Lista documentației personalului: ce trebuie pregătit pentru verificare. Raport de inspecție a activităților de personal eșantion de personal Ordinul de a efectua o inspecție a departamentului de personal

Auditarea documentelor de personal pe cont propriu
Documentele de personal sunt acea parte a activităților de management al personalului în care ar trebui să existe întotdeauna ordine.

Menținerea documentelor de personal în conformitate cu regulile stabilite asigură companiei protecție împotriva amenzilor din partea organelor de control și a litigiilor de muncă cu angajații. Un audit de personal include o evaluare de specialitate a corectitudinii fluxului de documente de personal, inclusiv analiza textului unui document specific pentru conformitatea cu cerințele legislației muncii și evaluarea riscurilor impunerii de sancțiuni în timpul inspecțiilor și în cazul unui conflict de muncă . Un audit de personal va stabili care documente nu există încă în departamentul de personal, dar ar trebui să apară, care ar trebui finalizate și care pot fi lăsate neschimbate.

Când este necesară verificarea?

De obicei, companiile verifică starea documentelor de personal în următoarele cazuri:

Subiectul 10.1. Scopuri, obiective, principii ale auditului de personal

Conceptul de audit de personal. Scopuri, obiective, principii de realizare a unui audit de personal. Componentele și parametrii auditului de personal.

Auditul la începutul secolului are deja o istorie destul de lungă. Primii auditori independenți au apărut în secolul al XIX-lea. în societăţile pe acţiuni europene. Cuvântul „audit” în diferite traduceri înseamnă „el aude” sau „ascultă”.

Auditul de personal este un set de măsuri care include diagnosticarea corectitudinii juridice și administrative a documentelor de personal ale companiei, recomandări și implementarea lucrărilor pentru eliminarea erorilor făcute de companie în documentele de personal.

Auditul HR constă din trei etape principale:

Evaluarea conformității resurselor umane ale organizației cu obiectivele și strategia de dezvoltare;

Diagnosticarea cauzelor problemelor cauzate de personal;

Subiectul unui audit de personal îl constituie toate componentele procesului de management al personalului.

Un audit de personal vă permite să analizați starea actuală a personalului companiei și să formulați cu competență o strategie și tactici de dezvoltare a personalului.

Este dificil să te aștepți la rezultate eficiente de la un angajat dacă nu este interesat de muncă sau nu vede rezultatele muncii sale. Se știe că chiar și un angajat eficient nu va renunța niciodată la propriile interese de dragul intereselor companiei sale iubite. O persoană poate duce la prăbușirea unui mecanism de funcționare bine stabilit al unei structuri de afaceri. Persoane specifice iau decizii care determină strategia pentru dezvoltarea ulterioară a afacerii, comit fraude economice și infracțiuni - compania acționează doar ca mijloc tehnic. Securitatea afacerii depinde adesea de cunoașterea caracterului, înclinațiilor și obiceiurilor anumitor persoane cu care lucrați.

Într-un cuvânt, arată oportunitatea politicii de personal a întreprinderii în ansamblu. Realizarea unei politici eficiente de personal necesită flexibilitate în stabilirea priorităților pe domenii de activitate și luarea în considerare a situației actuale.

Auditul de personal (eficiența utilizării resurselor umane) are ca scop determinarea calității sistemului de personal al companiei, a importanței comparative a implementării procedurilor de personal pentru dezvoltarea companiei, precum și a secvenței de dezvoltare a managementului resurselor umane. sistem.

Se bazează pe studiul principalelor funcții ale managementului resurselor umane cu scopul de a oferi o opinie profesională independentă asupra gradului de dezvoltare a sistemului de management al resurselor umane și relevanța acestuia pentru nevoile organizației.

În etapa auditului de personal, care include analiza sistemului de management al resurselor umane, sunt utilizate metode de analiză a documentelor, interviuri structurate cu experți, identificarea și analiza procedurilor principale și auxiliare ale sistemului de management al personalului (HRMS). Pe baza diagnosticării stării sistemului de management sunt identificate principalele deficiențe și potențialul de dezvoltare a managementului resurselor umane în companie, iar recomandările preliminare pentru optimizarea acestuia sunt elaborate în conformitate cu obiectivele strategice și tactice ale organizației.

La efectuarea unui audit de personal, sunt rezolvate următoarele sarcini:

În primul rând, se efectuează o evaluare a sistemului de management al personalului, inclusiv o analiză a structurii organizatorice și funcționale a sistemului de management, scheme de implementare a procedurilor de bază în cadrul managementului resurselor umane, menținerea documentației de personal în conformitate cu standardele existente etc. .;

În al doilea rând, se evaluează potențialul de personal al organizației - managerial (pregătirea conducerii întreprinderii de a-și implementa obiectivele strategice și tactice), calificarea (corespondența nivelului de cunoștințe și abilități cu sarcinile profesionale îndeplinite), inovativ (pregătirea pentru schimbare), personal , creativ;

În al treilea rând, sunt diagnosticate structura interacțiunilor formale și informale dintre angajați, canalele de schimb de informații, climatul socio-psihologic în departamente, sursele de probleme și situații conflictuale, liderii și grupurile alternative.

Componentele unui audit de personal sunt următoarele procese de personal.

1) Auditul procesului

Este important ca un manager de personal care efectuează un audit de personal să înțeleagă ce domenii de activitate se desfășoară în organizație și cu ce eficiență.

Următoarea etapă în efectuarea unui audit de personal este asociată cu necesitatea formării unei prognoze a potențialului personalului, evaluând conformitatea viitoare a proceselor de personal cu strategia și obiectivele de dezvoltare ale organizației.

În acest scop, se dezvoltă un sistem de indicatori și se construiește un mecanism de monitorizare a proceselor de personal.

Printre procesele care influențează semnificativ formarea potențialului de resurse umane se numără următoarele:

Proces de dezvoltare profesională;

Procese de comunicare internă;

Procese de management.

Procesul de dezvoltare profesională, în funcție de tehnologia adoptată în organizație, se poate desfășura după scheme fundamental diferite:

o organizație poate fi interesată de specializarea angajaților săi, solicitându-le acestora să-și aprofundeze cunoștințele și abilitățile în domenii specifice de activitate;

O organizație poate fi interesată în dezvoltarea profesionalismului personalului, creșterea capacității acestora de a lucra în diferite domenii, capacitatea de a-și schimba domeniul de activitate, munca la intersecția mai multor direcții noi, adică în dezvoltarea universalismului angajaților;

Polul negativ al dezvoltării profesionale pot fi procesele de deprofesionalizare, pierderea competențelor profesionale și etica profesională, care sunt tipice pentru unii angajați.

Pentru a evalua tendințele predominante în domeniul proceselor de personal, se recomandă analizarea următorilor indicatori ai proceselor de profesionalizare:

Predominarea specializării sau universalizării;

Echilibrul dintre tehnologie și creativitate, de ex. utilizarea metodelor descrise și formalizate de rezolvare a problemelor sau nevoia de a dezvolta soluții noi, creative la probleme complexe care nu au soluții standard;

Metode de interacțiune între diferiți executanți în timpul procesului de muncă, care pot apărea fie pe bază de cooperare, fie pe bază de competiție.

Analiza procesului de comunicare intra-companie face posibilă evaluarea tiparelor, domeniilor și principiilor de comunicare caracteristice organizației care stau la baza formării culturii și filozofiei corporative a companiei. Pentru a caracteriza comunicarea într-o organizație, ar trebui să analizați:

Scheme de transfer de informații, tehnologii existente și scheme de feedback, predominanța schemelor de difuzare sau a schemelor de interacțiune în parteneriat;

Normele existente în domeniul comunicării intra-firmă, evaluează gradul de formalizare sau spontaneitate;

2) Recrutare

Descrierea metodelor de diseminare a informațiilor despre nevoile de personal și metodele de recrutare utilizate. Evaluarea performantei de recrutare (financiara si calitativa). Evaluarea unei liste promițătoare de candidați la locuri de muncă, furnizarea de posturi vacante cu candidați

3) Selectarea personalului

Evaluarea eficacității programului elaborat de proceduri de evaluare. Analiza schimbărilor în potențialul de resurse umane al organizației

4) dezvoltarea unui sistem de stimulare

Analiza structurii salariale, ponderea ratelor de bază și a bonusurilor, disponibilitatea schemelor care personalizează plățile în conformitate cu eficiența. Evaluarea conformității principiilor elaborate, structurii salariale și beneficiilor cu condițiile de pe piața muncii, productivitatea și rentabilitatea organizației. Efectuarea de studii comparative, determinarea unui sistem eficient de recompensare

5) Adaptarea personalului

Descrierea procedurilor de adaptare utilizate, evaluarea eficacității acestora (număr de salariați concediați în decurs de șase luni, un an, conflicte în departamentele nou-veniți). Descrierea problemelor care apar în perioada de adaptare

6) Formarea personalului

Analiza scopurilor și formelor de antrenament utilizate. Estimarea numarului celor instruiti (pe tematica). Analiza procesului de colectare și diseminare a informațiilor despre programele de formare într-o organizație. Analiza sistemului de evaluare a eficacității pregătirii (evidențierea parametrilor de evaluare: în ceea ce privește costurile, numărul de personal, orientarea practică a programelor, rezultatele efective, schimbările în motivația pentru muncă și climatul socio-psihologic etc.)

7) Evaluarea activitatii de munca

Evaluarea certificării, frecvența implementării acesteia, rezultatele prezentate și deciziile luate pe baza rezultatelor certificării

8) Promovare, retrogradare, transfer, concediere

Evaluarea eficacității sistemului de monitorizare a personalului utilizat, adaptarea metodelor informatice de monitorizare a personalului. Evaluarea eficacității metodelor de planificare a carierei

9) Instruirea personalului de conducere

Analiza și proiectarea activităților de management într-o organizație. Evaluarea potențialului de management și determinarea necesității de pregătire a personalului de conducere

10) Monitorizarea situaţiei socio-psihologice şi organizarea comunicării în cadrul întreprinderii

Diagnosticarea proceselor de personal și a climatului socio-psihologic, evaluarea nivelului de tensiune socială din organizație. Diagnosticarea culturii organizaționale, tipul echipei de management, evaluarea nivelului de conformitate a acestora cu alte elemente ale organizației (obiective, structură, tehnologie, finanțe, sistem de management, personal). Determinarea necesității de pregătire și implementare a programelor de dezvoltare a comunicării intraorganizaționale - temele dominante pe care se desfășoară comunicarea, gradul de fixare pe subiectul de activitate, posibilitatea de a depăși activitățile imediate și orientarea spre satisfacerea interesele partenerilor.

Analiza proceselor de management ale organizației ne permite să evaluăm tendințele de dezvoltare a sistemului de management și poziția personalului în raport cu procedurile de luare a deciziilor de management.

Atunci când efectuează un audit organizațional și de personal, managerul HR trebuie să rezolve o întrebare importantă: are organizația resurse umane suficiente pentru funcționare și schimbare, este personalul capabil să lucreze suficient de eficient și în concordanță cu strategia aleasă? Pentru a face acest lucru, este necesar să se evalueze componența efectivă a personalului, precum și caracteristicile personalului însuși, prezența calităților și caracteristicilor importante din punct de vedere profesional.

Evaluările de personal ar trebui să includă:

Evaluarea nivelurilor de personal în general și pe niveluri de conducere, inclusiv evaluarea nivelului de personal al întregului proces tehnologic;

Evaluarea conformității nivelului de pregătire a personalului cu cerințele activității;

Analiza structurii personalului în conformitate cu cerințele tehnologice și clasificarea posturilor;

Analiza structurii personalului pe caracteristici socio-demografice;

Evaluarea fluctuației personalului.

Un audit al personalului și al potențialului personalului ne permite să identificăm:

Nivelul personalului și nevoile de personal;

Structura calitativă a personalului de conducere (rol și structuri psihologice);

Nevoi de formare;

Stiluri de management;

Climatul socio-psihologic;

Potențial de inovare;

Principalele surse de rezistență la schimbare;

Repartizarea personalului în cadrul organizației (în funcție de niveluri ierarhice și zone funcționale).

Deci, experiența întreprinderilor lider arată că utilizarea metodelor, tehnicilor, procedurilor dovedite și dovedite pentru auditul personalului ajută foarte semnificativ în procesul de management al personalului să implementeze eficient strategia și misiunea organizației.

Cunoașterea și capacitatea de a utiliza factorii pozitivi și negativi ai managementului personalului în muncă contribuie semnificativ la întărirea climatului socio-psihologic din întreprindere, asigură o creștere a productivității muncii și în cele din urmă la creșterea profitabilității producției.

Întrebări pentru autocontrol:

1. Definiți conceptul de audit de personal.

Ordin de efectuare a unui audit de personal (probă de umplere)

Care sunt principalele obiective ale unui audit de personal?

3. Descrieți sarcinile auditului de personal?

4. Care sunt principiile efectuării unui audit de personal?

5. Listați și definiți restul și parametrii auditului de personal?

Motivele pentru inițierea unui audit al activității departamentului de resurse umane pot fi diferite, de exemplu, o schimbare a ofițerului de personal sau a conducerii, pregătirea pentru o inspecție a Inspectoratului Fiscal de Stat. În acest caz, procedura în sine poate fi efectuată fie de către companii sau specialiști terți, fie pe cont propriu. Dacă se ia o decizie în favoarea celei de-a doua opțiuni, trebuie să studiați aspecte importante: ce materiale să colectați, ce să verificați și, în general, cum să efectuați un audit de personal. Mai mult, auditul trebuie efectuat cu o calitate înaltă, deoarece compania este responsabilă pentru greșelile ofițerului de personal sau funcționarului cu bani și, prin urmare, cu o parte din profit.

Întrebări principale

Efectuarea unui audit de personal este o evaluare a activităților întregului departament de personal sau a unei anumite zone. Înainte de a iniția procedura, trebuie să decideți ce fel de verificare este necesară: cuprinzătoare sau selectivă.

Dacă există plângeri cu privire la activitatea unei anumite secțiuni a departamentului de resurse umane, vă puteți limita la o verificare aleatorie, adică trebuie doar să verificați activitatea acestei secțiuni. Dacă motivul auditului este o schimbare a managementului sau o inspecție programată viitoare de către inspectoratul de stat de muncă, trebuie să verificați activitatea întregului departament de resurse umane.

De asemenea, trebuie să vă dați seama ce să verificați:

• corectitudinea evidenței;
• plasarea personalului.

Verificarea conformității plasării personalului cu nevoile companiei este o procedură destul de serioasă care necesită o atenție deosebită. Procedura de efectuare a unei astfel de verificări este postată într-o publicație separată aici vom analiza în detaliu modul de verificare a documentelor de personal pentru conformitatea lor cu legile.

Unde sa încep

Punctul de plecare al unui audit de personal este emiterea unui ordin( ). In ordinea
Este imperativ să se indice obiectivele auditului (selectiv sau cuprinzător), durata și componența comisiei. Comisia trebuie să includă:

• ofițer de personal (și șeful OK, dacă există o astfel de unitate de personal);
• avocat;
• contabil;
• reprezentantul administratiei.

După executarea comenzii, algoritmul de audit va consta din trei etape:

• selectarea documentelor metodologice și juridice;
• verificarea disponibilității documentelor și dosarelor solicitate;
• întocmirea raportului.

Selectăm materiale didactice

Pentru a începe un audit, trebuie să pregătiți un cadru de reglementare: legi și acte care reglementează gestionarea evidenței personalului (executarea corectă a documentelor pentru personal). Lista trebuie să includă cele mai recente versiuni:

• Codul Muncii;
• Hotărârea Ministerului Culturii nr. 558 (privind perioadele de păstrare);
• Decretul Guvernului nr. 225 (cu privire la carnetele de muncă);
• Rezoluția nr. 69 (instrucțiuni pentru întocmirea carnetelor de muncă).

Această lucrare poate fi încredințată avocatului companiei, iar versiunile actuale ale actelor juridice pot fi găsite pe site-ul ATP „Consultant+”.

Verificăm documentele de la birou

Pentru a consemna prezența și starea documentelor, este necesară întocmirea unei declarații, în
pe care va trebui apoi să introduceți metodic date. Pagina de titlu a declarației trebuie să conțină:

• titlu („Declarație de verificare a documentelor de personal”);
• baza (detalii comanda);
• componența comisiei;
• perioada de audit.

Corpul declarației în sine trebuie să fie formatat ca un tabel cu numele coloanelor:

• "număr de serie";
• „Document lipsă”;
• „Există un document, dar necesită modificări”;
• „Documentul respectă legea.”

Important

Informațiile despre documentele personale sunt introduse în declarație pentru fiecare angajat, de exemplu 1. Contractul de muncă al lui Ivanov I.I., 2. Contractul de muncă al lui Petrov P.P. etc.

Declarația trebuie să includă toate documentele care ar trebui să fie în fișierele OK:

Lista documentelor

• contracte de muncă, acorduri, contracte și acorduri suplimentare la acestea;
• cărți de muncă;
• personal;
• o carte sau jurnal pentru înregistrarea mișcării înregistrărilor de muncă;
• programul de vacanță;
• foaia de pontaj;
• carduri personale;
• ordine de angajare;
• ordine de transferuri, concedieri;
• comenzi pe disciplina, excursii de afaceri, vacante;
• comenzi pentru activități de bază (referitoare la OK);
• Lucruri personale;
• declarații ale angajaților (pot fi depuse cu comenzi);
• reguli de ordine interioară;
• prevederi: privind plata, secretele comerciale, protectia datelor cu caracter personal;
• instructiuni de protectia muncii;
• jurnalele de familiarizare cu LNA;
• contract colectiv (dacă există);
• fișele postului (dacă contractele nu prevăd direct responsabilități);
• o listă de posturi pentru angajații cu fracțiune de normă;
• programul de schimb;
• acorduri privind responsabilitatea financiară (echipă, persoană).

Pe lângă documente, fișierele OC trebuie să conțină jurnalele de înregistrare:

• forme de cărți de lucru și inserturi;
• contabilitatea inspecțiilor;
• contracte de munca;
• comenzi privind personalul și activitățile principale;
• declarații.

Fiecare document trebuie verificat pentru conformitatea cu legea, de exemplu:

• dacă în contracte sunt incluse condiții obligatorii, dacă salariul nu este mai mic decât salariul minim, dacă s-a primit o copie;
• dacă toate documentele și ordinele personale sunt semnate;
• carnetele de lucru sunt completate corect?
• Jurnalele de înregistrare sunt cusute și sigilate?
• Se respectă perioadele de păstrare a documentelor etc.?

Formularul completat trebuie semnat de toți membrii comisiei., iar pe baza rezultatelor finalizarii acestuia se intocmeste un proces-verbal.

Pregătim un raport

Etapa finală a auditului de personal este întocmirea unui raport.. Este compilat în formă liberă și poate conține elemente de structură:

• titlul și data documentului;
• informații despre starea documentelor de personal (este în regulă sau există deficiențe);
• date privind deficiențele detectate (pe scurt);
• recomandări care indică sancțiuni în cazul neluării măsurilor (vezi exemplu aici).

O copie a declarației este atașată raportului.

important

Dacă motivul auditului a fost o schimbare a ofițerului de personal, declarația poate fi folosită ca anexă la actul de acceptare și transfer de cazuri, ceea ce va simplifica semnificativ intrarea în funcție a unui nou angajat.

In cele din urma sfat : dacă se decide să se efectueze astfel de verificări în mod regulat, puteți elabora și aproba reglementări sau instrucțiuni, care stabilește regulile de bază ale modului de efectuare a unui audit de personal, frecvența auditului și algoritmul.

După cum arată practica de efectuare a auditurilor interne ale documentelor de personal în multe organizații, o astfel de procedură este necesară, deoarece starea de fapt a angajatorilor este rareori complet ideală. Articolul îi va ajuta pe angajații HR și avocații să justifice riscurile care pot apărea în cazul încălcării reglementărilor și interdicțiilor stabilite de legislația muncii a Federației Ruse.

În Federația Rusă nu există acte juridice de reglementare care să reglementeze procedura de efectuare a unui audit intern de personal (spre deosebire de auditul contabil). În acest sens, este necesar să înțelegem câteva întrebări:

Ce este un audit intern de resurse umane?

Acesta este un set de măsuri care include diagnosticarea corectitudinii juridice și clericale a întocmirii reglementărilor locale (LNA) și a documentelor de personal ale angajatorului, oferirea de recomandări și, dacă este necesar, efectuarea de lucrări pentru eliminarea erorilor din documentele de personal.

Care este scopul unui audit intern de resurse umane?

Scopul acesteia este de a îmbunătăți activitățile serviciului HR și de a minimiza eventualele riscuri pentru angajator. Monitorizarea riscurilor la care poate fi expus un angajator în procesul de inspecție de către agențiile guvernamentale și/sau soluționarea conflictelor de muncă cu angajații este unul dintre cele mai importante aspecte ale auditului intern de personal.

În ce cazuri se efectuează un audit intern de resurse umane?

1. Atunci când are loc o modificare a angajatului responsabil cu menținerea evidenței personalului (denumit în continuare biroul HR): concediere, transfer în altă funcție/departament.
2. La primirea unui ordin de la inspectoratul de muncă cu privire la o inspecție programată viitoare.
3. Dacă există amenințarea unui audit după concedierea unui angajat ofensat: neplata sau plata în timp util a salariilor, bonusurilor, concedierea la inițiativa angajatorului etc. În acest caz, se recomandă efectuarea unui audit de personal neprogramat. .

NOTĂ

Un audit intern de personal poate fi efectuat fără a aștepta instrucțiunile autorității de reglementare cu privire la auditul programat viitor. După vacanțele de Anul Nou, un plan consolidat de inspecție pentru anul este postat pe site-ul web al Procuraturii Generale al Federației Ruse sau al parchetului entității constitutive corespunzătoare a Federației Ruse și un plan de inspecții ale entităților constitutive. este postat pe site-ul Inspectoratului de Stat al Muncii. Aceste informații vă vor permite să aflați dacă o organizație/un antreprenor individual este supus inspecției și să vă pregătiți pentru aceasta în prealabil.

Ce tipuri de audit intern de resurse umane există?

1. Complet (pentru toate zonele centrului de control de monitorizare).
2. Selectiv.

În timpul unui audit aleatoriu, sunt verificate următoarele:

• zone separate pentru efectuarea operațiunilor de control;
• sau documente privind angajații individuali;
• sau toate aspectele muncii personalului folosind un eșantion reprezentativ de documente.

Care este intervalul de timp optim pentru efectuarea unui audit intern de resurse umane?

Răspunsul depinde de ce tip de audit dorește să efectueze angajatorul: complet sau selectiv.

Este recomandabil să se efectueze un audit intern de personal în ultimii trei ani, deoarece, după cum arată practica, inspectoratul fiscal, Fondul Federal de Asigurări Sociale din Rusia și Fondul de pensii din Rusia auditează angajatorul în ultimii trei ani de activitate. .

Timpul optim deplin auditul intern de resurse umane durează de la 7 la 14 zile lucrătoare; selectiv— de la 5 la 7 zile lucrătoare. Aceasta include și timpul necesar pentru a întocmi raportul de inspecție și a-l transmite angajatorului.

NOTĂ

Documentele de personal completate incorect pot duce ulterior la o amendă administrativă a angajatorului.

Ce ar trebui să facă un angajator după ce primește un raport de inspecție?

Dacă angajatul responsabil cu centrul de control identifică numeroase erori, este necesar să se afle de ce au fost făcute și dacă angajatul înțelege la ce consecințe poate duce acest lucru. Angajatorul trebuie să ia una dintre următoarele decizii:

• trimite un angajat HR la studii;
• dați șansa de a corecta greșelile și de a controla pe o anumită perioadă de timp dacă face altele noi;
• transfer la un alt loc de muncă;
• parte cu angajatul.

Cine ar trebui să efectueze un audit intern de resurse umane?

Pentru regulat efectuarea unui audit intern de personal, poate fi creată o unitate specială sau această activitate poate fi încredințată unui avocat de personal (doar dacă acesta se specializează privind legislația muncii și nu este angajată în principal în activități economice contractuale). Dacă un angajator decide să creeze un serviciu de control intern în scopul efectuării periodice a auditurilor interne de personal, este necesar să se elaboreze documente relevante: regulamente, ordine etc.

O dată Auditurile HR sunt efectuate fie de către un nou oficial care preia afacerile, fie cu implicarea unor specialiști externi.

Puteți încheia un acord pentru furnizarea de servicii cu un specialist sau cu o organizație specializată în efectuarea de audit de personal.

Un audit intern de personal ar trebui să fie efectuat de o persoană cu experiență în domeniul personalului și experiență în trecerea inspecțiilor efectuate de autoritățile de reglementare, de preferință cu studii juridice.

De unde să începeți efectuarea unui audit intern de resurse umane?

Este necesar să se verifice prezența (absența) documentelor personale de identificare la angajator și conformitatea acestora cu cerințele de reglementare. Orice angajator, indiferent de forma sa organizatorică și juridică și de forma de proprietate, trebuie să aibă LNA disponibil.

RISCURI DERIVATE DIN ABSA UNOR DINANȚI

Reglementări privind remunerarea

Acest document nu este un document obligatoriu pentru angajator. Pentru a calcula salariul, este suficient să aveți contracte de muncă cu angajații și comenzi relevante (la angajare, transfer la un alt loc de muncă etc.).

Cu toate acestea, art. 135 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește o cerință conform căreia sistemele de salarizare ale unui anumit angajator sunt stabilite fie prin contracte colective, acorduri, fie LNA.

In consecinta, sistemul de remunerare (chiar la fel de simplu ca un sistem pur salarial) trebuie sa apara in contractul colectiv sau in LNA: PVTR (in sectiunea „Plata salariatilor”) sau un Regulament independent (atunci cand sistemul de remunerare este mai complex) .

În prezența sistemul de bonusuri salariale Regulamentul privind remunerarea și sporurile pentru angajați este un document care reglementează:

• principiile de formare a sistemului de remunerare;
• procedura de calcul a remunerației bănești pentru muncă;
• criteriile și procedura de evaluare a muncii.

Vorbind despre remunerarea lucrătorilor, ar trebui să acordați atenție borderouri de plată.

Forma acestui document trebuie să fie aprobată fără greșeală de către fiecare angajator.

Extras din Codul Muncii al Federației Ruse

Articolul 136. Procedura, locul și condițiile de plată a salariilor

La plata salariului, angajatorul este obligat să notifice fiecare salariat în scris:

1) asupra componentelor salariului care i se cuvine pentru perioada în cauză;

2) cu privire la cuantumul altor sume acumulate salariatului, inclusiv compensarea bănească pentru încălcarea de către angajator a termenului stabilit pentru plata salariilor, plăți de concediu, plăți de concediere și (sau) alte plăți datorate salariatului;

3) despre suma și temeiurile deducerilor efectuate;

4) despre suma totală de bani care trebuie plătită.

Forma borderoului de salariu se aprobă de către angajator, ținând cont de avizul organului de reprezentare a salariaților în modul stabilit de art. 372 din prezentul Cod pentru adoptarea reglementărilor locale.

Procedura de eliberare a talonelor de salariu angajatilor nu este stabilita prin lege. Codul Muncii al Federației Ruse nu spune în mod direct dacă angajatul trebuie să semneze pentru primirea lor. Cu toate acestea, fără dovezi scrise ale eliberării bonurilor de salariu către angajați, angajatorului va fi dificil să dovedească îndeplinirea obligației.

În lipsa sau neemiterea unui talon de salariu către salariat (precum și în absența unui ordin de aprobare a formei borderoului de salariu), angajatorul poate fi tras la răspundere administrativă în temeiul art. 5.27 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

PENTRU INFORMAȚIA DUMNEAVOASTRĂ

Sarcina persoanei responsabile cu menținerea evidenței personalului este de a putea nu numai să întocmească în mod competent documente privind personalul, ci și să dezvolte LNA în conformitate cu legislația muncii.

Masa de personal

În cazul măsurilor de reducere a numărului și/sau personalului angajaților, precum și în cazul disputelor individuale între un angajat și un angajator în cazul concedierii salariaților în temeiul clauzei 2 a părții 1 a art. 81 din Codul Muncii al Federației Ruse, unul dintre documentele principale este tabelul de personal - vechi (înainte de evenimente) și nou (modificat).

Tabelul de personal este utilizat pentru a oficializa structura, personalul și nivelurile de personal ale angajatorului, trebuie să conțină în mod necesar o listă a posturilor de angajați (articolele 15, 57 din Codul Muncii al Federației Ruse). Poate conține o listă de divizii structurale, profesii ale lucrătorilor, informații despre numărul de unități de personal și salarii, tarife și indemnizații. Modificările la tabloul de personal se fac din ordin al conducătorului organizației sau al persoanei împuternicite a acestuia.

Practica de arbitraj

Salariatul a intentat un proces împotriva angajatorului pentru declararea ilegală a procedurii de concediere, încasarea salariilor pe perioada absenței forțate și despăgubiri pentru prejudiciul moral. În susținerea pretenției, ea a subliniat presupusa reducere a personalului. Instanța a examinat dispozițiile angajatorului de modificare a tabloului de personal și a ajuns la concluzia că procedura de reducere și, în consecință, ordinul de modificare a tabloului de personal sunt nelegale. O analiză comparativă a nivelurilor de personal și a responsabilităților postului angajaților din diviziile desființate și create a arătat că componenta funcțională a diviziei specificate nu s-a schimbat, ci doar denumirea acesteia s-a schimbat. Funcțiile de muncă ale reclamantei au rămas aceleași. Ținând cont de cele de mai sus, instanța a fost de acord cu argumentele salariatului că procedura de concediere este de natură formală și a declarat nelegală procedura de reducere a personalului, în ceea ce o privește pe reclamantă. Angajatului i s-au acordat salarii neplătite și despăgubiri pentru prejudiciul moral.

Decizia Judecătoriei Leninsky din Smolensk din 23 mai 2012 în dosarul nr. 2-984/12

Reglementări privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților

Fiecare angajator trebuie să aibă documente care reglementează prelucrarea datelor cu caracter personal, chiar dacă personalul său este format din trei angajați.

Pe parcursul anului 2011, Roskomnadzor a efectuat 1.743 de inspecții, dintre care 954 au fost programate și 789 au fost neprogramate. În domeniul datelor cu caracter personal, cele mai frecvente încălcări ale legii au fost:

• neîndeplinirea de către operator a măsurilor pentru asigurarea siguranței datelor cu caracter personal și prevenirea accesului neautorizat la acestea;
• prelucrarea datelor cu caracter personal în cazuri neprevăzute de lege, fără acordul subiecților;
• discrepanța dintre informațiile specificate în notificare despre prelucrarea datelor cu caracter personal și activitățile efective.

Reglementări interne ale muncii

LNA obligatoriu. Partea 3 a art. 189 din Codul Muncii al Federației Ruse, conform căruia programul de muncă este determinat de reglementările interne ale muncii. Prin urmare, absența PVTR va fi considerat ca încălcarea legislației muncii iar angajatorul poate fi tras la răspundere administrativă conform art. 5.27 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

Alte documente

Program de vacanță. Potrivit CC. 1 și 2 linguri. 123 din Codul Muncii al Federației Ruse, prioritatea acordării concediilor plătite este determinată anual în conformitate cu programul de vacanță aprobat de angajator; programul de vacanță necesar atât pentru angajator cât şi pentru angajat.

Programul schimburilor. Dacă angajatorul a introdus un program de lucru în ture, atunci programul în ture fara esec trebuie să fie disponibil (articolul 103 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Foaia de pontaj. Obligația angajatorului de a ține evidența timpului efectiv lucrat de fiecare angajat este specificată în Partea 4 a art. 91 Codul Muncii al Federației Ruse. Timpul efectiv lucrat de angajați este înregistrat în fișa de pontaj.

Reguli privind trimiterea angajaților în călătorii de afaceri (sau secțiunea corespunzătoare din PVTR). S-ar părea că toate aspectele sunt reglementate de Regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749 (modificat la 29 iulie 2015) și un un număr de alte acte normative care reglementează problemele legate de călătoriile de afaceri.

Totuși, potrivit părții 4 a art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, toți angajatorii nestatali sunt obligați să aibă un contract colectiv sau LNA care reglementează procedura și valoarea rambursării cheltuielilor asociate călătoriilor de afaceri.

Compensațiile pentru cheltuielile efectuate de angajați în timpul unei călătorii de afaceri pot fi acceptate ca cheltuieli ale organizației, conform Codului Fiscal al Federației Ruse, numai dacă acest lucru este specificat în contractul colectiv sau LNA. Dacă informațiile privind cheltuielile organizației (de exemplu, plata tarifelor de taxi de la domiciliu la aeroport, de la aeroport la destinație) nu sunt reflectate în LNA care reglementează problemele de călătorie de afaceri sau în contractul colectiv, aceste sume sunt rambursate din net. organizatii de profit

Angajatorul trebuie să aibă documente de identificare personale relevante aprobate dacă munca este de natură de călătorie sau este efectuată pe bază de rotație. De exemplu: Reglementări privind caracterul de călătorie a munciiȘi Reglementări privind metoda rotației. Informațiile despre natura muncii sunt reflectate și în contractul de muncă cu angajatul.

NOTĂ

În cazul în care angajatorul utilizează formulare locale de documentație contabilă primară, formularele de documente elaborate trebuie să fie aprobate prin ordin al angajatorului și să cuprindă detaliile reflectate la art. 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate” (modificată la 4 noiembrie 2014).

Un punct important în verificarea personalului va fi auditul jurnalelor de înregistrare. Registrele de înregistrare a comenzilor pentru personal sunt verificate împreună cu comenzile pentru a se asigura că informațiile sunt introduse corect și că nu există lacune în înregistrare. La verificare, vă recomandăm să acordați atenție calității documentelor, corectitudinii întocmirii acestora din punct de vedere al gestionării evidenței personalului, alfabetizării juridice și respectării cerințelor arhivistice. În concluzie, vă recomandăm să afișați rezultatele reconcilierii într-un tabel (exemplul 3). Tabelul va arăta clar care documente și reglementări locale necesită îmbunătățiri și care trebuie create. În concluzie, se întocmește un raport privind starea actuală a evidenței personalului, se analizează dacă obiectivele auditului au fost atinse, se înregistrează deficiențele identificate, se prescriu măsurile care ar trebui luate și se trag concluzii (exemplu 4).

Raport asupra unui audit aleatoriu al managementului evidenței personalului - audit

Lista tuturor documentelor care aparțin acestei grupe este redată în Tabelul 1. Tabelul 1 Acte de personal obligatorii pentru toți angajatorii Document Link către actul normativ Reglementări interne ale muncii Art. 189, 190 din Codul Muncii al Federației Ruse, Regulamentul privind protecția datelor cu caracter personal, paragraful 8 al art. 86 Codul Muncii al Federației Ruse Instrucțiuni privind protecția muncii art. 212 din Codul Muncii al Federației Ruse Reglementări privind remunerarea Art. 135 Codul Muncii al Federației Ruse Program de vacanță art. 123 Codul Muncii al Federației Ruse Tabloul de personal Art. 57 Codul Muncii al Federației Ruse Fișa orarului de lucru Art. 91, 99 din Codul Muncii al Federației Ruse Ordine privind activitățile de bază Instrucțiuni pentru completarea formularului T-3 Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din 25 decembrie 1998 nr. 132 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea comerțului operațiuni”, paragraful 45 din Rezoluția Guvernului Federației Ruse nr. 225 din 16.04.2003 „Despre cărțile de muncă”, etc. Cartea de contabilitate a mișcării carnetelor de muncă și inserții în acestea p.
40, 41 Decrete ale Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003

Verificăm documentația departamentului de personal

În cadrul auditului au fost luate în considerare următoarele:

• suport normativ și metodologic pentru diviziile structurale ale organizației pe probleme de muncă de birou;
• corectitudinea și promptitudinea angajaților care îndeplinesc funcții de muncă de birou în diviziile structurale.

Comisia a constatat următoarele:

• munca de birou în diviziile structurale se desfășoară în conformitate cu Instrucțiunile pentru munca de birou ale CJSC „Profil” și alte reglementări locale care reglementează procesele de birou din organizație;
• diviziunile structurale sunt furnizate cu copii ale tuturor reglementărilor locale care reglementează procesele biroului din organizație;
• Episheva R.T. și Ryazanov I.M.

Intocmirea actelor de personal pentru inspectia muncii

Toate registrele de personal trebuie să fie numerotate, cusute și sigilate cu sigiliul și semnătura șefului societății, precum și carnetul de înregistrare a mișcării carnetelor de muncă și inserțiile în acestea și carnetul de chitanțe și cheltuieli pentru contabilizarea formularelor de carnete de muncă și inserțiile din ele sunt sigilate sau sigilate cu un sigiliu de ceară. Înregistrarea rezultatelor auditului de personal Pe baza rezultatelor auditului de personal, persoanele care au efectuat auditul întocmesc un raport asupra rezultatelor auditului. Raportul de audit HR afișează erorile identificate și măsurile necesare pentru eliminarea acestor erori, trage concluzii despre starea înregistrărilor HR și riscurile cu care se confruntă compania.
Raportul poate fi împărțit în două blocuri. În primul bloc, descrieți rezultatele auditului documentelor de personal obligatorii pentru companie (reglementări locale, comenzi pentru activități de bază, grafice de personal, programe de vacanță etc.).

Intocmirea actelor in general si managementul evidenta personalului

Atenţie

Certificat de inspecție a activităților angajaților responsabili cu munca de birou din diviziile structurale ale organizației Societatea pe acțiuni închisă „Profilul” denumirea organizației ACT 07.10.2013 Nr. 2 Director general Moscova locul de întocmire denumirea funcției șeful organizației care inspectează activitățile angajaților responsabili cu munca de birou din diviziile structurale ale organizației Vasiliev M.V. Semnătura Vasiliev transcrierea semnăturii 10.07.2013 Motiv: program de verificare a activităților diviziilor structurale ale CJSC Profil în anul 2013, aprobat prin ordinul nr.3 din 14.01.2013 Comisia formată din: Președinte: director administrativ Shestaev L.B.

Raport asupra rezultatelor auditului managementului evidenței personalului

Forma cardului personal este aprobată de Comitetul de Stat al Federației Ruse pentru Statistică; — comenzi de personal (comenzi de angajare a unui salariat, de transfer la un alt loc de muncă, de acordare de concediu, de încetare (încetare) a unui contract de muncă, de trimitere în călătorie de afaceri, de promovare). Formularele acestor forme unificate de documentație contabilă primară sunt aprobate prin Rezoluția nr. 1. Conform clauzei 2 din Rezoluția luată în considerare, aceste formulare sunt extinse la organizațiile, indiferent de forma lor de proprietate, care își desfășoară activitatea pe teritoriul Federației Ruse. ; — dosarele personale ale angajaților.

Necesitatea menținerii acestora este stabilită prin reglementări departamentale. De exemplu, art.

Raport de verificare a dosarelor de personal

Leontyev Actul a fost revizuit de: Gavrilova P.R. Gavrilova 10.08.2013 Episheva R.T. Episheva 10.08.2013 Kostina A.A. Kostina 10.08.2013 Ryazanov I.M. Ryazanov 10.08.2013 În dosarul nr. 24-56 Petrova 10.08.2013 Acte în gestionarea evidențelor de personal În gestionarea evidențelor de personal, actele sunt cel mai adesea întocmite în scopul consemnării unei abateri disciplinare a unui angajat, refuzul acestuia de a efectua instructiuni de la un manager sau alt fapt care, in cazul unei posibile dispute cu angajatul, va ajuta angajatorul sa dovedeasca legalitatea actiunilor sale.

De exemplu, la încetarea unui contract de muncă din cauza absenței unui angajat de la locul de muncă în prima zi, angajatorul este cel care va trebui să dovedească că într-o anumită zi noul său angajat a lipsit de la locul de muncă, iar raportul va fi folosit ca dovezi.

Act privind verificarea gestiunii evidențelor de personal

• regulament privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților (articolul 88 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• reglementări privind remunerarea și bonusurile (articolul 135 din Codul Muncii al Federației Ruse);

• prevedere privind secretele comerciale (Legea federală din 29 iulie 2004 nr. 98-FZ „Cu privire la secretele comerciale” (modificată la 24 iulie 2007));
• reglementări privind călătoriile de afaceri;
• reglementări privind certificarea angajaților.

Verificarea disponibilității cărților de muncă și a corectitudinii întreținerii acestora, prezența unei cărți pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă și a inserțiilor, disponibilitatea formularelor de cărți de muncă și inserții, precum și un ordin de desemnare a unui angajat responsabil pentru întreținere, depozitarea, înregistrarea și eliberarea carnetelor de muncă trebuie incluse în mod obligatoriu în zona de verificare a documentației personalului.

Legea nu stabilește formele recomandate ale acestor reviste, astfel încât la fiecare întreprindere acestea sunt elaborate în formă liberă. Este obligatoriu ca toate paginile jurnalului să fie numerotate, cusute, sigilate cu sigiliul organizației și semnate de șeful organizației sau de persoana responsabilă cu menținerea documentelor de personal. Când s-a stabilit lista documentelor necesare pentru evidențele de personal cu drepturi depline, se efectuează reconcilierea documentelor, care este procesul de comparare a documentelor disponibile în instituție și a celor solicitate.

Acesta poate fi prezentat sub forma unui tabel. Lista documentelor solicitate Documentul disponibil Documentul nu este disponibil Notă Tabelul personalului + Programul concediilor de odihnă + Reglementările privind remunerarea și sporurile + În legătură cu modificările aduse legislației muncii, elaborează un proiect de nouă ediție a Regulamentelor și aprobă-le în conformitate cu art.

Eșantion de raport de verificare a înregistrărilor HR

• Jurnal pentru înregistrarea comenzilor (pe personal, vacanțe, călătorii de afaceri);
• Înregistrări de lucru; Cartea de contabilitate pentru deplasarea carnetelor de muncă și inserții pentru acestea Ordin privind numirea unei persoane responsabile cu menținerea și păstrarea carnetelor de muncă;
• Descrierea postului;
• Ordine privind acordarea concediului (anual, suplimentar, educațional, fără plată, concediu pentru îngrijirea copilului);
• Programe de vacanță;
• Cereri de angajați (pentru concedii, în caz de abatere de la programul de concediu (anual, suplimentar, educațional, concediu fără plată, îngrijire a copiilor, alte cereri, cereri de concediere);
• Cartele personale ale salariaților conform Formularului unificat T-2;
• Comenzi privind trimiterea angajaților în călătorii de afaceri.

Important

Acest lucru se aplică de obicei actelor întocmite cu privire la abateri disciplinare ale angajaților. De exemplu, dacă este necesar să se documenteze faptul că unul dintre angajații departamentului a întârziat, comisia poate consta din, incl. de la colegii săi, al căror loc de muncă se află în același birou (pentru mai multe detalii, vezi secțiunea „Acte în evidența personalului”). Există tipuri de acte care nu necesită prezența unei comisii (de exemplu, acte de transfer de dosare, care sunt întocmite de către angajatul care transferă dosarele și angajatul care le acceptă) (Exemplul 2).

Act de verificare a gestionării evidențelor de personal ale instituției bugetare de stat federale

Organizația nu deține: - un carnet de evidență a comenzilor pentru personal cu o perioadă de păstrare de 5 ani și 75 de ani; - o carte despre familiarizarea angajatului cu regulamentul intern; - o carte despre familiarizarea angajatului cu instrucțiunile privind protecția muncii și măsurile de siguranță; - o carte despre familiarizarea angajatului cu reglementările privind salarizarea; - o carte despre familiarizarea angajatului cu prevederile privind datele personale; - cartea de contabilitate a contractelor de munca si a contractelor aditionale la acestea; 2. La intrarea în muncă, salariații nu se familiarizează cu regulamentul intern al muncii, fișa postului, instrucțiunile privind protecția și securitatea muncii la locul de muncă, reglementările privind salarizarea și reglementările privind datele personale ale salariaților. 3.

Auditarea documentelor de personal pe cont propriu
Documentele de personal sunt acea parte a activităților de management al personalului în care ar trebui să existe întotdeauna ordine.

Menținerea documentelor de personal în conformitate cu regulile stabilite asigură companiei protecție împotriva amenzilor din partea organelor de control și a litigiilor de muncă cu angajații. Un audit de personal include o evaluare de specialitate a corectitudinii fluxului de documente de personal, inclusiv analiza textului unui document specific pentru conformitatea cu cerințele legislației muncii și evaluarea riscurilor impunerii de sancțiuni în timpul inspecțiilor și în cazul unui conflict de muncă . Un audit de personal va stabili care documente nu există încă în departamentul de personal, dar ar trebui să apară, care ar trebui finalizate și care pot fi lăsate neschimbate.

Când este necesară verificarea?

De obicei, companiile verifică starea documentelor de personal în următoarele cazuri: