabil confirmă legalitatea și valabilitatea tuturor conturilor curente.

Se distinge componența documentelor contabile (Fig. 5.2):

• documente sursă;
• registre contabile;
• documente contabile.

Orez. 5.2. Alcătuirea documentelor contabile

Documente contabile primare

Sub contabilitate primară să înțeleagă etapa inițială a procesului contabil, la care datele unei tranzacții comerciale sunt măsurate și înregistrate în documente. Documentele trebuie întocmite în momentul efectuării tranzacției sau imediat după finalizarea acesteia sunt documentele contabile primare pe baza cărora se efectuează contabilitatea;

Documentele sunt acceptate pentru înregistrare dacă sunt corect executate și conțin detalii obligatorii. Detaliile sunt un set de caracteristici și indicatori conținuti într-un document, acestea sunt:

• Titlul documentului;
• data întocmirii documentului;
• numele organizației în numele căreia a fost întocmit documentul;
• conținutul unei tranzacții comerciale;
• măsurarea tranzacțiilor comerciale în termeni fizici și monetari;
• numele funcționarilor responsabili cu executarea tranzacției comerciale și corectitudinea executării acesteia;
• semnăturile personale ale acestor persoane cu stenograme.

Toate documentele primare au formulare unificate, adică formulare standard. Principalele documente primare includ: documente care documentează primirea și emiterea de fonduri (ordine de numerar de primire și cheltuieli), transfer de fonduri dintr-un cont curent (ordine de plată), primire și eliberare de materiale (împuterniciri, cereri, certificate de acceptare), etc. Documentele sunt, de asemenea, împărțite în interne, care sunt utilizate direct la întreprindere, și externe, primite de la alte persoane fizice și juridice.

Pe baza documentelor primare, se întocmesc înregistrări contabile și se generează informații inițiale, care sunt utilizate pentru prelucrarea ulterioară în scopul „obținerii diverselor indicatori economici caracterizarea activităţilor întreprinderii.

Registre contabile

Inregistrari contabile, întocmite în conformitate cu documentele primare, sunt apoi transferate și grupate în registre contabile. Astfel, registrele poartă informații secundare, a căror sursă au fost documentele. Registrele contabile se referă la purtători de informații organizate în care sunt sistematizate caracteristicile și indicatorii tranzacțiilor comerciale.

Registrele contabile diferă ca aspect, metoda de contabilitate și conținut.

De aspect registrele contabile sunt împărțite în cărți, carduri și foi libere. Primele registre contabile pot fi numite registre de hambar, care erau ținute de comercianți pentru a contabiliza bunurile lor. Odată cu creșterea numărului de tranzacții comerciale, au început să fie folosite registre de alte forme: pentru înregistrarea încasărilor și cheltuielilor de materiale, numerar etc. Ulterior, pentru a împărți munca între muncitorii care țineau evidențe, carduri și libere. au început să fie folosite foi în loc de cărți. Cardurile sunt destinate, de regulă, pentru organizarea contabilității diverselor obiecte ale contabilității analitice, de exemplu, carduri de inventar pentru contabilizarea mijloacelor fixe, carduri pentru contabilizarea materialelor dintr-un depozit. Foile gratuite sunt registre de contabilitate de format mare ele conțin mai multe informații în comparație cu cardurile. Foile gratuite includ extrase de cont, jurnale de comenzi etc.

De mod de a conduce registrele contabile sunt împărțite în cronologice, sistematice și combinate. În registrele cronologice, operațiunile sunt înregistrate în ordinea completării lor, astfel de registre includ jurnalele de înregistrare. În registrele sistematice, tranzacțiile sunt grupate suplimentar după continut economic, de exemplu, registrul de numerar, cardurile de contabilitate materiale etc.

Documente contabile

Întrebarea care este rezultatul muncii unui contabil poate fi răspunsă într-un singur cuvânt - raportare. Documentele de raportare se întocmesc la sfârşitul fiecărui trimestru conform registrelor contabile.

Raportare- acesta este un set de formulare și indicatori, precum și materiale explicative pentru aceștia, care reflectă rezultatele activităților financiare și economice ale întreprinderii.

În conformitate cu Legea federală „Cu privire la contabilitate” din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ, întreprinderea furnizează situații financiare trimestriale și anuale într-o anumită măsură forme standard. Formele specificate ale situațiilor financiare sunt furnizate în oficiu fiscalîn termen de o lună de la sfârșitul trimestrului și trei luni de la sfârșitul anului. Informații suplimentare sunt transmise biroului de statistică.

Situațiile financiare trimestriale intermediare conțin un bilanț (Formular nr. 1) și o situație de profit și pierdere (Formular nr. 2). Raportarea anuală, în plus, ar trebui să includă:

• situația modificărilor capitalului (formular nr. 3);
• situația fluxurilor de trezorerie (formularul nr. 4);
• Anexă la bilanţ (formular nr. 5);
• nota explicativă a raportului.

Principalele cerințe de raportare sunt:

• fiabilitate - raportarea ar trebui să reflecte tranzacții reale de afaceri care pot fi ușor verificate;
• completitudine - raportarea trebuie să conțină toate datele necesare pentru părțile interesate și să includă comentarii relevante;
• neutralitate - raportarea nu trebuie să reflecte interesele niciunei persoane;
• continuitate - succesiunea de aplicare a formularelor de raportare si continutul acestora de la o perioada de raportare la alta.

Fluxul documentelor

Sub fluxul documentelorîn contabilitate, înțeleg ordinea și traseul documentelor care trec prin toate autoritățile din momentul în care sunt întocmite și până când sunt depuse în arhivă.

Mișcarea documentelor primare în contabilitate este reglementată de un grafic al fluxului de documente, care este întocmit de un contabil și aprobat de șeful întreprinderii. Graficul fluxului documentelor stabilește scopul documentelor primare, procedura de executare a acestora și termenele de depunere la arhivă. Graficul fluxului documentelor poate fi întocmit sub formă de diagramă, grafic sau listă de lucrări, indicând executanții și momentul deplasării documentelor. Fiecărui contractant i se dă un extras din graficul fluxului de documente, în care sunt enumerate documentele legate de sfera activităților sale și termenele limită pentru depunerea acestor documente.

Contabilul-șef monitorizează implementarea graficului fluxului de documente.

Toate documentele primare, registrele contabile, rapoartele contabile și bilanțurile sunt supuse transferului în arhivă. Înainte ca documentele să fie transferate în arhivă, acestea sunt stocate în departamentul de contabilitate în dulapuri speciale sau seifuri.

Au fost stabilite anumite reguli și perioade de păstrare a documentelor în arhivă. De exemplu, primar și documente contabile se păstrează 5 ani, documentația de inventar, rapoartele de audit - 3 ani, rapoartele și bilanțele contabile, soldurile trimestriale - 3 ani, soldurile anuale - 10 ani, conturile personale ale lucrătorilor și angajaților - 75 ani etc.

Corectarea erorilor contabile

Documentele contabile trebuie completate corect și clar, fără pete sau corecții. Dar uneori apar erori la păstrarea înregistrărilor.

Erorile pot fi locale, atunci când informațiile sunt distorsionate într-un document, de exemplu, o dată este scrisă incorect, sau erori de tranzit - dacă eroarea trece automat prin mai multe registre contabile, de exemplu, dacă valoarea unei tranzacții este indicată incorect. În documentele care documentează tranzacțiile monetare, corectările nu sunt deloc permise, astfel de documente sunt rescrise.

Cele mai comune metode de corectare a erorilor sunt:

• corectare;
• „inversare roșie”;
• intrare suplimentară.

La corecturiÎn această metodă, textul sau suma incorectă este tăiată cu o linie subțire, astfel încât intrarea corectată să fie vizibilă, iar textul corect să fie scris deasupra. Acest tip de corectare este indicat în marginile indicând semnătura persoanei care a efectuat corectarea.

Metodă "inversare rosie" se aplică atunci când calculele indică o sumă mai mare decât ar trebui să fie. În acest caz, o înregistrare suplimentară pentru clarificarea sumei care se corectează este întocmită cu cerneală roșie (pix) sau încercuită într-un cadru. Înregistrarea roșie de inversare este considerată o valoare negativă, astfel încât această sumă este scăzută la calcularea totalurilor.

De exemplu, pe debitul contului 20 și creditul contului 70 în loc de suma de 528 de ruble. suma indicată este de 582 de ruble. Când se corectează o eroare folosind metoda „inversare roșie”, suma în exces (54 de ruble) este introdusă în facturi în pastă roșie sau încercuită într-un cadru. Această sumă va fi dedusă în calculele finale.

Contul 20 „Producție principală”