Planificarea eficientă a timpului Este deosebit de important atunci când te confrunți cu multe sarcini și trebuie să le faci față într-o anumită perioadă de timp. Mai mult, este la fel de important să planificați timpul managerului, precum și al angajaților și al subordonaților. Oricine poate învăța cum să planifice timpul de lucru, trebuie doar să excludeți câțiva factori:

Erori tehnice - pur și simplu nu sunteți familiarizat cu metodele și tehnicile de planificare a timpului de lucru. Începeți mic - faceți o listă cu lucruri importante pe hârtie;
factori externi - poți respecta toate regulile de planificare a timpului, dar nu totul depinde doar de tine;
atitudini psihologice - planificare eficientă timpul nu te va ajuta dacă ceea ce faci pare inutil și plictisitor.

Să ne uităm la unele sfaturi practice privind planificarea timpului de lucru:

Alocați o anumită perioadă de timp pentru a finaliza o sarcină. Încearcă să alegi un moment în concordanță cu bioritmurile tale (lacără, bufniță), cu ritmul tău obișnuit de lucru. Împărțiți sarcinile complexe (sau pur și simplu foarte voluminoase) în părți, a căror finalizare nu necesită foarte mult efort;
asigurați-vă că înregistrați toate sarcinile în jurnal, astfel încât să nu pierdeți nimic;
Una dintre regulile de bază ale planificării timpului este organizarea spațiului de lucru. Curățați desktopul și sortați-l în foldere documente electronice astfel încât orice informație să poată fi găsită cu ușurință;
Gândește-te serios - este cu adevărat afacerea ta pentru care te dedici? Poate renunțând la ceea ce este plictisitor pentru tine, vei putea rezolva cu ușurință alte probleme?

Când vă planificați timpul de lucru, nu ignorați împrejurimile. Luați în considerare întotdeauna posibilitatea influenței de circumstanțe externe. Iată câteva sfaturi pentru un management eficient al timpului:

Nu-ți exagera capacitățile - asumă-ți doar volumul de sarcini pe care le poți face față. Luați în considerare timpul pe care îl dedicați familiei, hobby-urilor și sportului. Totodată, în perioada limită, unele sarcini pot fi amânate pentru o perioadă;
Este necesar să vă acordați o pauză dacă nu vă simțiți bine. Izolându-te de afaceri doar pentru o zi, poți ajunge rapid din urmă cu totul;
pe parcursul schimbari serioase(mutare, nunta, nasterea unui copil) nu incerca sa faci totul, sa-ti stabilesti prioritatile si sa urmezi cel mai important lucru;
lasa mereu timp pentru situatii neprevazute, rezolvand probleme de urgenta, mai ales daca lucrezi intr-un mediu impredictibil (broker, comerciant, medic etc.);
dacă rezultatul muncii tale depinde nu numai de tine, ci și de partenerii tăi, stabiliți împreună scopul final, evidențiați responsabilitățile specifice ale fiecăruia dintre voi și planificați etapele muncii voastre.

Pe planificarea timpului de lucru Atitudinile tale psihologice personale vor influența și ele. Gândurile și convingerile tale în mod subconștient pot împiedica planificarea eficientă. Să ne uităm la unele dintre ele:

A ta obiectivele vieții nu au fost încă determinate. Fără un obiectiv clar pentru viitor, este dificil să determinați ce și în ce proporții ar trebui să vă umpleți viața;
îți place să fii într-o stare constantă de presiune a timpului. Completați-vă programul cu alte lucruri interesante de făcut, astfel încât să vă fie de folos să vă finalizați munca la timp;
Inacțiunea te sperie. Dacă încerci să-ți umple fiecare minut din timpul tău, pot apărea probleme la care nu vrei să te gândești. timp liber. Poate că este mai bine să le acordați atenție și să găsiți o soluție?
nu poți spune „nu” și ești gata să preia orice misiune. În acest caz, fii pregătit pentru faptul că obiectivele tale personale vor rămâne simplu scrise pe hârtie;
ți-e frică de eșec. În acest caz, pune-ți întrebarea: „Ce este cel mai rău care mi s-ar putea întâmpla dacă nu reușesc?” Și amintiți-vă, eșecul nu este o fundătură, ci un alt pas înainte;
ți-e frică de succes - și acest lucru este posibil. La urma urmei, o nouă poziție dorită poate însemna renunțarea la o parte din timpul petrecut cu familia sau prietenii. Încercați să comunicați mai mult cu oameni de succes să simtă atmosfera de succes;
ți-e frică de schimbare - această frică este depășită prin planificarea pas cu pas a mișcării către obiectivul tău;
vă este frică să finalizați un proiect – pentru unii, procesul mai important decât rezultatul. Amintiți-vă că atunci când finalizați un pas, aveți ocazia să începeți o altă sarcină interesantă.

Încercați doar câteva dintre acestea metode de planificare a timpului de lucru, iar viața ta va deveni mult mai productivă și mai strălucitoare.

M.A. Lukașenko, doctor în economie, profesor, vicepreședinte al Universității Financiare și Industriale din Moscova „Synergy”, expert consultant principal al companiei „Organizarea timpului”

Le planificăm eficient pe ale noastre timp de lucru

În timp ce vorbeam cu cineva care era extrem de ocupat... director general, am auzit o frază minunată de la el: „Nu pierd un minut. Chiar iau prânzul doar cu contabilul șef pentru a rezolva toate problemele acumulate.” În acel moment, am simțit un sentiment amestecat de compasiune și admirație pentru contabilul șef. La urma urmei, în timpul prânzului câștigat cu greu, nu se poate relaxa și face o pauză.

Este bine cunoscut faptul că munca unui contabil este foarte dificilă, responsabilă și stresantă. Și, de regulă, există multe. Prin urmare, cei mai mulți contabili sunt filosofi cu privire la faptul că deseori trebuie să rămână până târziu sau să lucreze în weekend pentru a avea timp să facă totul. Dar nu există miracole în lume și, în timp, suprasolicitarea constantă se face simțită prin oboseală cronică. Și pentru o persoană obosită, nici măcar meseria lui preferată nu este o bucurie.

Cu toate acestea, există instrumente de gestionare a timpului care vă pot face munca mult mai ușoară, mai previzibilă și mai ușor de gestionat. Cu ajutorul lor, poți reuși să faci toate sarcinile planificate și să mergi acasă la timp. Acest articol le este dedicat.

Cum să faci o listă de lucruri de făcut

Ați auzit vreodată zicala „Cea mai ascuțită amintire este mai proastă decât cel mai plictisitor creion”? Dacă nu, atunci asigurați-vă că o luați în considerare, deoarece reflectă principiul cheie al managementului timpului - principiul materializării. Se spune: „Nu ține nimic în capul tău, scrie totulși într-un loc convenabil, să-l găsesc imediat și V forma corectă, pentru ca după ceva timp să te poți înțelege pe tine însuți.” În consecință, toate instrumentele de planificare se bazează pe faptul că nu încercați să vă amintiți sarcinile necesare, ci să le scrieți imediat.

Efectuarea unor liste de sarcini simple este cea mai fiabilă și mod eficient nu uita nimic și fă tot ce este necesar. Luați o bucată de hârtie și scrieți tot ce trebuie să faceți astăzi. În același timp, trebuie să prioritizați toate sarcinile - de la cele mai importante la cele mai puțin importante. Și trebuie efectuate strict în ordine. Apoi, până la sfârșitul zilei de lucru, aveți garanția că veți realiza cele mai importante lucruri și veți putea decide dacă sarcinile rămase merită să rămâneți până târziu la serviciu.

Formulăm corect ceea ce trebuie făcut

Când faceți o listă de activități, este recomandabil să utilizați un formular de înregistrare orientat spre rezultate. Imaginează-ți că pentru săptămâna următoare ai notat pentru tine: „Ivanov, acord”. A trecut o săptămână în care ți s-au întâmplat multe evenimente diferite. Și când vedeți din nou această înregistrare, pentru viața dvs., nu vă puteți aminti ce ați vrut să spuneți, despre ce fel de acord vorbim și ce trebuie făcut cu el: ridicați, redactați, semnați, reziliați... Prin urmare, în intrarea dvs. trebuie să fiți un verb care indică acțiunea în sine plus rezultatul acesteia. În cazul nostru, trebuie să notăm: „Trimiteți lui Ivanov pentru aprobare acord de împrumut №...».

Planificăm pentru viitor

Cu ajutorul listelor de „afaceri”, puteți organiza nu numai planificarea pe termen scurt, ci și pe termen mediu și chiar pe termen lung. Pentru a face acest lucru, trebuie să creați trei liste diferite de sarcini - pentru zi, pentru săptămână și pentru lună (trimestru, jumătate de an etc.). Vă rugăm să rețineți despre care vorbim despre sarcini care nu sunt legate de un anumit timp. De exemplu, puteți colecta rapoarte de călătorie de afaceri în orice zi a săptămânii următoare, aceasta nu trebuie făcută strict luni până la ora 12.00.

Principalul truc al acestei tehnici este să revizuiți în mod regulat listele și să mutați sarcinile de la una la alta. În același timp, ar trebui să revizuiți zilnic lista de sarcini pentru săptămână. Mutați acele sarcini care sunt „coapte” pentru a fi finalizate a doua zi în lista de sarcini pentru ziua respectivă. „Nu sunt coapte” - lăsați-le acolo unde erau. Și te uiți la lista sarcinilor pe termen lung o dată pe săptămână, de exemplu vineri. Lucruri care trebuie făcute deja săptămâna viitoare, îl transferați în lista corespunzătoare. În acest fel, nu veți uita de acele sarcini care trebuie finalizate nu imediat, ci mai târziu.

Apropo, mișcarea inversă este și ea adevărată. La urma urmei, un contabil diligent încearcă de obicei să înghesuie mai multe lucruri în lista lui zilnică. În același timp, este conștient că fizic nu le va putea finaliza pe toate, dar speră la bine. Care este rezultatul? O persoană părăsește munca cu afaceri neterminate, formând în sine un complex de perdanți. Dar trebuie să faceți opusul - planificați cât mai multe sarcini puteți finaliza cu ușurință într-o zi și mergeți acasă cu un sentiment de împlinire.

Cea mai bună tehnică de planificare este implementată folosind MS Outlook. Folosind panoul „Sarcini”, puteți crea liste de activități atribuindu-le o anumită categorie - „Ziua”, „Săptămâna” sau „Luna”. Și configurați gruparea sarcinilor în funcție de aceste categorii (vezi ilustrația de mai jos). Apoi puteți transfera cu ușurință sarcini dintr-o listă în alta într-o secundă, doar schimbându-le categoria. Cu toate acestea, această tehnică poate fi implementată perfect într-un jurnal și pe plăci de planificare.

Fiecare sarcină are timpul ei

Acum spune-mi, ți s-a întâmplat vreodată să întâlnești din greșeală persoana de care ai nevoie, pentru care ai câteva întrebări importante, dar în momentul întâlnirii, ei, după noroc, ți-au zburat din cap ? Și probabil că colegii tăi te sună adesea cu cuvintele: „Voiam să-ți spun ceva, dar am uitat... Bine, îmi voi aminti și te sun înapoi.”

Avem multe sarcini care trebuie făcute în afara anumit timp, și în anumite condiții. De exemplu, atunci când reușim să-l prindem pe director, trebuie să semnăm toate documentele cu el, să discutăm raportul, să rezolvăm probleme legate de scoaterea din funcțiune a echipamentelor etc. Dar uneori nu avem idee când vom putea vorbi cu el. . Aceasta înseamnă că nu înțelegem unde să notăm astfel de sarcini, deoarece este imposibil să le legăm de un anumit moment. E nevoie aici contextual tehnica de planificare. Acesta este atunci când se observă un set de condiții care sunt favorabile pentru îndeplinirea unei anumite sarcini.

Unul dintre contextele noastre este loc. De exemplu, când sunt înăuntru oficiu fiscal, mă voi înscrie pentru o reconciliere. Când plec într-o călătorie de afaceri, voi trece pe la filiala noastră în același timp. Adică, sarcinile sunt legate de un anumit loc.

Un alt context este Oameni. Cu toții avem periodic probleme care sunt legate de anumite persoane. De exemplu, când văd clientul N, trebuie să discut cu el o nouă listă de prețuri și o prelungire a contractului. Alte contexte sunt circumstante, externe si interne. Exemple de circumstanțe externe: când șeful va avea bună dispoziție cand iese asa si asa lege. Circumstanțele interne sunt, de exemplu, un val puternic de inspirație sau, dimpotrivă, o reticență de a lucra.

Planificare contextuală: diverse tehnici

Aici revenim din nou la listele noastre de sarcini, doar că acum le grupăm după context. De exemplu, creăm secțiuni în jurnal pentru contexte tipice. Să presupunem că numim una dintre secțiuni „Bancă” și listăm toate problemele care trebuie rezolvate în timp ce sunteți în bancă. Sau, de exemplu, „Proiectul XXX” - și a existat o listă de întrebări care trebuie clarificate despre proiect. Principalul lucru este să nu uiți de sarcină la momentul potrivit.

Și există multe astfel de metode de planificare contextuală. De exemplu, notați pe o notă lipicioasă întrebări pe care trebuie neapărat să le puneți la o întâlnire și puneți această bucată de hârtie în husa pentru ochelari. În același timp, știi că primul lucru pe care îl faci la orice întâlnire este să scoți și să-ți pui ochelarii. În consecință, întrebările pentru discuție își vor reaminti.

Te poți pregăti pentru cazuri diferite foldere de context de viață. De exemplu, știi că într-un an biroul tău va fi renovat cu ferestre de schimb. Creați un folder „Reparații” și puneți în el toate articolele „contabile”, scrisorile Ministerului Finanțelor și Serviciului Federal de Taxe pe această temă etc. Credeți-mă, când este timpul să luați în considerare costurile de reparație, conținutul folderul vă va fi de ajutor semnificativ și vă va economisi mult timp.

Când programați folosind MS Outlook, categoriile atribuite sarcinilor pot fi folosite ca contexte. De exemplu, puteți crea categorii „Șef”, „Bancă”, „Impozit”, „Proiect XXX”, etc. Și când apar anumite sarcini, adăugați-le imediat la categoria dorită. Când te sună șeful tău, poți să-i deschizi categoria „lui”, să vezi toate sarcinile asociate cu ea și să le rezolvi rapid.

Contabil, sunteți pregătit pentru schimbări de circumstanțe? Mereu pregătit!

În practica de afaceri, schimbarea bruscă a sarcinilor este o întâmplare comună și este cu siguranță deprimantă. Cu toate acestea, putem planifica lucrurile astfel încât schimbările să producă întreruperi minime sau deloc ale planurilor noastre. Pentru a face acest lucru, este convenabil să utilizați algoritmul de planificare rigid-flexibil. Implica împărțirea sarcinilor noastre zilnice în trei tipuri.

Primul tip- Acest sarcini grele a cărui execuție este legată de un timp determinat. Planificarea lor este obișnuită - pur și simplu le notăm pe grila de timp a jurnalului. De exemplu, la ora 10 - o întâlnire, la ora 12 - sunați la asigurările sociale, la ora 17 - o întâlnire.

Al doilea tip - sarcini flexibile, nelegat de timp. De exemplu, trebuie să scrieți adresă însoțitoare pentru clarificare. Și nu contează când o faci: la ora 11 dimineața sau la ora 3 după-amiaza. Principalul lucru este astăzi.

Și, în sfârșit, al treilea tip- Acest sarcini bugetate, necesitând un buget de timp. De exemplu, întocmește un bilanţ pe 9 luni. Este clar că aceasta nu este o chestiune de un minut, veți avea nevoie de cel puțin câteva zile.

Principiul unei abordări rigide-flexibile a planificării zilei este de a nu include în programul de ceas acele sarcini care nu sunt strict legate de o anumită oră. Pentru a face acest lucru, împărțim pagina jurnalului nostru în jumătate pe verticală.

(1) Înregistrăm doar sarcini grele în grila ceasului. Aici plasăm și sarcini bugetate, alocandu-le bugetul de timp necesar.

(2) În partea dreaptă a jurnalului scriem o listă cu toate sarcinile flexibile, clasificându-le după prioritate.

Astfel, avem toată imaginea zilei în fața ochilor noștri. Știm ce cazuri dificile ne așteaptă și la ce oră. Înțelegem ce sarcini consumatoare de timp trebuie făcute și avem timp rezervat pentru ele. În același timp, vedem clar timpul liber și ne ocupăm cu calm de sarcini flexibile. Dacă apar sarcini noi, putem pur și simplu să reconsiderăm prioritățile și, dacă este necesar, să schimbăm succesiunea sarcinilor. Dar, în general, planul nu se schimbă.

Pentru a rezuma planificarea zilei, să evidențiem regulile de bază.

1. La începutul zilei de lucru, alocă 5-10 minute pentru a planifica sarcinile. În mod ideal, ar trebui să fie planificate seara. Dar acest lucru nu funcționează întotdeauna, în plus, cu o zi înainte este posibil să nu știm despre unele chestiuni urgente. Prin urmare, seara puteți estima plan brut ziua, iar când veniți la serviciu, verificați cu calm dacă există probleme urgente.

2. Includem doar sarcini dificile în grila de timp.

3. Un plan zilnic întocmit în așa fel încât fiecare rând din jurnal să fie ocupat este în sine deja obositor și enervant. Prin urmare, timpul planificat nu trebuie să depășească 70% din timpul total de lucru. Punem deoparte 30% pentru circumstanțe neprevăzute. Încercați să aveți mai mult „aer” în plan, adică timp în rezervă. Cu cât este mai mult, cu atât este mai mare probabilitatea ca planul să fie finalizat și, în același timp, vei rămâne în stare bună de sănătate și de bună dispoziție.

Timpul de lucru este timpul pe care orice angajat îl alocă realizării sale functia muncii. Durata acestuia este reglementată de legislația muncii.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Este rapid și GRATUIT!

Planificarea timpului de lucru este o parte integrantă a gestionării acestuia, adică managementul timpului. Acest cuvânt la modă astăzi înseamnă nu doar managementul timpului, ci planificarea sa eficientă pentru a atinge obiectivele întreprinderii. La urma urmei, timpul este una dintre resursele care trebuie folosite rațional.

De ce și cine are nevoie?

A vorbi despre managementul timpului nu este în întregime corect. Fluxul său nu depinde de acțiunile umane, nu accelerează sau încetinește.

Merită să gestionați utilizarea acestui timp. Mai mult, acest lucru este important pentru întreprindere la toate nivelurile - de la manager până la angajații obișnuiți. Utilizarea eficientă a acestei resurse afectează direct productivitatea muncii și, prin urmare, profiturile.

Pentru orice companie, planificarea orelor de lucru are o altă semnificație importantă.

În funcție de cât timp de lucru este necesar pentru a finaliza sarcini de producție, depinde de numărul de angajați ai întreprinderii și, prin urmare, de costurile financiare asociate cu personalul.

Motive pentru lipsa timpului

Lipsa înseamnă lipsă. În cazul nostru, este o lipsă de timp de lucru pentru a finaliza sarcina atribuită unui anumit angajat, departament sau întreprindere în ansamblu.

Rezultatul poate fi o întârziere în îndeplinirea comenzii și consecințele sale negative. Cel mai adesea, lipsa timpului este asociată cu incompetența managerului.

Există trei grupuri de motive care duc la lipsa timpului:

• calitățile personale ale unui lider;
• acțiunile conducătorului;
• motive independente.

Calitățile personale ale unui manager care duc la pierderea timpului se pot manifesta în astfel de fenomene precum:

• agitație, adică efectuarea grăbită a acțiunilor dezordonate;
• graba constantă;
• lipsa odihnei adecvate din cauza îmbunătățirilor la domiciliu.

Acțiunile analfabete duc la următoarele:

• motivație scăzută sau absentă în rândul angajaților;
• întreruperea comunicării;
• lipsa ierarhizării cazurilor după importanță;
• incapacitatea de a delega autoritatea.

Motive independente de manager care duc la o lipsă de timp pentru manager și subordonații săi sunt:

• prea multe sarcini, treburi, sarcini;
• evenimente neplanificate (hotii de timp).

Aceste motive, de regulă, nu apar separat. Ele curg unul din altul.

Rezultatul este un cerc vicios, din care doar o planificare corectă și rațională vă va permite să ieșiți. Și control asupra implementării activităților planificate și asupra timpului petrecut cu acestea.

Ce probleme pot fi rezolvate?

Planificarea este unul dintre instrumentele de acceptare a diverselor decizii de management. Ea implică stabilirea obiectivelor și determinarea modalităților de a le atinge. Adică, acesta este un fel de oportunitate de a privi viitorul companiei și de a decide exact cum și în ce interval de timp poți ajunge acolo.

Planificarea și gestionarea timpului de lucru vă permite să rezolvați următoarele probleme:

• creșterea nivelului de eficiență operațională:
• controlul acțiunilor și al timpului petrecut cu acestea;
• optimizarea programului de lucru;
• îmbunătățirea tehnicilor de gestionare a timpului;
• eliminarea activităților ineficiente în timp;
• planificarea rațională a celor mai importante sarcini;
• împărțirea clară a timpului de lucru și personal.

feluri

Planificarea timpului într-o întreprindere, ca orice planificare, poate fi împărțită în tipuri în funcție de diferite criterii:

• după sfera de aplicare (generală și specifică);
• după conținut (strategic, operațional și actual);
• pe obiecte (personal, producție, financiar);
• pe perioade (pe termen scurt, pe termen mediu, pe termen lung);
• modificări posibile (rigide și flexibile).

Planificarea generală a fondului

Planificarea fondului general este imposibilă fără calcularea costului timpului de lucru. Pentru a înțelege cât de mult din această resursă este necesară, se folosesc diverse metode.

Apoi timpul de lucru trebuie să fie standardizat, adică pe baza rezultatelor calculelor de costuri și a standardelor bazate științific, este necesar să se obțină timp optim pentru a produce o unitate de produs sau pentru a finaliza o sarcină.

Raționalizarea este nucleul planificării fondului total de timp. Pe baza acesteia sunt determinate numărul de personal necesar, costurile și criteriile de stimulare.

Fondul general este format din:

• calendar;
• nominal (calendar fără weekenduri și sărbători, dar ținând cont de datele scurtate sărbători);
• eficient (cât a lucrat un angajat în perioada de planificare).

Individual

Nu mai puțin important decât planificarea generală va fi gestionarea timpului fiecărui angajat.

Aici este important să știi cine ar trebui să stabilească un program strict și cine știe să-și planifice timpul cât mai eficient posibil. Totuși, există câteva puncte importante.

De exemplu, mențineți un raport de 60/40. Adică, planificați 60% din timpul dvs. de lucru pentru a rezolva problemele curente și lăsați 40% pentru sarcini neprevăzute și activități creative (două blocuri a câte 20% fiecare).

Acesta și alte principii importante ale planificării timpului de lucru individual au fost formulate de L. Seiwert.

El nu a evidențiat diferențe fundamentale între manageri și specialiști în ceea ce privește eficiența utilizării timpului de lucru. Dar aș dori totuși să notez câteva aspecte.

Managerii

Abilitățile de planificare sunt deosebit de importante pentru un manager.

Aceasta este funcția sa: să stabilească obiective, să determine intervalul de timp pentru atingerea acestuia și să controleze rezultatul, precum și să delege autoritate, scăpând de acele sarcini care pot fi îndeplinite de specialiști.

Specialiști

Specialistul își planifică timpul în funcție de sarcinile stabilite de manager. Pentru el mare importanță au abilități de autodisciplină.

Planificarea orelor de lucru la întreprindere

Orice plan trebuie consemnat în scris, altfel nu există. Planificarea electronică va ajuta la gestionarea timpului mai ușoară. Utilizare tehnologii moderne nu numai că vă permite să vizualizați lista de sarcini.

Gadgeturile moderne sunt capabile să le reamintească proprietarilor despre evenimente importante.

Reguli generale

• Planul trebuie întocmit seara și dimineața trebuie făcute ajustări.
• Toate aspectele incluse în plan trebuie împărțite pe timp în termen scurt, mediu și lung.
• Scopul muncii ar trebui să fie realist, nu ar trebui să încercați să îmbrățișați imensitatea.
• Înregistrați nu numai obiectivele, ci și rezultatele așteptate.
• Stabiliți prioritățile.
• Stabiliți termene limită exacte pentru finalizarea fiecărei sarcini.
• Deleaga autoritatea.
• Planurile ar trebui ajustate în mod regulat.

Ce să includă în plan?

Planul trebuie să includă absolut toate lucrurile care trebuie făcute în timpul zilei. Acest lucru vă va asigura că nu pierdeți nimic în următorii pași.

Trebuie să înregistrați totul - de la o întâlnire cu managerul până la felicitarea unui coleg de ziua lui prin corespondență corporativă. Trebuie să începeți cu cele care au ora exactă: întâlniri, întâlniri, conferințe etc.

Pe lângă instrucțiunile de la conducere, merită să includeți acele lucruri care contribuie la avansarea în carieră. De exemplu, pregătire avansată sau munca creativa asupra proiectului.

Prioritizare

Pentru ca planificarea timpului să fie cu adevărat eficientă, este necesar să ierarhăm tot ceea ce este introdus în cotidian (săptămânal, lunar etc.) în funcție de gradul de importanță și urgență al acestora. Și apoi executați-le în ordinea descrescătoare a importanței.

Tehnologie și metode

Cele mai frecvent utilizate metode pentru stabilirea priorităților și planificarea timpului sunt Matricea Eisenhower și Legea lui Pareto.

Pe scurt, arată așa:

• toate problemele sunt împărțite în importante și urgente, importante și non-urgente, mai puțin importante și opționale;
• de cele mai multe ori (până la 80%) ar trebui să fie dedicat celor mai importante și urgente;
• Acest lucru trebuie făcut la începutul zilei de lucru.

Analiza performanței

Puteți verifica cât de eficient orice angajat își folosește timpul de lucru în mod matematic. În acest scop, se folosesc diverși coeficienți, de exemplu, utilizarea extensivă a timpului.

Formula de calcul arată astfel:

Ke = (fond de timp total - pauze de lucru)/fond de timp total.

Valoarea ideală va fi egală cu unu. Cu cât Ke diferă mai mult de acesta, cu atât timpul de lucru este mai ineficient.

• din vina salariatului și din motive independente de voința acestuia;
• pentru nevoi personale.

Pentru a face acest lucru, valoarea necesară (în minute) este înlocuită în numărătorul formulei, iar timpul total rămâne în numitor. Aici relația este inversă. Cu cât această valoare este mai aproape de unul, cu atât timpul de lucru este mai irațional.

Exemple

Planificarea unei zile de lucru, a unei săptămâni sau a unei alte perioade depinde în mare măsură de specificul profesiei. Mai ales dacă implică elemente de creativitate.

Să luăm în considerare la ce ar trebui să acorde atenție reprezentanții unor profesii precum consilierii juridici și managerii din industria bancară.

Pentru un avocat

O caracteristică specială a acestei profesii este participarea la ședințe de judecată. Prin urmare, programul de lucru include în mod necesar programul de probă și termenele procedurale pregătirea anumitor documente. Acestea sunt cele mai importante și urgente chestiuni.

Timpul întâlnirilor și negocierilor cu clienții este coordonat pe baza intervalelor libere rămase. Ceea ce rămâne ca rezultat este cheltuit pentru analiză și raportare.

Planul tău zilnic va arăta cam așa:

Pentru un manager de bancă

Ziua de lucru a unui manager de credit bancar va consta din mai multe blocuri:

• întâlniri bazate pe timp;
• întocmirea contractelor pe baza rezultatelor întâlnirilor;
• apeluri la rece pentru extinderea bazei de clienți;
• pregătirea propunerilor comerciale etc.

Planul de zi pentru un astfel de angajat ar putea fi următorul:

Și câteva sfaturi finale:

• Când determinați importanța unei sarcini, merită să vă puneți întrebarea: „Ce îmi va da asta?” Și procedați numai dacă sunteți mulțumit de răspuns. Dacă nu vă place răspunsul, atunci probabil că puteți amâna sarcina pentru moment.
• La prima oră dimineață, ar trebui să faci cele mai neplăcute, dar importante lucruri.
• Mare și sarcini complexe sunt cel mai bine realizate dacă sunt împărțite în unele mici și ușoare.
• Este vital să te oferi pe tine însuți odihnă bună de la locul de muncă.

Eficacitatea personală - secretul principal succes în toate aspectele și depinde, printre altele, de capacitatea de a distribui corect resursele de timp. Managementul timpului poate fi studiat și planificat științific. Există tehnici speciale care vă vor permite să alocați corect timpul, astfel încât să fie suficient pentru toate.

Conceptul de management al timpului

La naștere, o persoană primește o resursă unică, de neînlocuit - timpul. Succesul unei persoane în afaceri și eficiența sa depind adesea de modul în care o gestionează. Managementul timpului, sau managementul timpului, este un proces în mai multe etape care include abilități de planificare, analiză și organizare a proceselor.

Ideea de management al timpului nu este deloc nouă în primii ani ai erei noastre, filosoful roman Seneca a scris că timpul necesită o atitudine specială și a formulat primele reguli de gestionare a timpului: trebuie să ții un jurnal al timpului; , trebuie să evaluați cât de util a fost timpul petrecut și cât de util perioada a fost plină de evenimente. Mai târziu, filozofii s-au gândit de mai multe ori la cum să păstreze timpul care curge, au prezentat teorii și au inventat metode pentru a-l salva și a-l cheltui rațional.

Dar o abordare științifică a gestionării acestei resurse a apărut abia la începutul secolelor al XIX-lea și al XX-lea. Frederick Taylor, un inginer american, a propus conceptul de management al timpului angajaților și a legat acest proces cu motivația și stabilirea obiectivelor. Oamenii de știință ruși la începutul secolului al XX-lea au creat o întreagă direcție numită „organizarea științifică a muncii” și au pus bazele serioase pentru teoria modernă a managementului timpului. Termenul de „gestionare a timpului” apare abia în anii 70 ai secolului XX, iar până la începutul secolului XXI această industrie a devenit una dintre cele mai importante și bine dezvoltate părți ale managementului.

Tipuri de timp

Pentru a gestiona ceva, trebuie să înțelegeți esența obiectului. Timpul este un obiect specific al managementului, pentru a-l petrece cu înțelepciune, merită împărțit în tipuri. Prima clasificare se bazează pe conceptele de muncă și odihnă, în acest caz timpul este împărțit în muncă și timp liber, sau timp liber. Gestionarea anotimpurilor vă permite să distingeți tipuri precum timpul sezonier: anotimpurile ridicate și cele scăzute de consum de timp.

De asemenea, o resursă de timp se poate clasifica în funcție de activitatea căreia îi este dedicată, apoi se alocă timp de lucru, personal și social. Timpul de lucru este alocat îndeplinirii sarcinilor oficiale, planificare, timpul personal include odihnă, educație, divertisment, iar timpul social este alocat familiei, prietenilor și stabilirii diverselor comunicări. Când vine vorba de planificare, timpul de lucru este de obicei luat în considerare, deși, desigur, este necesar să se aplice abilitățile dobândite de utilizare economică a timpului la toate tipurile de timp.

Funcții de gestionare a timpului

Orice management îndeplinește funcția principală - utilizarea rațională a resurselor. Funcțiile managementului timpului sunt de a planifica, distribui și cheltui această resursă neregenerabilă. Managementul timpului este necesar pentru a folosi cât mai eficient timpul disponibil, ceea ce afectează direct productivitatea unei persoane sau a unui angajat. Principalele funcții ale managementului timpului sunt planificarea utilizării timpului, organizarea proceselor de utilizare a timpului, monitorizarea respectării principiilor și înregistrarea cheltuielilor de timp.

Beneficiile utilizării managementului timpului

Gestionarea timpului are o serie de beneficii pozitive. Pentru a obține succesul în orice activitate, trebuie să înveți cum să-ți petreci timpul corect. O persoană care a stăpânit tehnologiile de gestionare a timpului primește următoarele beneficii:

• atinge obiectivele mai rapid și mai des;
• el creează circumstanțele vieții sale și le poate controla;
• capabil să atingă orice scop și succes în orice activitate;
• experimentează sentimente mai puțin nervoase, deoarece nu există loc pentru agitație și graba în viața lui;
• are timp suficient pentru autoeducare și dezvoltare spirituală;
• are un plan de acțiune pentru fiecare zi, devine mai disciplinat și mai colectat;
• se odihneste mai mult si prin urmare se simte viguros si sanatos, are mai multe posibilitati să comunice cu prietenii și familia, să se angajeze în hobby-uri;
• mai eficient la locul de muncă;
• în cele din urmă, persoana este mai încrezătoare și mai fericită.

Structura procesului de management al timpului

Un sistem de management al timpului include mai multe procese de bază:

• analiza – pentru a te muta undeva trebuie sa stii ce vrei si ce resurse ai;
• planificare strategica;
• formularea obiectivelor;
• planificare tactică și operațională;
• atigerea scopului;
• controlul cheltuielilor cu resursele și atingerea obiectivelor.

Există și alte abordări pentru determinarea structurii managementului timpului identifică 4 domenii de dezvoltare a cunoștințelor, abilităților și obiceiurilor, acestea includ:

• stabilirea obiectivelor, stăpânirea tehnicii de stabilire a obiectivelor;
• capacitatea de a prioritiza;
• capacitatea de a utiliza instrumentele de planificare și aplicarea competentă a acestora;
• dezvoltarea, consolidarea și aplicarea abilităților de gestionare a timpului.

Tipuri de management al timpului

Ca orice management, managementul de bază al timpului poate fi împărțit în planificare strategică și operațională. Managementul acestei resurse poate fi, de asemenea, împărțit în tipuri în funcție de calendar: pe termen lung și pe termen scurt, care, de fapt, dublează prima clasificare.

Planificarea strategică este asociată cu atingerea obiectivelor globale pe termen lung, în timp ce timpul este distribuit pe un an sau mai mult. Este asociată cu prognoza și se bazează pe o analiză profundă a situației.

Managementul actual al timpului este asociat cu atingerea obiectivelor într-o perioadă scurtă de timp: de la o lună la șase luni. Este încorporat în plan strategic, dar acoperă doar cea mai apropiată parte a acestuia.

Distribuția timpului operațional este asociată cu întocmirea planurilor săptămânale și zilnice. Distribuția tactică a resurselor este legată de situația reală, actuală, la care circumstanțele pot face ajustări.

Principii generale ale managementului timpului

Procesele de management al timpului se bazează pe principiile principale, acestea includ:

• Stabilirea corectă a obiectivelor. Realizabilitatea și motivația pentru a-l realiza depind de asta. Exista diverse tehnici stabilirea obiectivelor, cel mai faimos și eficient este modelul SMART.
• Motivația. Economisirea timpului trebuie să fie conștientă și legată de satisfacerea unor nevoi importante, altfel succesul nu poate fi așteptat de la managementul timpului.
• Economisire. Managementul timpului este necesar pentru a elimina sau reduce presiunea timpului și pentru a crește productivitatea în aceleași perioade de timp.

Metode de gestionare a timpului

Astăzi sunt cunoscute diverse strategii și tehnici de distribuire și utilizare a timpului. Cele mai cunoscute metode de gestionare a timpului sunt următoarele:

Matricea Eisenhower. Această metodă constă în completarea unei matrice după 4 caracteristici: important-nu important, urgent-nu urgent. Toate sarcinile pentru perioada planificată sunt evaluate pe această scară și clasate pentru implementare. Sarcinile urgente și importante sunt îndeplinite mai întâi, sarcinile mai puțin urgente și importante sunt amânate pe a doua prioritate, principalul lucru este să nu întârziați implementarea lor, astfel încât să nu treacă în prima categorie. Dacă este posibil, sarcinile urgente și mai puțin importante ar trebui să fie delegate subordonaților, sarcinile neurgente și neimportante nu ar trebui să se acumuleze, așa că ar trebui să fie delegate sau deloc îndeplinite și excluse din planuri.

Piramida lui B. Franklin. Acest model amănunțit necesită multă pregătire prima dată, iar apoi este ușor de utilizat. Baza piramidei sunt obiectivele globale și valorile de viață ale unei persoane. Al doilea nivel este obiectivele pe termen lung pentru 10-20 de ani. Al treilea este planul strategic, deciziile privind modalitățile de atingere a obiectivelor globale. Urmează planul pentru anul care urmează, apoi planul pe termen scurt. Mai sus este planul zilei. O astfel de piramidă trebuie revizuită și actualizată periodic.

Există și alte tehnici de gestionare a timpului, dar toate se bazează pe capacitatea de a separa importantul de ceea ce nu este important, abilitățile de a stabili obiective corecte și realizabile și motivația de a economisi timp.

Managementul timpului de lucru: tehnici și reguli de bază

Distribuția rațională a timpului de lucru este cea mai importantă sarcină pentru persoanele care doresc să-și sporească eficiența. Metodele și managementul timpului au ca scop eliminarea deficitului de timp de lucru. Prin urmare, este extrem de important să vă planificați ziua de lucru pe baza următoarelor principii:

• este necesar să se asigure capacitatea de a înregistra timpul petrecut pe diverse operațiuni;
• atunci când elaborezi un plan, trebuie să aloci 60% din timp muncii planificate, 20% problemelor neprevăzute, 20% sarcinilor spontane;
• este necesar să se identifice „chiuvetele de timp” și să le elimine pe cât posibil;
• trebuie să clasați sarcinile de lucru în funcție de urgență și importanță;
• Planificarea timpului trebuie să fie sistematică, consecventă și rezonabilă.

Pentru a gestiona timpul într-o organizație, se folosește adesea metoda ABC, care vă permite să clasificați resursele companiei după gradul de importanță. Este construit pe trei principii:

• cele mai importante sarcini sunt îndeplinite de manager, el își petrece 15% din timp pe acestea;
• sarcini de importanță medie sunt delegate managerilor, li se alocă 20% din timpul de lucru;
• sarcinile mai puțin importante sunt delegate artiștilor interpreți, care petrec 65% din timp.

Managementul timpului în organizație

Gestionarea timpului într-o companie este o modalitate de a economisi până la 30% din timpul de lucru al unui specialist. Prin urmare, este necesar să acordați atenția cuvenită acestui lucru. Managementul timpului într-o organizație cade pe umerii managerilor care întocmesc planuri de lucru operaționale și pe termen mediu pentru executanți. Astăzi există multe programe de calculator care vă permit să planificați orele de lucru ale angajaților, precum și să monitorizați finalizarea sarcinilor și timpul petrecut. De exemplu, Toggl, Bitrix „Team” și „Project”. Există trei strategii principale pentru organizarea managementului timpului:

• Accelerare. Este necesar să se minimizeze timpul petrecut cu operațiuni tipice, mai ales repetitive.
• Acumulare. Este necesar să se identifice rezervele și prioritățile la fiecare etapă de producție și să se creeze o rezervă de timp pentru a îndeplini sarcinile neprevăzute.
• Comanda. Trebuie implementat sisteme eficiente planificarea și controlul cheltuielilor de timp.

Managementul timpului liber

Orice persoană simte întotdeauna o lipsă de timp liber și trebuie să fie planificat la fel de atent ca și timpul de lucru. Pentru a face acest lucru, trebuie să învățați să separați strict munca de odihnă, astfel încât să aveți timp să vă restabiliți performanța. În timpul vacanței, trebuie să te limitezi de la apeluri și mesaje despre muncă pentru a te relaxa pe deplin. Trebuie să înveți cum să organizezi treburile casnice cu economii maxime de timp. Trebuie să-ți dezvolți abilitatea de a identifica cele mai importante sarcini, astfel încât să ai timp suficient nu doar pentru relaxare, ci și pentru auto-dezvoltare. De asemenea, ar trebui să înveți să renunți la micile sarcini de rutină de care nimeni nu are nevoie, lăsând timp maxim pentru atingerea obiectivelor prioritare.

Echilibrul de timp pentru un singur lucrător

deficiențe din sectorul serviciilor; deturnarea lucrătorilor în timpul programului de lucru pentru a participa la sport și alte evenimente; absenteism și timpi de nefuncţionare.
De remarcat faptul că numărul de ore de lucru pierdute din cauza absenteismului ocupă în prezent un loc nesemnificativ în bilanţul timpului de muncă - cea mai mare parte a timpului de muncă pierdut este cauzat de perioadele de nefuncţionare din cauza neajunsurilor în organizarea producţiei şi a muncii: lipsa muncii. ; lipsa de materiale, materii prime, unelte; defecțiune a echipamentului; asteptarea vehiculelor de ridicare etc.
Pe lângă timpul de nefuncționare, pot exista și costuri neproductive ale timpului de lucru: cumpărături de materiale, materii prime și unelte; repararea căsătoriei; efectuarea de lucrări neprevăzute de sarcini și tehnologie.
Pentru a elimina aceste fenomene negative, conducerea întreprinderii și a tuturor unităților acesteia trebuie obligatoriu să identifice cantitățile absolute și relative ale timpului de lucru pierdut, tendințele de modificare a acestora, cauzele și structura pierderilor, să elaboreze un plan de acțiune care să cuprindă propuneri care vizează îmbunătățirea utilizării timpului de lucru.
Economiile în numărul de lucrători ca urmare a unei reduceri a timpului de lucru pierdut se calculează folosind formula:

unde Er este economisirea numărului de lucrători, %; B6, Vp - pierderea timpului de lucru în perioadele de bază și de planificare, %.
Dacă timpul de lucru anual al unui lucrător în perioada de bază (Fb) a fost, să zicem, 228 de zile, iar în perioada de planificare (Fp) - 232 de zile, atunci se poate determina creșterea producției anuale în perioada de planificare (Pp). prin formula: