Cum să cusezi documentele cu bandă de hârtie. Cum să capsați corect documentele contabile

Cum să coaseți corect documentele cu ață?

Problema firmware-ului interesează în primul rând angajatul în Descrierea postului care este prescrisă această îndatorire. Cel mai adesea, povara acestei „meserie” cade pe umerii fragili ai ofițerilor de personal și ai contabililor. Este foarte important să vă perfecționați abilitățile: firmware-ul realizat incorect poate fi sursa în sine diverse probleme, dacă dispare vreo foaie importantă din documentație.

Deci, cum să coaseți corect documentele cu fir (pas cu pas) și de ce este nevoie?

Practic, în munca de birou, personal și documente contabile, care ar trebui să fie păstrate mai mult de zece ani. Din iulie 2013, documentele constitutive și cererile către Serviciul Fiscal Federal au fost permise să fie depuse pentru înregistrare fără a fi legate.

Cum să coaseți corect documentele cu ață: fotografii pas cu pas

Pasul 1. Echipament

• Asigurați-vă că pachetul rezultat nu conține mai mult de 250 de coli, iar grosimea sa este mai mică de patru centimetri.
• Adăugați o foaie de hârtie goală la bloc pentru legenda. La început, puteți include suplimentar foi pentru inventarul intern.
• Parametrii cărții de arhivă sunt maxim 32 x 23 cm.

Pasul 2. Numerotarea

Utilizați un număr special sau un creion negru. Introduceți numerele paginii. Locul lor este în colțul din dreapta sus al părții frontale. Numerele nu trebuie să se intersecteze cu textul principal. Inventarul nu contează ca o pagină atunci când este numerotat.

Dacă în pachet există o foaie care nu este inclusă în format, o puteți tiv pe o margine și o puteți plia și numerotați ca o singură foaie. Dar dacă o foaie pliată este tivită în mijloc, aceasta trebuie socotită ca două foi. Ilustrațiile sunt numerotate pe versoul foii.

Pasul 6. Firmware

Documentele cu termen lung de valabilitate pot fi cusute, împreună cu capacul din carton. Cu toate acestea, procedura general acceptată este de a începe tivirea cu foaia după legare.

Așezați o fâșie de carton pe prima foaie. Acest lucru va preveni uzura rapidă a firului.

Documentele sunt cusute de două ori.

Cu trei înțepături: incepeti sa coaseti hartiile din spate, de la intepatura din mijloc, lasand aproximativ 7 cm de ata.

Din partea din față, introduceți firul în orificiul superior.

Acul era în spate; trimite-l la puncția inferioară.

De asemenea, lăsați cel puțin șapte centimetri de fir. Conectați acest rest de fir cu restul anterior și legați un nod.

Patru înțepături:începeți cusătura de la a doua puncție de sus. Apoi introduceți acul în orificiul de sus și apoi din nou în al doilea de sus.

Apoi acul ar trebui să intre în a treia gaură și apoi, din spate, în a patra. În cele din urmă, introduceți acul în a treia puncție din partea din față.

După ce ați legat nodul, ar trebui să rămână 5-6 cm de fir liber.

Pasul 7. Sigilarea și certificarea

Lipiți o bucată de hârtie absorbantă astfel încât atât nodul, cât și o parte din firele suspendate să fie acoperite. Hârtia groasă nu poate fi utilizată în aceste scopuri: nodulul trebuie să fie clar vizibil.

În munca de birou, este nevoie de a îmbina documente de mai multe pagini, certificându-le cu o semnătură și un sigiliu. Astfel de cerințe există atunci când se transferă documente în arhivă, se certifică copii ale documentelor pentru bănci și instituții financiare, se depun rapoarte către fonduri și fisc.

Execuția și semnarea documentelor de mai multe pagini sunt, de asemenea, solicitate să fie cusute și numerotate. Puteți coase documente fie manual, folosind un capsator sau ață, fie folosind diverse mașini de birou.

Cum să coaseți corect documentele cu ata

Nu există reglementări specifice care să stabilească cum să flashiți corect documentele. Există doar recomandări pentru cusătura documentelor aprobate prin Ordinul Arhivei Federale din 23 decembrie 2009 N 76 și din GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și arhivare”.

Pentru a coase documente sau un document cu mai multe foi, veți avea nevoie de o punte, un ac, ață, lipici de birou și o coală goală de hârtie.

Puteți coase documente prin trei găuri - prin pregătirea a trei perforații cu o punte, distanța dintre care ar trebui să fie de aproximativ 3-5 cm.

În acest caz, începem să coasem documentul din spatele documentului de la perforația din mijloc, lăsând o parte din fir (cel puțin 7 cm).

Perforăm gaura de sus pe partea din față și trimitem un ac și un fir în perforația inferioară pe partea din spate.

Perforăm gaura din mijloc pe partea din față și tăiem firul, lăsând cel puțin 7 cm.

Legam restul firului din gaura din mijloc cu restul firului din gaura de sus.

Lipiți o bucată mică de hârtie dreptunghiulară pe nod.

Dacă folosiți un perforator în loc de o punte, obțineți două perforații pentru cusătură. În acest caz, atunci când începeți să cusăm documentul, este necesar să lăsați 7 centimetri de ață, fără a trage acul și firul până la capăt, astfel încât vârful firului să atârne de înțepătura de la care începem cusătura.

Trebuie să terminați cusătura cu o a doua puncție, nu cu cea cu care ați început. De asemenea, trebuie să tăiați firul, lăsând un vârf de 7 centimetri Legați ambele capete rămase ale firului, trageți-l puțin și lipiți-l pe o bucată mică de hârtie curată.

Video: învățați cum să coaseți documente cu fire și să le certificați

Pentru a crește fiabilitatea cusăturii, puteți face patru înțepături. În acest caz, cusătura ar trebui să înceapă de la a doua gaură de sus, apoi la cea de sus și apoi din nou la a doua gaură de sus. Apoi în a treia gaură și apoi din spate în a patra. Terminăm de coasere documentul prin trecerea acul în a treia gaură din partea din față.

Este mai bine să folosiți nailon sau sfoară specială pentru ata de cusut. Puteți coase documentele cu fir obișnuit, dar în acest caz este mai bine să pliați firul de mai multe ori. Uneori, bandă Mylar subțire este folosită pentru a îmbina documentele.

Este important de stiut ca cusatura se face strict vertical si simetric. Puncturile sunt situate pe marginea din stanga a documentului, la 1,5-2 cm distanta de marginea foii In cazurile in care documentul legat este de o importanta sporita, in document se fac cinci intepaturi. Ar trebui să începeți să coaseți din spatele documentului.

Video: cum să flashați documente într-un folder de arhivă mare

Video: în unele cazuri, documentele sunt capsate într-un colț

Video: cum să coaseți documente folosind o mașină

Cum se certifică documentele legate

Documentele legate sunt supuse certificării obligatorii prin semnătură și sigiliu (dacă există). Pe o mică bucată de hârtie dreptunghiulară scrisă de mână sau tastata în avans pe computer:

„Cusut, numerotat, semnat

și ștampila ___ (_______________________) foaie___.”

Foile trebuie numerotate. Numărul de foi se scrie în cifre și în cuvinte. Semnăturile de pe documentele certificate și originale sunt depuse numai de către persoane autorizate care acționează pe bază de procură sau de către întreprinzătorul individual însuși.

O parte din semnătură ar trebui să fie localizată pe documentul în sine, iar o parte pe hârtia lipită. Aceeași cerință se aplică tipăririi. Sigiliul trebuie să fie parțial pe document și parțial pe autocolant. Este necesară data certificării sau semnării documentului.

Dacă despre care vorbim despre certificarea unui document, atunci, de regulă, documentul este certificat de către persoana responsabilă care este semnatarul originalului. În cazul în care persoana care certifică documentul acționează pe baza unei procuri, atunci numărul și data procurii trebuie să fie scrise lângă decodificarea funcției și numele complet al semnatarului.

Întocmirea documentelor pentru înregistrarea antreprenorului individual

Pentru a înregistra un antreprenor individual, trebuie să furnizați următoarele documente la Inspectoratul Fiscal:

• Copie a pașaportului.
• Cerere de înregistrare a întreprinzătorilor individuali.
• Chitanță pentru plata taxei de stat.
• Cerere de trecere la sistemul de impozitare simplificat (dacă este necesar).

La depunerea documentelor către Autoritatea taxelor Pentru a înregistra un antreprenor individual, trebuie să completați o Cerere de înregistrare a unui antreprenor individual și să îmbinați foile 001, 002 și foaia A. Foaia B nu trebuie să fie capsată. Această fișă rămâne la dumneavoastră, cu numele și semnătura agentului fiscal, ca confirmare că actele de înregistrare au fost acceptate de la dumneavoastră.

Puteți capsa documente folosind oricare dintre metodele de mai sus. Certificat de semnătura solicitantului cu numele complet decriptat. Dacă nu solicitantul însuși depune documentele pentru înregistrare, ci un terț, atunci pagina a treia a cererii trebuie legalizată.

Deoarece nu există instrucțiuni și reguli specifice pentru pregătirea și depunerea documentelor, fiecare organizație companii financiare, băncile și alte organizații pot avea propriile cerințe, aprobate prin ordine și reglementări interne, care trebuie luate în considerare la colaborare.

Capacitatea de a pregăti corect și competent documente este începutul unei tranzacții lungi și profitabile.

Discuție (14)

Bun articol, sunt de acord! În orice organizație care lucrează cu un număr mare de documente, ordinea este apreciată mai presus de orice. La prima vedere, intermiterea documentelor nu pare a fi un proces foarte complicat. Cu toate acestea, mulți oameni nu pot cusă un document corect fără o anumită abilitate. Și aici băieții au descris totul în detaliu, bravo!

Victoria: ușor. Mai întâi, firele sunt filetate în găurile 2 și 4, apoi în găurile 1 și 5, apoi în direcția opusă în găurile 2 și 4 și, în final, pe o parte a găurii centrale.

La început am vrut să capsez raportul, până la văzut șeful meu, a spus că trebuie să-l cusez cu ață, așa că am luat un ac și ață)))) în general, prima experiență m-a învățat multe, apoi ei m-a învățat cum să o fac, fă-o corect. S-a dovedit că nu este ușor să coaseți documente, există subtilități pe care trebuie să le cunoașteți.

Și după cum am aflat recent, intermiterea corectă a documentelor este încă jumătate din luptă. Ele trebuie depozitate într-un anumit fel! Ne-a venit o inspecție și abia am scăpat cu o amendă pentru faptul că aveam toate dosarele cu dosare personale și documente contabile doar întinse. rack închis. Se dovedește că trebuie să existe un dulap special în care fiecare sertar să fie deschis cu o cheie și doar un sertar poate fi deschis la un moment dat, restul sunt încuiate în acest moment. Dar amenda a fost evitată tocmai pentru că inspectorul a spus: „Bine, măcar aveți totul depus conform formularului...”

Cum vi se pare să depuneți documente? Și de îndată ce începi, înțelegi... o, asta nu este o sarcină ușoară, mai ales, îmi amintesc, prima dată)) Mulțumesc pentru articol, pentru videoclip! Acum mi-am dat seama că am făcut aproape totul greșit, sau mai bine zis, nu tocmai bine. Principalul lucru este că acum știu cum să fac acest lucru mai ușor și mai rapid, altfel dura mult timp. Și timpul este foarte prețios!

Unele instituții trebuie doar să depună documente legate, de asta depinde luarea în considerare a întrebării tale, iar dacă și ele sunt certificate incorect, nici nu le vor accepta, apoi mergi mai departe și completează documentele, pierzi timpul... E mai bine sa inveti!

Sunt funcţionar şi pot spune cu toată responsabilitatea că modul de depunere a documentelor depinde de locul depunerii. Adesea, organizațiile care solicită ca documentele să fie transmise în formă legată descriu în detaliu cum ar trebui să fie legat documentul și în ce ordine. Unele implică depunerea în dosare, iar altele implică filetarea și ștampilarea și semnarea pe pagina de titlu.

Lucrez ca contabil și trebuie să capsez documente. Spre deosebire de mulți, cred că este necesar să le cusăm, iar acest lucru trebuie făcut corect, pentru ca mai târziu să nu apară diverse necazuri.

Pentru o lungă perioadă de timp a lucrat ca șef al serviciului de management al documentației la mare uzină de producție. Cei mai mulți dintre cunoscuții mei, la auzul numelui funcției mele, au ridicat din umeri nedumeriți - ce fel de muncă este aceasta, schimb de acte și de ce este nevoie. Mulți oameni pur și simplu subestimează și nu înțeleg de ce trebuie să capseze și să stocheze corect documentele executate. Capsarea este protejarea unui document de eventuala înlocuire a unor foi individuale sau de îndepărtarea acestora. Documentele de două sau mai multe coli trebuie să fie capsate. Legarea firelor, numerotarea paginilor și sigilarea confirmă integritatea documentului.

De fapt, firmware-ul documentelor și certificarea lor nu sunt, se pare, cele mai serioase lucruri în afaceri, dar, după cum se dovedește, multe depind de ele. Și uneori implementarea întregii idei.
S-a întâmplat să fac parte dintr-o comisie regională pentru acordarea de subvenții antreprenorilor în devenire pentru a-și începe propria afacere. Totul pare să fie simplu acolo. Trimiteți un plan de afaceri (toate calculele și metodele erau în manuale), atașați Documente necesare, copii (înregistrare, declarații de la băncile care și-au investit efectiv banii în această afacere, de la fisc despre absența datoriilor), pune totul într-un folder cu Pagina titlu(a existat un eșantion pe site-uri web și în manuale de instruire). Nimic supranatural. Au fost depuse puțin peste 50 de cereri. Subvenția a fost de 300 de mii. Când am răsfoit documentele, s-a dovedit că, din motive formale, nu puteau să participe la concurs mai mult de 5. Documentele erau doar greșeli complete! Copiile nici măcar nu sunt certificate prin semnătura antreprenorului individual Nu numai că dosarele nu sunt cusute împreună, ci pur și simplu împrăștiate când au fost scoase din plicuri! Pe de o parte, există pur și simplu neglijență și, pe de altă parte, ignoranța oamenilor cu privire la elementele de bază ale muncii de birou. Apoi, proiectelor mai mult sau mai puțin normale li s-a oferit posibilitatea de a oficializa totul în mod corespunzător, dar multe pur și simplu nu au fost privite din cauza lipsei lor de cunoștințe oficiale despre munca de birou.

Ei bine, de ce nu există documente de reglementare?
Pentru oficiu fiscal Aceasta este o scrisoare a Ministerului de Finanțe din data de 08.07.2014 Nr.03-02-RZ/39142. Înainte de publicarea acestei scrisori, pentru a furniza copii ale documentelor pentru un control fiscal, a fost necesară certificarea fiecărei foi a unei copii a documentului. Aș dori să adaug că firele rămase nu trebuie tăiate scurt, ci ar trebui să iasă cu privirea de sub bucata de hârtie lipită.

„Arhivarea cauzei”, adică tratarea documentelor de arhivă generate este rezultatul finalizării lucrărilor de înregistrare a documentelor în procesul de pregătire a acestora pentru stocarea și utilizarea ulterioară în arhiva organizației (sau pur și simplu pentru stocarea arhivă dacă organizația nu are o arhivă).

Înregistrarea cazurilor reprezintă complex de lucrări conform descrierii cauzei (compunerea și conținutul documentelor cuprinse în acesta) de pe coperta cauzei, i.e. desen pe coperta unei rubrici specifice, precizat în comparație cu nomenclatorul dosarelor, numerotarea foilor, întocmirea unui inventar intern al documentelor cauzei și a unui document care atestă cauza și, în final, obligatoriu, i.e. clasarea și legarea cauzei. Acest set de lucrări se mai numește arhivarea si prelucrarea tehnica a documentelorîn procesul de pregătire a acestora pentru depozitarea arhivistică (pregătirea pentru livrarea către arhiva organizației sau către stat, arhiva municipală). Practica arată că organizațiile preferă în prezent să comande servicii de arhivă și procesare a documentelor tehnice pe bază de externalizare sau, ca ultimă soluție, să invite un legător instruit pentru a lega împreună cazurile deja compilate și descrise în lucrările de birou destinate depozitării arhivei.

În funcție de perioada de păstrare a documentelor, poate fi efectuată înregistrarea totală sau parțială a cazurilor:

• înregistrarea completă a cazurilor se aplică documentelor (cazurilor) cu o perioadă de păstrare permanentă, pentru personal și o perioadă de depozitare temporară (peste 10 ani);
• înregistrare parțială, în care este permisă nenumerotarea foilor de caz, a nu întocmi un inventar intern și o fișă de certificare, se aplică cazurilor de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv).

Formularele stabilite pentru inventarul intern al documentelor de caz (unități de depozitare) și fișa de certificare a cazului se găsesc în:

• Reguli de bază pentru activitatea arhivelor departamentale (aprobate prin decizia consiliului de administrație al Arhivei Principale a URSS din 28 august 1982, aprobată prin ordinul Arhivei Principale a URSS din 5 septembrie 1985 nr. 263; anexele nr. 4-5),
• Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor (aprobate prin decizia consiliului de administrație al lui Rosarkhiv din 02/06/2002; anexele nr. 9-10) și
• Recomandări metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în autoritățile executive federale (aprobate prin ordinul Arhivei Federale a Rusiei din 23 decembrie 2009 nr. 76; anexele nr. 26-27; denumite în continuare Instrucțiuni metodologice).

Regulile de sistematizare a documentelor în cadrul unui dosar, numerotarea și descrierile acestora de pe coperta dosarului sunt discutate în detaliu în aceleași documente normative și metodologice.

Actele care constituie cauza tivite cu 4 perforații într-o copertă de carton dur sau împletiteținând cont de posibilitatea citirii libere a textului tuturor documentelor, datelor, vizelor și rezoluțiilor asupra acestora. La pregătirea fișierelor pentru arhivare (cusătură, legare), toate elementele de fixare metalice ale documentelor (cleme de hârtie, capsatoare) trebuie îndepărtate.

Cerințele pentru cartonul de acoperire și forma descrierii carcasei de pe copertă (locația elementelor de descriere) sunt stabilite de GOST 17914-72 „Huse de carcasă pentru depozitare pe termen lung. Tipuri, dimensiuni și cerinte tehnice”, care a fost prelungită până în 1985 și care, fără alte revizuiri, rămâne de fapt în vigoare până în zilele noastre. Vezi Figura 2.

Astfel, cartonul folosit pentru copertă trebuie să aibă grosimea de la 0,35 până la 1,5 mm (aceste cerințe sunt îndeplinite de firmele de arhivă care oferă servicii de externalizare pentru arhivarea și prelucrarea tehnică a documentelor), cotorul copertei trebuie să aibă o lățime de 40 mm (din . grosimea carcasei este de aproximativ 250 de coli de documente, care este de 4 cm), iar forma copertei carcasei conform acestui GOST este recomandată în prezent în Ghid (Anexa nr. 25).

Pentru a finaliza legarea cazului pregătit, i.e. tivire pentru 4 înțepături, folosiți o punte, un burghiu, o clemă pentru prinderea unui pachet, ace mari, fire de in sau bumbac natural, dar cel mai bine este să folosiți dispozitive speciale pentru cusătură (legare), care sunt disponibile pe piața de echipamente de birou .

O atenție deosebită trebuie acordată tehnicii „cusături de arhivă”, adică. problema artizanala:

1. Se verifică componența cazului, în care mai întâi sunt foi de inventar intern, care sunt numerotate independent (de la 1 la N), apoi foi numerotate de documente ale cauzei (de la 1 la aproximativ 250), iar la sfârșit - o fișă care atestă cazul.
2. Foile înguste de hârtie cu lățimea marginilor documentelor legate ale carcasei sunt plasate deasupra și dedesubt a pachetului de cutie (desigur, 35-40 mm este mai bine, dar este posibil și 20-30 mm).
3. Sub rezerva înregistrării parțiale a carcasei cu documente pentru depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv), foile de carton (copertă) sunt imediat plasate pe partea de jos și de sus a pachetului de cutie.
   Atunci când o cutie este complet completată cu documente de depozitare permanentă, de personal sau de depozitare temporară (peste 10 ani), pachetul de cutie este mai întâi cusut împreună, iar apoi husa este legată folosind tehnologia „tipografică” consacrată, sub rezerva căreia este necesar. să folosiți adeziv PVA și lipici sintetic - numai dacă este protejat de descompunere și mucegai.
4. Pachetul este prins sub presiune, sau într-o clemă, sau într-un dispozitiv special.
5. Pachetele sunt perforate:
   • inferior și superior - la o distanță de 30 mm de marginea câmpurilor inferioare și superioare ale pachetului;
   • cele două înțepături din mijloc se află la o distanță de aproximativ 80 mm față de înțepăturile inferioare și superioare, distanța dintre ele ar trebui să fie, de asemenea, de aproximativ 80 mm.
6. Firul natural este trecut prin perforații într-unul din două moduri:
   • 1 cale(prezentat în figura 1). Fiecare capăt al firului este înfilat într-un ac separat (adică, ambele capete ale firului sunt înfilate fiecare în propriul ac). Firul este introdus cu două ace în două perforații din mijloc pe partea din față. Din partea din spate, firul este scos în perforațiile superioare și inferioare de pe partea din față. Din partea din față a puncției superioare și inferioare, firul este înfilat cu ace în cea mai apropiată puncție din mijloc. Firul este eliberat din ace, îndreptat, iar capetele sale sunt întinse și legate între ele. partea din spate pachete de cutii;
   • Metoda 2(prezentat și în Figura 1). Firul este înfilat într-un singur ac. Din partea din spate a pachetului, firul este trecut în a doua înțepătură de jos (capătul firului este lăsat pentru legarea ulterioară), scos din față și trecut în perforația de jos. De-a lungul părții din spate, firul este trecut din nou în a doua puncție de jos pe partea din față. De-a lungul părții din față de sus, firul este introdus în cea de-a doua înțepătură de sus și de-a lungul părții din spate este trecut la perforația de sus. Prin ea, firul este introdus în a doua înțepare de sus de-a lungul părții din față, filet și scos în spatele pachetului. Pe partea din spate, firul este eliberat din ac, iar cele două capete ale sale sunt strânse și legate.

Munca de birou și fluxul de documente sunt procese destul de complexe în multe privințe. Acest lucru este valabil și pentru firmware-ul documentelor. La urma urmei, destul de des hârtiile care trebuie depuse și arhivate sunt returnate din cauza faptului că au fost cusute incorect. Cum se capsează corect documentele? Răspunsul la această întrebare este dat de Recomandările metodologice pentru munca de birou, care au fost aprobate prin ordinul Arhivei Federale din 23 decembrie 2009.

Reguli de drept

Nu toți oamenii știu de ce trebuie să flash documente. Dar se dovedește că există multe locuri în care puteți depune doar lucrări legate corect. De exemplu, în arhivă sau la depunerea documentelor pentru o licitație și procedura înregistrare de stat indivizii la fel de antreprenori individuali sau entitati legale necesită prezentarea documentelor legate corect.

Trebuie spus că astăzi nu există o singură instrucțiune pentru intermiterea documentelor. Dar, în același timp, există o serie de reglementări care reglementează procedura de păstrare a diverselor documentații, inclusiv de depunere a dosarelor.

La asa ceva reguli includ nu numai Recomandările Metodologice ale Arhivei Federale, ci și Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei nr. 536 din 2005, care aprobă instrucțiunile standard pentru munca de birou, Instrucțiunea Băncii Centrale a Rusiei, care definește principalele prevederi privind munca de birou în Banca Centrală, precum și explicații metodologice privind procedura de completare a anumitor formulare de documente aprobate prin Ordinul Ministerului Impozitelor și Taxelor din 18 aprilie 2003 și, bineînțeles, GOST R 51141 .

Este demn de remarcat faptul că toate documentele care sunt mai mari decât o foaie trebuie cusute.

Acest lucru este valabil și pentru copiile documentelor statutare ale persoanelor juridice (diferența dintre originalele legate și copiile este că copiile nu sunt ștampilate). În plus, la depunerea documentelor, toate paginile sunt numerotate. Este gata cifre arabe, care sunt plasate în colțul din dreapta sus al fiecărei foi. Pentru cusături se folosesc fire speciale (sau sfoară), un ac de cusătură și o punte. Iar pe spatele ultimei pagini trebuie să existe un autocolant de certificare care să indice numărul de pagini cusute, sigiliul organizației și semnătura managerului (sau a unei persoane autorizate).

Acoperiri

La depunerea documentelor, merită să aveți grijă de husa de carton corectă pentru fiecare caz. Husele pot fi:

• standard
• non-standard
• depozitare pe termen lung

Coperțile standard au de obicei o dimensiune de 229x324 milimetri și sunt folosite la legarea documentelor care sunt scrise pe foi standard. În ceea ce privește husele non-standard, acestea sunt necesare dacă trebuie să tiv mai multe cearșafuri marimea standard. Apoi coperta se realizează în funcție de dimensiunea foilor care se pile.

Husele din carton dur sunt folosite în cazurile în care este necesară legarea documentelor destinate depozitării pe termen lung (de la douăzeci și cinci de ani). Iar pentru depunerea documentelor la arhivele statului se folosesc coperți din carton fără acid.

Inventar - capul a tot

Fiecare set de documente legat separat trebuie să fie furnizat cu un inventar, care trebuie să conțină anumite informații, și anume:

• Titlul documentului;
• data întocmirii inventarului;
• titlu și rezumat (se explică în ce scopuri este necesar acest set de documentație);
• listarea tuturor documentelor disponibile în liant (pentru fiecare este indicat numărul de foi);
• prenume, funcție și semnătură persoana responsabila- compilator al inventarului.

Inventarul nu este supus numerotării și poate arăta astfel:

Societate pe actiuni inchisa

"Est"

Sankt Petersburg 00.00.0000

Lista documentelor

Total ________________________________________________ documente.

(în cifre și cuvinte)

Grefier ____________________ Petrova A.I.

Cum se numere foile?

Când numerotați foile, ar trebui să vă amintiți câteva reguli:

• Foile, nu paginile, sunt numerotate;
• inventarul nu este supus numerotarii;
• dacă există litere într-un mănunchi de documente, plicul în sine este numerotat mai întâi, iar apoi toate foile anexate sunt numerotate una câte una;
• numerele trebuie plasate în colțul din dreapta sus al fiecărei foi, fără a atinge textul documentelor;
• numerotarea se realizează în ordine crescătoare folosind cifre arabe;
• dacă dosarul este format din mai multe volume, atunci numerotarea se efectuează separat pentru fiecare volum, iar anexele la dosare, care se eliberează sub formă de volume independente, se numerotează și ele separat;
• în cazul în care cazul conține documente din mai multe file care au propria numerotare (inclusiv publicații tipărite), acestea trebuie totuși numerotate în ordinea generală;

• foile de formate mari - A2, A3 - trebuie desfăcute și numerotate în colțul din dreapta sus, apoi tivite pe o margine;
• o foaie cu fragmente lipite strâns (cecuri, bonuri de livrare, tăieturi din ziare, extrase, fotografii) este numerotată ca o singură coală, dar pe verso sau în partea de jos (dacă există spațiu) este necesar să se facă un inventar scris de mână al celor lipite. documente, în timp ce în inventarul general al cazului în rubrica „Notă” sau în inscripția de certificare este necesar să se precizeze că pe foaia nr.00 sunt lipite astfel de documente sau fotografii în valoare de 00 bucăți conform inventarul de pe spatele foii;
• dacă fotografiile, cecurile, certificatele sunt lipite pe coală doar pe o margine, acestea sunt numerotate ca documente separate în ordinea numerotării cauzei;
• in cazul in care carcasa contine diagrame, desene sau fotografii, precum si alte anexe specifice care sunt o fisa independenta, atunci acestea trebuie numerotate in coltul din stanga sus pe verso;
• hărțile sau diagramele lipite între ele din mai multe foi sunt numerotate ca o singură foaie, iar în inventarul general din coloana „Notă” și pe spatele cardului trebuie să fie indicat numărul de foi din lipici.

Erori la numerotare

În cazul în care se comite erori minore la numerotarea cazului (fișe lipsă), atunci, de comun acord cu personalul arhivistic, este permisă utilizarea numerotării cu litere. Aceasta înseamnă că toate foile numerotate rămân cu aceleași numere, iar pe foile lipsă numărul foii din față este plasat cu adăugarea unei litere (litera). De exemplu, 5, 6, 6a, 7...

Dar dacă s-au făcut erori mai grave la numerotarea cazului, de exemplu, documentele mici lipite pe o parte nu au fost numerotate, atunci numerotarea va trebui repetată. Aceasta înseamnă că numerele vechi vor trebui tăiate cu atenție cu o bară oblică și plasate lângă număr corect. Dacă numerotarea a fost făcută din nou, trebuie făcută și o nouă certificare. În acest caz, vechea inscripție nu este eliminată din dosar, ci pur și simplu tăiată.

Cum se capsează documentele?

Numai angajații autorizați ar trebui să coasă documentele folosind fire speciale (sfoară bancară, fire LSh-210) și ace. Pentru a cusă documente (trebuie făcut pentru ca dosarul să poată fi citit dacă este necesar), se fac trei găuri cu o punte pe marginea din stânga (la aproximativ 1,5 centimetri de text), una deasupra celeilalte: cea centrală. fie exact la mijloc, iar distanța dintre Puncțiile centrale și superioare (inferioare) trebuie să fie de trei centimetri. Dacă carcasa are mai multe pagini, atunci este mai convenabil să faceți perforații cu o punte, dar pentru cazuri mai delicate puteți folosi un perforator. Pentru a preveni deteriorarea mecanică a primei și ultimei foi ale carcasei, este mai bine să lipiți benzi subțiri de carton la locul de cusătură prin care va fi trecut firul. Pentru a coase documente veți avea nevoie de un fir de aproximativ șaptezeci de centimetri lungime.

Pentru comoditatea explicației, vom numerota în mod condiționat puncțiile: nr. 1 – superior, nr. 2 – central, nr. 3 – inferior. Trebuie să începeți prin a trece acul în gaura nr. 2, lăsând un capăt al firului pe partea din spate a cusăturii. După aceasta, trecem acul din partea din față în gaura nr. 1. De îndată ce capătul firului și acul sunt pe spatele carcasei, trebuie să aduceți acul în partea din față prin orificiul nr. 3 și apoi din nou în partea din spate prin orificiul nr. 2. Carcasa este cusută prin toate cele trei găuri, iar acum puteți face un nod pe spate. Nodul se leagă foarte strâns, cât mai aproape de ultima foaie și se fixează cu lipici și autocolant de certificare. În acest caz, capetele firului ar trebui să fie libere și vizibile.

Scrisoare de certificare

După ce carcasa este cusută și numerotată, este necesar să se facă o inscripție de certificare. Se execută pe o foaie separată și se află pe spatele ultimei foi a carcasei. Această inscripție trebuie să indice numărul de foi dantelate și numerotate din dosar (în cifre și în cuvinte), precum și, dacă este necesar, caracteristicile documentelor existente și starea acestora (fotografii, desene, desene, prezența petelor, rupte). sau foi deteriorate). Scrisoarea de certificare este semnată de manager sau de un compilator autorizat, care indică, de asemenea, funcția sa și transcrierea semnăturii. Inscripția de certificare se face pe un autocolant care măsoară 5 pe 6 centimetri. Trebuie lipit de adeziv de înaltă calitate care va rezista depozitare pe termen lung, fixați nodul și părțile firului (lăsând capetele libere) cu care este cusută carcasa și sigilați-o cu un sigiliu. În acest caz, sigiliul trebuie aplicat astfel încât amprenta să fie parțial pe autocolant și parțial pe foaia carcasei.